Rechnungsvorlagen: Rechnungserstellung mit Excel

Korrekt gestellte Rechnungen sind das Grundgerüst für jeden erfolgreichen Freiberufler. Einige erstellen sie in Microsoft Excel, andere nutzen eine spezielle Software. Welche Vor- und Nachteile Freiberufler haben, wenn sie ihre Rechnung anhand von Vorlagen in Excel erstellen, erklären wir im Anschluss.

Fast auf jedem Freelancer-Rechner ist ein Tabellenkalkulationsprogramm wie z. B. Excel installiert. Alternativ können auch kostenlose Programme wie Google Spreadsheets genutzt werden. Freiberufler erfassen oftmals Projektdaten oder ihre Ausgaben in diesen und nutzen die Daten aus dem Spreadsheet anschließend für die Rechnungserstellung.

Rechnungsvorlagen vs. Rechnungssoftware

Rechnungsvorlagen sind eine zeitsparende Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben. Freiberufler müssen jeden Monat einige Stunden ihrer Zeit opfern, um für jeden Kunden eine Rechnung fehlerfrei und zügig zu erstellen. Rechnungsvorlagen reduzieren den Zeitaufwand, indem sie die wichtigsten Daten bereits beinhalten; Sie müssen lediglich die relevanten Lücken füllen.

Checkliste: Diese Daten gehören auf jede Rechnung

• Name & Anschrift (Freiberufler)
• Name & Anschrift (Rechnungsempfänger)
• Ausstellungsdatum
• Zeitraum Leistung/Auftrag
• Beschreibung Leistung/Auftrag
• Umsatzsteuer-ID-Nummern
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Entgelt der erbrachten Arbeit
• Steuersatz/Hinweis zur Steuerschuld
• Steuerbetrag
• Kontodaten des Rechnungserstellers

Achtung: Kleinunternehmer müssen auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Dazu reicht ein kleiner Hinweis auf der Rechnung wie beispielsweise: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“

Ein weiterer Vorteil einer Vorlage ist die Tatsache, dass alle Rechnungen dasselbe Layout erhalten und Teil des eigenen Brandings werden. Freiberufler sollten dazu an einer passenden Stelle ihr Firmenlogo integrieren, damit deren Kunden sofort wissen, dass es sich um eine Rechnung von genau diesem Freelancer handelt.

Wenn vorhandene Vorlagen erweitert werden sollen, können diese Änderungen in Excel als neue Vorlage gespeichert werden.

Vor- und Nachteile von Rechnungsvorlagen für Freiberufler

Viele Freelancer erstellen ihre ersten Rechnungen mithilfe einer Excel-Vorlage. Excel ist meist schon auf dem Rechner installiert, sodass es für sie sehr einfach ist, eine Rechnung mit der beliebten Software von Microsoft zu erstellen. Bevor Freiberufler Rechnungen mit Excel erstellen, sollten sie jedoch die Vor- und Nachteile dieser Methode kennen:

Vorteile	Nachteile
keine Pflichtangaben vergessen	kein Überblick über Rechnungsnummern
Zeitersparnis	fehlende Updates über gesetzliche Änderungen
zügige Rechnungserstellung	Freelancer muss Back-up selbst übernehmen

Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware

Wenn sich für eine Rechnungssoftware entschieden wird, die als Service im Internet läuft, muss darauf geachtet werden, dass das Angebot datenkonform ist. Auf der sicheren Seite sind Freelancer bei Anbietern, deren Server sich in Deutschland befinden.

Weitere Vor- und Nachteile einer Rechnungssoftware sind Folgende:

Vorteile	Nachteile
professionelle Templates	In der Regel kostenpflichtig
individuelle Gestaltungsmöglichkeiten	Abhängigkeit von Software/Online-Anbieter
immer rechtskonform durch Updates	Datenschutz muss gewährleistet werden
Überblick über Rechnungsverlauf und Zahlungen
Versand automatischer Zahlungserinnerungen

Wenn Sie sich für eine Rechnungssoftware entscheiden, die als Service im Internet läuft, müssen Sie darauf achten, dass das Angebot datenkonform ist. Auf der sicheren Seite sind Sie bei Anbietern, deren Server sich in Deutschland befinden.

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Fazit: Einfaches Erstellen von Rechnungen

Freiberufler können eine Rechnung durchaus in Excel schreiben. Vorlagen lassen sich im Handumdrehen optimieren und den eigenen Bedürfnissen anpassen. Die größten Herausforderungen bei der Rechnungserstellung mit Excel sind die fortlaufenden Rechnungsnummern sowie die Beachtung möglicher Gesetzesänderungen. Wer sich diesen Gefahren nicht aussetzen möchte, ist mit einer Rechnungssoftware besser beraten.

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