So funktioniert die Steuererklärung für Freelancer 2026
Die Steuererklärung ist für die meisten Freelancer ein eher unbeliebtes To-Do der beruflichen Selbstständigkeit. Auch wenn der Lifestyle als Freelancer viel Freiheit und Flexibilität beinhaltet, ist es gerade als Freelancer wichtig, sich mit den Fristen und Vorgaben der Steuererklärung auseinander zu setzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Der steuerliche Grundfreibetrag beträgt 2025 12.096 Euro, erst darüber greift die Einkommenssteuer.
- Die Einkommenssteuererklärung 2025 muss ohne Steuerberater bis 31. Juli 2026 abgegeben werden.
- Seit 2025 gilt für die Kleinunternehmerregelung eine Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
- Steuererklärungen müssen grundsätzlich elektronisch über ELSTER eingereicht werden.
Die Hälfte der Freelancer empfindet Bürokratie als größte Herausforderung
Die Freiberufliche Tätigkeit ist für viele ein berufliches Wunschziel. Schließlich haben Freelancer viele Freiheiten und Annehmlichkeiten. Neben der eigenständigen Auswahl von Projekten zählt auch die flexible Einteilung der Arbeitszeit dazu. Im Alltag kommen jedoch auch Aufgaben auf Freelancer zu, die nicht zu den beliebtesten zählen. Eine davon ist die Steuererklärung.
Für viele kann dieses Thema so abschreckend wirken, dass sie ihren Traum von der Selbstständigkeit hinauszögern oder gar nicht erst in die Realität umsetzen. 52% der Befragten aus dem Freelancer-Kompass 2026 haben angegeben, dass Steuererklärungen zu den größten bürokratischen Herausforderungen in der Selbstständigkeit gehören.
Auch wenn das deutsche Steuerrecht komplex ist, sollten Freiberufler zumindest die Grundlagen kennen. Alles, was darüber hinaus geht, lässt sich mithilfe eines Steuerberaters regeln.
Einkommenssteuer & Grundfreibetrag bei Freelancern
Join the map!
Werde Teil der größten Freelancing-Plattform im deutschsprachigen Raum.
In Deutschland gilt ein steuerlicher Grundfreibetrag. Im Jahr 2025 beträgt er 12.096 Euro. Dieser Betrag bleibt steuerfrei und soll das Existenzminimum, also alle lebensnotwendigen Dinge wie Lebensmitte, Kleidung, Mietkosten usw., sichern. Alles, was darüber hinaus verdient wird, muss entsprechend versteuert werden.
Die Einkommensteuer ist dabei abhängig von den jährlichen Einnahmen aus einer selbstständigen Tätigkeit. Je mehr man als Freelancer verdient, desto mehr Einkommensteuer muss bezahlt und in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Verheiratete Paare profitieren vom Ehegattensplitting, wodurch sich der Grundfreibetrag faktisch verdoppelt.
Die folgende Tabelle gibt Übersicht über die Einkommensgrenzen und Prozentsätze für 2025 (progressiver Steuersatz):
| Einkommenssteuergrenze | Progressiver Steuersatz |
|---|---|
| bis 12.096 € | 0 % |
| 12.097 € – 17.443 € | 14 – 24 % |
| 17.444 € – 68.480 € | 24 – 42 % |
| 68.481 € – 277.825 € | 42 % |
| ab 277.825 € | 45 % |
Um von Anfang an alles richtig zu machen, muss sich jeder Freelancer beim zuständigen Finanzamt steuerlich erfassen lassen. Dafür wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt. Hier muss unter anderem auch die Prognose der zukünftigen Einnahmen im Gründungsjahr angegeben werden.
Auf dieser Grundlage wird die erstmalige Einkommenssteuer-Vorauszahlung ermittelt, die alle drei Monate im Voraus zu leisten ist. Diese Zahlungen sind jeweils am 10. zu entrichten. Um eventuelle Säumniszuschläge zu vermeiden, sollten Freelancer am Besten einen Dauerauftrag von ihrem Geschäftskonto aus einrichten.
Fristen der Einkommensteuer-Vorauszahlungen für das Geschäftsjahr 2024
| Abgabetermin | |
| Einkommensteuervorauszahlung Q1 | 10. März |
| Einkommensteuervorauszahlung Q2 | 10. Juni |
| Einkommensteuervorauszahlung Q3 | 10. September |
| Einkommensteuervorauszahlung Q4 | 10. Dezember |
Wichtige Fristen bei der Steuererklärung als Freelancer
Die Steuererklärung für das Jahr 2025 muss grundsätzlich bis zum 31. Juli 20276 abgegeben werden. Hier lohnt sich ein Blick auf die offiziellen Seiten der jeweils zuständigen Finanzämter. In der Regel gewähren diese nach einem entsprechenden Antrag auch im Normalfall eine Fristverlängerung bis Ende September.
Hierfür ist zwingend eine Begründung anzugeben. Wer sich bei der Einkommensteuererklärung von einem Steuerberater helfen lässt, hat länger Zeit. Mit Steuerberater kann die Steuererklärung des Steuerjahres 2025 sogar bis zum 30. April 2027 abgegeben werden.
| Abgabefristen Einkommensteuererklärung 2025 | |
|---|---|
| ohne Steuerberater | 31. Juli 2026 |
| mit Steuerberater | 30. April 2027 |
Lese-Tipp: Einen Überblick über sonstige wichtige Termine und Fristen bekommen Selbstständige (Gewerbetreibende und Freiberufler) in diesem Ratgeber.
Die Umsatzsteuer bei Freelancern
Die Umsatzsteuer – auch umgangssprachlich Mehrwert Mehrwertsteuer genannt – muss von jedem Selbstständigen auf die von ihm angebotenen Produkte und Dienstleistungen geleistet werden. Hierbei gibt es zwei Sätze: Den regulären Steuersatz von 19 % und den ermäßigten Satz von nur 7 %.
Welcher davon für Freelancer relevant ist, hängt immer von den jeweils angebotenen Leistungen ab. Welcher Steuersatz gilt, wird im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Für freiberufliche Grafiker oder Journalisten kann beispielsweise der ermäßigte Steuersatz gelten, wenn es um urheberrechtlich geschützte Werke und die Übertragung von Nutzungsrechten geht.
Um hier auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu fragen oder sich an das Finanzamt zu wenden. Bei der Umsatzsteuer gilt: Es wird die eingenommene mit der selbst gezahlten Steuer verglichen. Die jeweilige Differenz gehört am Ende dem Finanzamt.
Doch als Freiberufler kann die Umsatzsteuer auch wieder zurückverlangt werden. Auf eigenen Ausgaben, wie die erste Büroeinrichtung, kann der dabei gezahlte Betrag an Umsatzsteuer in der sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldung von der Steuer abgesetzt werden.
tipp
Die Kleinunternehmerregelung
Freelancer können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, die sie von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Tätigkeit mit keinen großen Anschaffungen verbunden ist und es deswegen auch nicht möglich ist, die gezahlte Umsatzsteuer zurückzuerhalten.
Zudem spart die Kleinunternehmerregelung wertvolle Zeit, die sonst für die Buchhaltung reserviert gewesen wäre. Seit 2025 gilt: Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreitet, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen.
In 4 Schritten zur Steuererklärung für Freelancer
Im ersten Schritt sollten Freelancer einen konkreten Zeitplan für die steuerliche Erfassung aufstellen. Dabei müssen die gesetzlichen Fristen berücksichtigt werden, insbesondere die Abgabefrist für die Einkommenssteuererklärung sowie die Termine für die mögliche Vorauszahlungen. Eine frühzeitige Planung verhindert Zeitdruck kurz vor Ablauf der Frist.
Im zweiten Schritt werden sämtliche Belege vorbereitet und systematisch erfasst. Belege sollten vollständig vorliegen und geordnet gespeichert sein. Zudem empfiehlt es sich, alle Rechnungen, Belege und Dokumente in die nachfolgenden Kategorien zu sortieren.
- Sonderausgaben
- Außergewöhnliche Belastungen
- Werbungskosten
Im dritten Schritt erfolgt die eigentliche Erstellung der Steuerunterlagen. In der Regel wird zunächst die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz: EÜR – erstellt, indem Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt werden. Auf dieser Basis werden anschließend die Einkommensteuererklärung und die erforderlichen Anlagen in ELSTER oder einer angebundenen Steuersoftware ausgefüllt.
Im vierten und letzten Schritt werden alle Angaben sorgfältig überprüft und die Formulare elektronisch übermittelt. Vor dem Absenden sollten die Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrolliert werden, um Fehler und spätere Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden. Danach werden EÜR, Einkommensteuererklärung und Anlagen an das Finanzamt übertragen.
Checkliste: Steuererklärung vollständig vorbereitet?
- Sind alle Einnahmen und Betriebsausgaben des Jahres vollständig erfasst?
- Wurde die Einnahmen-Überschuss-Rechnung korrekt erstellt?
- Liegen alle relevanten Belege und Nachweise vor?
- Wurden private und betriebliche Zahlungen sauber getrennt?
- Sind alle erforderlichen Anlagen ausgewählt?
- Wurden die Angaben vor dem Absenden auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft?
- Erfolgt die Übermittlung fristgerecht und elektronisch über ELSTER?
Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung als Freelancer wichtig?
Auch wenn mittlerweile viele Prozesse digitalisiert wurden, ist die Buchhaltung heutzutage immer noch mit viel Papierkram verbunden. Bescheinigungen, Rechnungen und andere Belege, die als PDF-Dokument versendet wurde, sollten deshalb entweder ausgedruckt und in einem Ordner verwahrt oder digital gespeichert werden. Am sinnvollsten ist hier eine chronologische Reihenfolge.
Am Jahresende werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und ergeben einen Gewinn oder Verlust. Dieser Gewinn- oder Verlustüberschuss bildet die Grundlage für die Berechnung der zu zahlenden Steuern. Hiervon werden bestimmte Ausgaben abgezogen, die die Einkommensteuer reduzieren. Hierfür sind ebenfalls Belege nötig, die beispielsweise Folgendes umfassen können:
- Bescheide über Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflegeversicherung
- Belege über Spendenbeträge für gemeinnützige Organisationen
- Bescheide über Ausgaben für Kindererziehung, Werbungskosten und haushaltsnahe Dienstleistungen
Spätestens beim Ausfüllen eines Steuerformulars kommen Freelancer mit dem sogenannten Mantelbogen in Berührung. Dieser stellt den Hauptbestandteil der Steuererklärung dar und muss von jedem Steuerpflichtigen ausgefüllt werden. Mithilfe dieses Bogens werden alle relevanten Informationen abgefragt. Wer als Selbstständiger oder Gewerbetreibender eine steuerliche Erklärung abgeben muss, benötigt zusätzlich weitere Angaben.
Insgesamt gibt es 20 weitere Formulare, wobei Freelancer nur die Vordrucke ausfüllen müssen, die auch tatsächlich relevant sind. Solche Anlagen sind beispielsweise:
- Anlage EÜR: Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Anlage S: Vermerk über alle Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit
- Anlage G: Vermerk über alle Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb
- Anlage V: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
Darüber hinaus gibt es noch weitere Anlagen. Das zuständige Finanzamt kann hier bei Unklarheiten weiterhelfen. Kleinunternehmer, Freiberufler als auch Gewerbetreibende, die weniger als 22.000 € Umsatz pro Jahr erwirtschaftet haben, müssen zusätzlich ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) belegen, indem sie die Anlage EÜR elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Elster & Co. – Hilfsmittel für die Steuererklärung
Worauf Freelancer nur schwer verzichten können, ist ELSTER. Diese Software wird für die elektronische Steuererklärung von Bund und Ländern kostenlos auf elster.de angeboten. Heutzutage ist die digitale Übermittlung der Steuerformulare für Selbstständige grundsätzlich verpflichtend. Nur in besonderen Ausnahmefällen akzeptiert das Finanzamt Einkommensteuererklärungen oder Umsatzsteuererklärungen in Papierform. ELSTER ist daher für die Steuer das wichtigste Hilfsinstrument für Freiberufler.
Für die Buchhaltung und die Steuer gibt es natürlich viele Möglichkeiten. Wer sich gut mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel auskennt, benötigt oftmals keine Steuer- oder Buchhaltungssoftware, solange Einnahmen und Ausgaben überschaubar sind.
Hier lassen sich die wichtigsten Daten kontinuierlich eintragen. Wichtig ist, dass Selbstständige hierbei das zu versteuernde Einkommen in Nettobeträge und Umsatzsteuer konsequent trennen. Auf diese Weise können Umsatzsteuer-Voranmeldung und die EÜR strukturiert vorbereitet werden.
Gerade Selbstständige, die frisch durchstarten, scheuen sich oftmals davor, die Steuererklärung abzugeben. Eine weitere Möglichkeit ist daher die Beauftragung eines Steuerberaters. Dieser verursacht zwar zunächst höhere Kosten, hilft allerdings auch bei anderen Aufgaben und kann bei relevanten rechtlichen Fragen unterstützen. Je besser das Geschäft des Freelancers läuft, desto komplexer können die steuerlichen Anforderungen werden.
Welche Vorteile bietet ein Steuerberater?
- Spart Nerven & Zeit
- Spart Geld durch Beratung zu aktuellen Steuergesetzen
- Übernimmt sämtlichen Papierkram
- Steht in engem Kontakt zum Finanzamt
- Kann auch weitere Aufgaben übernehmen (z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Jahresanmeldung)
- Fristverlängerungen bis zur Abgabe der Erklärung
- Kosten für den Steuerberater können als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden
Zusammenfassung zur Steuererklärung für Freelancer
Um die Abgabe der Steuer kommt kein Freelancer herum. Wer jedoch im Alltag seine Rechnungen sorgfältig ablegt und die Ein- und Ausgaben strukturiert erfasst, sollte auch keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Auch wenn die Steuerlast manchmal etwas hoch ausfällt, kommen die Beiträge letztlich allen Menschen zugute.
Auch die Infrastruktur, die Selbstständige ebenfalls nutzen können, wird aus diesem Topf bezahlt. Insofern entstehen mit der richtigen Organisation und Übersicht keine unangenehmen Überraschungen und Freelancer können sich voll und ganz auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren.
