Kleinunternehmer-Rechnung | Vorlage und Muster

Kleinunternehmerrechnung für Freiberufler – Vorlage & Muster

1. Januar 2023 / 3 Min /

Die Kleinunternehmerrechnung unterscheidet sich in ihrem Umfang von anderen Rechnungen. Unsere Tipps und die kostenlose Vorlage als PDF, ODT oder MS Word Datei helfen bei der Erstellung der Kleinunternehmerrechnung.

Vorlage Kleinunternehmerrechnung

muster kleinunternehmerrechnung

Wann ist man Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 22.000 Euro nicht überstiegen hat und deren Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro aller Voraussicht nach nicht übersteigen wird. Gemäß der Kleinunternehmerregelung muss keine gesonderte Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen werden. Wenn die Umsatzsteuer auf Rechnungen dennoch ausgewiesen werden, kann auch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden. Allerdings ist zu beachten, dass der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für fünf Kalenderjahre bindend ist.

Aber auch Kleinunternehmer sind Unternehmer und müssen die beschriebenen Rechnungspflichtangaben beachten. Einzige Besonderheit ist es, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Was muss auf der Rechnung für Kleinunternehmer stehen?

Was die Rechnungsstellung angeht im Sinne der Kleinunternehmerregelung, so hat der Unternehmer hier die gleichen Pflichtangaben einzuhalten, wie jeder andere Unternehmer auch. Das bedeutet, dass folgende Pflichtangaben auch auf der Kleinunternehmerrechnung zu finden sein müssen:

muster vorlage kleinunternehmerrechnung

Pflichtangaben

  1. Name und Adresse des Rechnungsstellenden
  2. Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  3. Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungdatum
  4. Betreffzeile
  5. Umfang und Art der Leistung
  6. der insgesamt zu zahlende Betrag
  7. Angabe der Zahlungsfrist
  8. Kontodaten des Rechnungsstellers

Übermittlung von Rechnungen

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Grundsätzlich müssen Rechnungen auf Papier an den Empfänger verschickt werden. Eine elektronische Übermittlung ist nur dann möglich, wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt. Die Form der Zustimmung ist allerdings nicht vorgeschrieben. Es muss lediglich ein schlüssiges Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Empfänger vorliegen. Die gültige Rechnung muss einige Voraussetzungen erfüllen.

  • Die Rechnung muss echt sein – sie muss also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben
  • Die Rechnung muss unversehrt sein – sie darf also nachträglich nicht verändert werden
  • Der Empfänger muss die Rechnung lesen können

Aufbewahrung von Rechnungen

Sowohl Ausgangs- wie auch Eingangsrechnungen müssen über einen Zeitraum von zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Wichtig ist, dass die Rechnungen über den gesamten Zeitraum hinweg gut lesbar bleiben. Deshalb müssen von Rechnungen auf Thermopapier Papierkopien angefertigt werden. Dasselbe gilt für Rechnungen, die per Fax oder per Email auf Thermopapier empfangen wurden.

Privatpersonen sind verpflichtet Rechnungen für Leistungen, die ein Grundstück betreffen, ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren. Elektronische Ausgangsrechnungen und auch Rechnungen, die elektronisch übermittelt wurden, sind ebenso elektronisch zu archivieren. Werden elektronische Eingangsrechnungen nicht in der originalen elektronischen Form aufbewahrt, verlieret man die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

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