Geschäftsessen, Incentives und Kundengeschenke – Steuern sparen für Freelancer

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Networking und Kundengewinnung bilden wichtige Eckpunkte, wenn es gilt, Ihr Geschäftskonzept in die Tat umzusetzen. Ob Sie sich als Freiberufler dabei selbst vermarkten oder als Selbstständiger Ihre Produkte und Dienstleistungen gezielt umwerben wollen, spielt nur eine untergeordnete Rolle. Es gilt in jedem Fall, bestimmte Mechanismen für sich zu nutzen, um andere für sich und das jeweilige Geschäftskonzept einzunehmen.


Inhalt des Artikels:

  1. Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde
  2. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer
  3. Geschäftsessen

Auch das Stichwort: „Mitarbeiterzufriedenheit“ spielt in diesem Kontext eine Rolle, denn in allen drei Bereichen – beim Networking sowie beim Kundengewinn und beim Mitarbeitererhalt – muss man in der Regel bestimmte Kosten in Kauf nehmen, die im Rahmen von Werbemaßnahmen, für Geschäftsessen, durch Prämien o. Ä. anfallen. Diese zu umgehen oder zumindest abzuschwächen, sollte daher Ihr Ziel sein!

Tatsächlich ermöglicht Ihnen der Staat dies auch durch Steuererleichterungen, die Sie in verschiedensten Feldern geltend machen können. Es ist daher von Vorteil für Sie, wenn Sie sich zumindest einen kurzen Überblick über die Mittel verschaffen, von denen Sie Gebrauch machen können.

Zuwendungsarten und Steuervorteile

Geschenke in Form von Sachzuwendungen oder Geldleistungen aller Art erhalten nicht nur sprichwörtlich die Freundschaft, sie repräsentieren auch ein probates Mittel, um Angestellte und Mitarbeiter für herausragende Leistungen zu belohnen. Auch Kunden können durch sie gewonnen werden, indem Sie sie als Werbemittel ausgeben, oder im Rahmen von Networkingmaßnahmen, um Geschäftspartner an sich zu binden. In jedem Fall bilden sie nützliche Anreize, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder zu erhalten. Dabei gilt es zwischen mehreren Formen zu unterscheiden.

Um Sachzuwendungen steuerlich absetzen zu können, müssen gewisse Maximalbeträge beachtet werden.

Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde/Nicht-Arbeitnehmer

Diese werden nur steuermindernd als Betriebsausgabe anerkannt, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind:

  • Eine betriebliche Veranlassung muss bestehen.
  • Die Zuwendung darf einen Höchstbetrag von 35 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr nicht überschreiten. Auch die Kosten, die etwa die Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger umfassen sowie die Umsatzsteuer zählen dazu. Verpackungs- und Versandkosten werden allerdings nicht angesetzt.
  • Sie müssen getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden – also auf einem separaten Konto oder in einer besonderen Spalte der Buchführung.

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In diesem Zusammenhang sollten Sie auch im Hinterkopf behalten, dass, falls eine Sachzuwendung den Wert von 35 Euro übersteigt, diese nicht nur nicht absetzbar für Sie ist, sondern zusätzlich auch den Beschenkten belastet. Dieser muss das Geschenk nämlich in diesem Falle als geldwerten Vorteil versteuern.

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Geld- und Sachleistungen erhöhen erwiesenermaßen die Zufriedenheit von Arbeitnehmern. Diese sind tatsächlich auch stets als Betriebsausgaben abzugsfähig. Gänzlich von der Steuer befreit sind sie aber nur, wenn sie einen Freibetrag von 44 Euro pro Monat nicht überschreiten. Dieser Wert gilt nicht, wenn Ausgaben für Geschenke bei einem persönlichen Anlass anfallen. Dazu zählen Hochzeiten, Geburten, Mitarbeiterjubiläen, Beförderungen und Ähnliches. In diesem Fall darf die jeweilige Zuwendung bis zu 60 Euro kosten. 

Seit 2007 gibt es für Sie als Arbeitgeber außerdem die Möglichkeit, das Besteuerungsverfahren zu vereinfachen, durch eine gesetzlich abgesicherte Pauschalisierung der Kosten. In diesem Falle zahlen Sie einen Pauschalsteuersatz von 30 Prozent Ihrer Einkommenssteuer. Sämtliche Sachzuwendungen werden von dieser erfasst, unabhängig davon, ob Sie diese als Betriebsausgabe abziehen dürfen.

Geschäftsessen

Geschäftsessen stellen eine lockere Möglichkeit dar, Verhandlungen zwischen Partnern in entspannter Atmosphäre zu führen. Damit solche Zusammenkünfte allerdings nicht zum Privatvergnügen für Sie werden und steuerlich absetzbar bleiben, gilt es einige Grundregeln zu beachten.

  • Bei Bewirtungen jeder Art muss ein Belegnachweis erstellt werden. Diesen können Sie direkt auf die Rückseite der Rechnung drucken lassen oder auf ein gesondertes Dokument. Er muss in jedem Fall Angaben über den betrieblichen Anlass der Bewirtung, die Namen der beteiligten Personen und die Unterschrift des Gastgebers enthalten.
  • Rechnungen müssen stets maschinell erstellt, mit einer Registriernummer versehen und an den vorher beschriebenen Beleg angeheftet werden. Handschriftliche Rechnungen akzeptiert das Finanzamt nicht.
  • Bei Beträgen über 250 Euro muss die Rechnung zusätzlich Name und Anschrift des Bewirtenden enthalten sowie eine gesonderte Ausweisung des Rechnungsbetrags, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und die Steuer-ID der Gaststätte.

Entsprechende Aufwendungen sollten Sie zeitnah, einzeln und gesondert, wie weiter oben bereits beschrieben, beim Finanzamt einreichen.

Fazit

Sich genauer mit den steuerrechtlichen Rahmenbedingungen in diesen und ähnlichen Bereichen zu beschäftigen, kann Ihnen enorme Vorteile bescheren, wenn es darum geht, Ihre Ausgaben zu beschränken. Nicht zuletzt entscheiden auch marginale Einsparungsmöglichkeiten mitunter über Sinn und Unsinn von Maßnahmen oder Konzepten, die Ihre Unternehmens- oder Lebensführung betreffen. Sie sollten diesen kurzen Diskurs daher als Anstoß nutzen, um sich im Anschluss intensiver in diese Themenfelder hineinzuarbeiten.

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Über den Autor

Magnus Gernlein

Magnus Gernlein leitet das Kooperationsmanagement der freelancermap GmbH, einer der führenden Projektbörsen für IT-Freelancer und Projektanbieter in Deutschland. Darüber hinaus ist er mit dem Thema Datenschutz betraut. In seiner Freizeit befasst er sich intensiv mit den Themen Open Source-Software und -Betriebssysteme und testet gerne die neuesten Gadgets aus der IT-Branche.

Von Magnus Gernlein

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