Angebot schreiben für Freiberufler: Beispiele, Tipps & Vorlagen

Das Schreiben eines Angebots gehört zum geschäftlichen Alltag eines Freelancers. Aber was genau ist eigentlich ein Angebot und wie erstellt man ein rechtssicheres Angebotsschreiben? In diesem Artikel verraten wir, was man bei der Erstellung von Angeboten beachten muss. Außerdem stellen wir eine kostenlose Angebot-Vorlage als Word- und PDF-Dokument zum Download zur Verfügung.

Das Wichtigste im Überblick

• Ein Angebot ist eine rechtlich verbindliche Willenserklärung. 
• Nimmt der Kunde an, entsteht ein Vertrag, bei Freelancern in der Regel als Dienst- oder Werkvertrag.
• Bei Änderungen muss die Zustimmung des Kunden eingeholt werden.
• Ein Angebot enthält 16 Bestandteile – die vollständige Liste steht weiter unten. Die wichtigsten Bestandteile sind u.a.:
  
  1. Absender + Empfänger
  2. Angebotsnummer & Datum
  3. Betreff („Angebot“)
  4. Einleitung/Anrede
  5. Mengenangaben
  6. Leistungsbeschreibung
  7. Stundensatz / Preise (Netto)
  8. Umsatzsteuer (außer bei Kleinunternehmerregelung §19 UStG)
  9. Gesamtbetrag
  10. Freizeichnungsklausel (optional)
  11. Zahlungskonditionen
  12. Gültigkeitsdatum
  13. Schlusssatz, Steuer-ID, Kontaktinfos

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Die rechtlichen Grundlagen eines Angebots

Die gesetzlichen Grundlagen des Angebots sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt:

• § 145 BGB: Behandelt die Verbindlichkeit. Die Gebundenheit kann durch eine Ausschlusserklärung aufgehoben werden, etwa durch eine Freizeichnungsklausel.
• § 146 BGB: In § 146 BGB ist die Gültigkeit eines Angebots geregelt. Das bedeutet, dass es seine Gültigkeit verliert, sobald der Empfänger ablehnt oder es nicht innerhalb der angemessenen Frist (unter regelmäßigen Umständen) angenommen wird.
• § 147 BGB: Gibt man ein Angebot persönlich (z. B. vor Ort oder bei einem Telefonat oder virtuellen Meeting) ab, muss es entweder sofort angenommen oder abgelehnt werden.
• § 148 BGB: Wenn der Angebotsersteller (z. B. Freelancer) eine bestimmte Frist für die Annahme festgelegt hat, muss die Annahme innerhalb dieser Frist erfolgen. Beispielsweise innerhalb von drei bis 14 Tagen.
• § 150 BGB: Sobald die Zusage des Empfängers nach der vereinbarten Frist eingeht, gilt das als neue Willenserklärung. Nun muss der Selbstständige zustimmen oder absagen, damit eine beiderseitige Willenserklärung entsteht.

Was ist ein Angebot?

Bei einem Angebot handelt es sich um eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist. Bei der Erstellung von Angeboten müssen Freelancer einige rechtliche Aspekte sowie wirtschaftliche Details berücksichtigen.

In so einer Situation unterbreitet der Angebotsempfänger eine neue Willenserklärung, die man als Freiberufler erneut annehmen oder ablehnen kann.

Wie schreibt man ein Angebot?

Ein korrektes Angebot, in dem die zu erbringenden Leistungen und Preise nachvollziehbar dargestellt werden, zeigt Professionalität und erzeugt Vertrauen beim Kunden. Das Angebot ist ähnlich wie eine Rechnung aufgebaut.

Unterschiede gibt es dennoch: Zum Beispiel ersetzt die Angebotsnummer die Rechnungsnummer, im Betreff steht „Angebot“ statt „Rechnung“. Außerdem enthält das Angebot noch ein Gültigkeitsdatum (§ 148 BGB) und bei Bedarf kommt eine sogenannte „Freizeichnungsklausel“ hinzu.

Bestandteile und Aufbau des Angebots: Was muss rein?

Mit einem professionellen Angebot steigern Auftragnehmer ihre Erfolgschancen nicht nur durch den Inhalt, sondern auch durch dessen Aufbau. Das Angebot sollte möglichst so gestaltet sein, dass der Kunde alle nötigen Informationen schnell und klar erfassen kann. Folgende Bestandteile sind für ein strukturiertes Angebot sinnvoll:

Gibt es Pflichtangaben im Angebot?

Nicht für Freiberufler. Es gibt keine gesetzlich vorgeschrieben Mindestangabe in einem Angebot von Freiberuflern. Die Bestandteile, die wir aufführen, sind kaufmännischer Standard, aber haben keine Rechtspflicht.

Verwechslungsgefahr besteht mit den Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Diese Vorschriften existieren, aber sie richten sich an Gesellschaften, die im Handelsregister eingetragen sind. Also z.B. OHG, KG, GmbH oder GmbH & Co. KG. Freiberufler sind keine Kaufleute im Sinne des § 1 HGB und werden davon nicht erfasst.

Gelegentlich liest man, diese Pflichten seien zum 01.01.2024 abgeschafft worden. Das stimmt so nicht. Das Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz hat den bisherigen § 125a HGB gestrichen und den Inhalt in § 125 HGB übernommen. Für die betroffenen Gesellschaften hat sich damit die Fundstelle geändert, nicht die Pflicht. Für Freiberufler ändert sich ohnehin nichts, weil sie weder vorher noch nachher betroffen waren.

Was kommt nach dem Angebot?

Die genauen Konditionen der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber regeln Selbstständige selbst, je nach zu erbringender Leistung, in einem Dienst- oder Werkvertrag. So werden Unklarheiten vermieden und das Risiko einer Scheinselbständigkeit wird zusätzlich minimiert.

Welchen Stundensatz setze ich ins Angebot?

Der Preis im Angebot – ein heikler Punkt, an dem viele Angebote scheitern. Er ist gleichzeitig der einzige, für den es keine Vorlage gibt. Wir stellen die durchschnittlichen Freelancer-Stundensätze vor, an denen man sich orientieren kann:

Fachgebiet	Durchschnittlicher Stundensatz
Beratung & Management	121 €
Finanz-, Rechnungs- und Rechtswesen	114 €
SAP & ERP	113 €
Data & Analytics	108 €
Personal, HR & Coaching	106 €
IT-Infrastruktur	100 €
Sonstiges	96 €
Marketing & Kommunikation	94 €
Ingenieurwesen	91 €
Software- & Webentwicklung	91 €
Forschung & Analyse	89 €
Design, Medien & Kreativdienste	89 €

Wichtig: Das sind Orientierungswerte. Der Preis, den Sie festlegen, sollte sich natürlich auch an ihre Erfahrung, ihre genaue Rolle und viele weitere individuelle Punkte orientieren. Dafür stellen wir den folgenden Lese-Tipp bereit.

Stundensatz nach Freelancer-Typ

Neben dem Fachgebiet spielt auch eine Rolle, in welcher Form man selbstständig ist:

Freelancer-Typ	Durchschnittlicher Stundensatz
Unternehmer mit Angestellten	120 €
Hauptberuflich	102 €
Nebenberuflich	97 €

Angebot schreiben als Kleinunternehmer

Im Prinzip ist ein Angebot für Freiberufler und Kleinunternehmer gleich aufgebaut. Der einzige Unterschied ist: Grundsätzlich greift bei allen Kleinunternehmer die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach §19 UstG.

Die Kleinunternehmerregelung greift, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt (§ 19 UStG)

Das bedeutet speziell für das Angebot:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen, weder als Prozentsatz noch als Betrag.
• Einen Hinweis aufnehmen, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Statt einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die vom Finanzamt vergebene Steuernummer angeben.

3 Tipps: Das sollten Freelancer noch zum Angebot wissen

#1 Freizeichnungsklausel

Grundsätzlich sind Angebote laut § 145 BGB rechtlich bindend. Mit speziellen Formulierungen haben Freelancer (oder auch Unternehmen) allerdings die Möglichkeit, die Gebundenheit auszuschließen. Wie man das macht und welche Beispielformulierungen Freelancer verwenden können, verraten wir jetzt:

Freibleibende-Klausel

Diese Klausel stellt klar, dass das Angebot unverbindlich ist und jederzeit geändert oder widerrufen werden kann.

Beispielformulierung: „Dieses Angebot ist freibleibend und unverbindlich. Ich behalte mir das Recht vor, Änderungen in Bezug auf Preise, Leistungen und Verfügbarkeiten jederzeit ohne vorherige Ankündigung vorzunehmen.“

Verfügbarkeitsvorbehalt

Die Verfügbarkeitsklausel ermöglicht es, die Ausführung des Auftrags von der eigenen Freelancing-Verfügbarkeit abhängig zu machen.

Beispielformulierung: „Die Annahme und Ausführung dieses Angebots erfolgt vorbehaltlich meiner zeitlichen Verfügbarkeit zum Zeitpunkt der Auftragsbestätigung.“

Preisänderungsvorbehalt

Mit der Klausel für den Preisänderungsvorbehalt kann man es sich vorbehalten, seine Preise anzupassen, falls sich bestimmte Bedingungen ändern. Zum Beispiel dann, wenn ein Eilauftrag vorliegt und man einen Eilzuschlag berechnen muss.

Beispielformulierung: „Die angegebenen Preise sind vorbehaltlich etwaiger Änderungen der Marktbedingungen und/oder zusätzlicher Anforderungen des Auftraggebers. Preisänderungen werden rechtzeitig kommuniziert.“

Änderungsvorbehalt

Diese Klausel gibt dem Freelancer die Möglichkeit, den Leistungsumfang nachträglich anzupassen.

Beispielformulierung: „Ich behalte mir das Recht vor, den Leistungsumfang nach Rücksprache mit dem Auftraggeber anzupassen, falls sich während der Projektlaufzeit unvorhergesehene Anforderungen oder Bedingungen ergeben.“

Leistungsvorbehalt

Mit dem Leistungsvorbehalt schließen Freiberufler die Haftung für bestimmte Leistungseinschränkungen oder -ausfälle aus.

Beispielformulierung: „Die Erbringung der Leistungen erfolgt nach bestem Wissen und Gewissen. Für etwaige Verzögerungen oder Einschränkungen aufgrund höherer Gewalt, technischer Störungen oder anderer unvorhersehbarer Ereignisse übernehme ich keine Haftung.“

#2: Gültigkeit von Angeboten

Die Gültigkeit von Angeboten unterscheidet man zwischen befristet und unbefristet. Ist ein Angebot befristet, muss man das seinem Kunden im Angebot mitteilen. Nach Ablauf der aufgesetzten Frist hat der Auftragnehmer keinen Anspruch mehr auf die festgelegten Konditionen und muss eine neue Willenserklärung oder „Offerte“ abgeben.

Aber auch vermeintlich unbefristete Angebote sind zeitlich befristet. Wie lange die zeitliche Begrenzung bei schriftlichen Angeboten beträgt, hängt von den Leistungen und Konditionen ab, ist aber gesetzlich nicht präzise geregelt § 147 Abs. 2 BGB spricht von dem Zeitpunkt, zu dem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf. In der Regel spricht man von ein paar Tagen, maximal einer Woche.

Um als Freelancer auf Nummer sicher zu gehen, sollten Angebote also mit einer individuellen Frist versehen werden. Anders verhält es sich bei mündlichen Angeboten, diese bedürfen generell einer sofortigen Annahme oder Ablehnung.

#3: Änderung von Angeboten

Generell gilt: Ändert man einen bereits angenommenen Antrag, entsteht eigentlich eine neue Willenserklärung (§ 150 BGB). Es gibt unterschiedliche Gründe dafür, warum eine Vertragsseite ein Angebot bereits nach dem „Go“ ändert. Etwa, weil man den zeitlichen Aufwand unterschätzt hat oder durch besondere Kundenwünsche noch Punkte im Angebot ergänzt werden sollen. Daher kommen nun einige Zusatz-Tipps, wie Freelancer Änderungen kommunizieren können:

1. Transparente Dokumentation: Freelancer sollten rechtzeitig und vor allem transparent kommunizieren, weshalb das Angebot geändert werden muss. Keine Sorge – in der Regel entscheiden sich Kunden nicht plötzlich gegen das Angebot. Von der Leistung sind sie bereits überzeugt. Übertreiben, etwa durch eine enorme Preiserhöhung, sollten es freie Experten dennoch nicht.
2. Schriftliche Änderungen: Änderungen sollte man immer schriftlich dokumentieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Freelancer sollten deshalb darauf achten, Änderungen klar und verständlich zu formulieren.
3. Einverständnis des Empfängers: Der Empfänger des ursprünglichen Angebots muss der Änderung zustimmen. Ohne Zustimmung ist die Änderung nicht verbindlich. Zudem muss eine neue Annahmefrist gesetzt werden, in der der Empfänger die geänderten Bedingungen annehmen kann.

Beispiel einer Angebotsänderung

Nehmen wir an, ein Webdesigner hat ursprünglich ein Angebot für das Design einer Unternehmenswebsite für 3.000 Euro innerhalb einer Frist von 4 Wochen angeboten. Die erste Teilzahlung (50 %) soll bei der Auftragserteilung erfolgen, der Rest nach Fertigstellung.

Obwohl das Angebot bereits angenommen wurde, wünscht sich der Kunde zusätzlich das SEO-Basispaket. Also ändert sich das Angebot wie folgt:

• Design Unternehmenswebsite Firma XYZ: 3.000 Euro
• SEO-Basispaket: 1.000 Euro
• Neuer Gesamtpreis: 4.000 Euro
• Lieferzeit: 6 Wochen

Um aufgrund der längeren Bearbeitungszeit keine Durststrecke zu überbrücken, vereinbart der Freelancer außerdem neue Zahlungskonditionen: 50 % bei Auftragsannahme, 20 % nach 4 Wochen Projektlaufzeit, 30 % des fälligen Endbetrags nach Fertigstellung.

So könnte das schriftlich aussehen:

Welche Arten von Angeboten gibt es?

In Deutschland gibt es die unterschiedlichsten Arten von Angeboten. Dabei werden zwischen rechtlichen und kaufmännischen Angeboten unterschieden:

Rechtliche Angebote

Verbindliches Angebot: Hierbei handelt es sich um das klassische Angebot, das eine rechtlich verbindliche Willenserklärung darstellt und vom Empfänger verbindlich angenommen oder abgelehnt wird, etwa durch eine mündliche oder schriftliche Bestätigung.

Unverbindliches Angebot: Das unverbindliche Angebot wird auch als „Freibleibend-Angebot“ bezeichnet und stellt keinen rechtlichen Bindungswillen dar. Es dient lediglich zur Information und soll potenzielle Kunden zur Abgabe von Angeboten auffordern. Beispiele hierfür wären etwa Angebote im Prospekt, die Gerichte auf einer Speisekarte oder die Leistungsbeschreibung auf einer Freelancer-Homepage. Formulierungen wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“ signalisieren die Unverbindlichkeit des Angebots.

Angebot unter Widerrufsvorbehalt: Hierbei behält sich der Anbieter das Recht vor, das Angebot innerhalb einer bestimmten Frist zu widerrufen. Solche Angebote sind ebenfalls nicht sofort verbindlich.

Betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Angebote

Sonderangebot: Ein zeitlich begrenztes Angebot, das Produkte oder Dienstleistungen zu einem reduzierten Preis oder mit speziellen Bedingungen anbietet. Sonderangebote dienen oft dazu, den Absatz zu steigern oder Lagerbestände zu reduzieren.

Mengenrabatt-Angebot: Ein Angebot, das Preisnachlässe gewährt, wenn eine bestimmte Menge eines Produkts gekauft wird. Dies soll den Kunden zu größeren Bestellungen anregen.

Paketangebot (Bundle): Hierbei werden mehrere Produkte oder Dienstleistungen zu einem Gesamtpreis angeboten. Für Freelancer bieten sich Paketangebote besonders an, da weitere Leistungen verkauft werden können und dadurch die Zusammenarbeit unter Umständen länger garantiert ist. Aus Kundensicht sind sie besonders attraktiv, da sie Pakete günstiger sind als Einzelleistungen.

Option: Ein Angebot, das dem Empfänger das Recht einräumt, zu einem späteren Zeitpunkt zu den angegebenen Bedingungen zu kaufen, aber ohne Verpflichtung, dies zu tun. Optionen sind häufig in der Immobilien- und Finanzwelt zu finden.

Kostenvoranschlag: Ein unverbindliches Angebot, das eine Schätzung der Kosten für die Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung von Waren enthält. Es dient als Orientierungshilfe für den potenziellen Käufer.

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