Rechnungsvorlagen: Rechnungserstellung mit Excel
Korrekt gestellte Rechnungen sind das Grundgerüst für jeden erfolgreichen Freiberufler. Einige erstellen sie in Microsoft Excel, andere nutzen eine spezielle Software. Welche Vor- und Nachteile Freiberufler haben, wenn sie ihre Rechnung anhand von Vorlagen in Excel erstellen, erklären wir im Anschluss.
Fast auf jedem Freelancer-Rechner ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie z. B. Excel installiert. Alternativ können auch kostenlose Programme wie Google Spreadsheets genutzt werden. Freiberufler erfassen oftmals Projektdaten oder ihre Ausgaben in diesen und nutzen die Daten aus dem Spreadsheet anschließend für die Rechnungserstellung.
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Rechnungsvorlagen vs. Rechnungssoftware
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Rechnungsvorlagen sind eine zeitsparende Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben. Freiberufler müssen jeden Monat einige Stunden ihrer Zeit opfern, um für jeden Kunden eine Rechnung fehlerfrei und zügig zu erstellen. Rechnungsvorlagen reduzieren den Zeitaufwand, indem sie alle gesetzlichen Pflichtangaben bereits beinhalten; Freelancer müssen lediglich die relevanten Lücken füllen.
Diesen Vorteil bietet auch eine Rechnungssoftware bzw. Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Darüber hinaus werden Pflichtangaben wie die fortlaufende Rechnungsnummer automatisch generiert und häufig können im Falle eines Zahlungsverzugs auch Mahnungen direkt mit der Software erstellt werden.
Anders als eine spezielle Software bieten unsere Vorlagen jedoch einen speziellen Vorteil: Freelancer können sie völlig kostenfrei nutzen, etwa mit Word oder wie hier gleich mit Excel.
Lese-Tipp: Selbstständige benötigen je nach Fall eine andere Rechnungsart. Welche es davon gibt, haben wir in folgendem Ratgeber zusammengefasst:
Checkliste: Diese Daten gehören auf jede Rechnung
- Name & Anschrift (Freiberufler)
- Name & Anschrift (Rechnungsempfänger)
- Ausstellungsdatum
- Zeitraum Leistung/Auftrag
- Beschreibung Leistung/Auftrag
- Steuer-ID bzw. Umsatzsteuer-ID
- einmalige fortlaufende Rechnungsnummer
- Entgelt der erbrachten Arbeit
- Steuersatz/Hinweis zur Steuerschuld
- Steuerbetrag
- Kontodaten des Rechnungserstellers
Achtung: Kleinunternehmer müssen auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Dazu reicht ein kleiner Hinweis auf der Rechnung, wie beispielsweise: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“
Ein weiterer Vorteil einer Vorlage ist die Tatsache, dass alle Rechnungen dasselbe Layout erhalten und Teil des eigenen Brandings werden. Freiberufler sollten dazu an einer passenden Stelle ihr Firmenlogo integrieren, damit deren Kunden sofort wissen, dass es sich um eine Rechnung von genau diesem Freelancer handelt.
tipp
Vor- und Nachteile von Rechnungsvorlagen für Freiberufler
Viele Freelancer erstellen ihre ersten Rechnungen mithilfe einer Excel-Vorlage. Excel ist meist schon auf dem Rechner installiert, sodass es für sehr einfach ist, eine Rechnung mit der beliebten Software von Microsoft zu erstellen. Bevor Freiberufler Rechnungen mit Excel erstellen, sollten sie jedoch die Vor- und Nachteile dieser Methode kennen:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Keine Pflichtangaben vergessen | Daten wie Rechnungsnummern müssen selbst ergänzt werden |
| Zeitersparnis | Fehlende automatische Updates bei gesetzlichen Änderungen |
| Vorlagen können beliebig erweitert werden | Freelancer müssen sich selbst um Backups kümmern |
| Eigenes Branding |
Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware
Wenn sich für eine Rechnungssoftware entschieden wird, die als Service im Internet läuft, muss darauf geachtet werden, dass das Angebot datenkonform ist. Auf der sicheren Seite sind Freelancer bei Anbietern, deren Server sich in Deutschland befinden.
Weitere Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware sind Folgende:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Professionelle Templates | In der Regel kostenpflichtig |
| Rechtskonform durch automatische Updates | Abhängig von der Software / Online-Anbieter |
| Überblick über Rechnungsverlauf und Zahlungen | Datenschutz muss gewährleistet werden |
| Automatischer Versand von Zahlungserinnerungen | |
| Entspricht den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) |
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Fazit: Einfaches Erstellen von Rechnungen
Freiberufler können eine Rechnung durchaus in Excel schreiben. Vorlagen lassen sich im Handumdrehen optimieren und den eigenen Bedürfnissen anpassen. Die größten Herausforderungen bei der Rechnungserstellung mit Excel sind die fortlaufenden Rechnungsnummern sowie die Beachtung möglicher Gesetzesänderungen. Wer sich diesen Gefahren nicht aussetzen möchte, ist mit einer Rechnungssoftware besser beraten.
Hinweise zu unserer Excel-Rechnungsvorlage
In unserer Rechnungsvorlage für Excel sind alle nötigen Pflichtangaben bereits enthalten und müssen lediglich durch eigene Angaben ausgetauscht werden, zum Beispiel Steuer-ID, Name oder Rechnungsbetrag. Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag sowie Umsatzsteuerbetrag werden durch integrierte Formeln automatisch berechnet.
