Jeder Freelancer kennt das Gefühl: Der potenzielle Neukunde hängt am Haken, der lukrative Auftrag ist zum Greifen nah! Doch vor den Auftrag haben die Götter nicht nur den Schweiß, sondern meist auch den Kostenvoranschlag gesetzt. Wann er genau zum Einsatz kommt, wie er aussehen sollte und was alles im Kostenvoranschlag stehen sollte, haben wir im Folgenden zusammengefasst.
Was unterscheidet ihn von einem Angebot? Wie sieht es mit Verbindlichkeit und Abweichungen aus? Und: Muss ich den Kostenvoranschlag kostenlos erstellen? Hierzu wichtige Praxistipps!
1. Worüber informiert der Kostenvoranschlag?
Mit Hilfe eines Kostenvoranschlags geben Freelancer ihrem Kunden die Möglichkeit, die Kosten einschätzen zu können, die ihn im Rahmen des Projekts erwarten, wenn er die angebotenen Dienste in Anspruch nimmt. Im Gegensatz zu konkreten Angeboten, die letztlich nur angenommen oder abgelehnt werden, gehen Kostenvoranschläge i.d.R. davon aus, dass Kunden – z. B. in Abhängigkeit von ihrem finanziellen Spielraum – noch bestimmte Posten/Dienstleistungen ausschließen bzw. weitere hinzufügen.
Daher sollte ein Kostenvoranschlag in jedem Fall Aufschluss geben über:
- Qualität & Quantität der notwendigen (Teil-)Leistungen
- veranschlagte Arbeitszeit (einzeln & insgesamt)
- Stundenlohn, Art & Menge der Materialien, Materialkosten, Anfahrt
- Leistungszeitraum
- Gültigkeitsfrist des Kostenvoranschlags
2. Ist der Kostenvoranschlag verbindlich?
Grundsätzlich sind Kostenvoranschläge für die Kunden unverbindlich. Für Auftragnehmer hingegen besteht sehr wohl Verbindlichkeit, so dass er sich – wenn der Kunde den Kostenvoranschlag akzeptiert – auch an diesen halten muss. Insofern ist er mit einem verbindlichen Angebot vergleichbar.
In gewissem Umfang sind jedoch auch Abweichungen von der Höhe des Kostenvoranschlags möglich. Dies kann z. B. bei nachträglich (schriftlich!) vereinbarten Zusatzleistungen oder unvorhersehbarem Mehraufwand (Zeit/Material) der Fall sein. Wichtig:
- Abweichungen dürfen max. 10 – 15 %, in besonderen Fällen 15 – 20 % des Gesamtpreises betragen.
- Dem Auftraggeber sind etwaige Abweichungen immer umgehend mitzuteilen.
- Aus den Abweichungen ergibt sich ein Kündigungsrecht für den Auftraggeber.
Auch ohne einen Kostenvoranschlag besteht im Falle von Mehrkosten für die Auftraggeber eine ausdrückliche und unverzügliche Mitteilungspflicht! Kommt es durch die Überschreitung des Kostenvoranschlags außerdem zur Kündigung des Vertrags, müssen dem Auftragnehmer lediglich die bisher erbrachten Leistungen vergütet und etwaige Auslagen (z. B. für Material) ersetzt werden.
3. Müssen Kostenvoranschläge kostenlos erstellt werden?
Angebote werden immer kostenlos erstellt, darin besteht ein entscheidender Unterschied zum Kostenvoranschlag. Laut § 632, (3) BGB ist demgegenüber ein Kostenvoranschlag „im Zweifel nicht zu vergüten“. Das heißt mit anderen Worten: Sofern nicht anders vereinbart oder in den eigenen AGB – und im Idealfall auch auf dem Kostenvoranschlag selbst – nicht ausdrücklich anders vermerkt, sind Kostenvoranschläge grundsätzlich kostenlos.
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Alternativ können Freelancer folglich – nach ausdrücklicher vorheriger Information des potenziellen Kunden – für die Erstellung des Kostenvoranschlags beispielsweise einen pauschalen Betrag veranschlagen. Dieser kann bei einer tatsächlichen Auftragserteilung mit dem Rechnungsbetrag verrechnet werden, so dass der Auftraggeber unter dem Strich einen kostenlosen Kostenvoranschlag erhält. Im Gegenzug sichern sich Freelancer dadurch zumindest ein wenig gegen Fake-Anfragen oder Dumping-Techniken ab.
Kostenvoranschlag als Visitenkarte nutzen
Je transparenter, präziser und zuverlässiger die Kostenvoranschläge ausfallen, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, hieraus neue Stammkunden und/oder wertvolle Weiterempfehlungen zu generieren. Freelancer sollten also ihre Kostenvoranschläge auch als eine Art Visitenkarte, in der sich die Qualität ihrer Arbeit widerspiegelt – noch bevor mit der Arbeit überhaupt begonnen wurde.
