Bewerbungen von Freelancern absagen: So macht man es richtig

Freelancer, deren Dienste aktuell nicht benötigt werden, ärgern sich zu Recht, wenn sie von potenziellen Auftraggebern nicht einmal eine Absage erhalten haben. Denn einerseits verschafft ihnen auch eine Absage ein Stück Planungssicherheit für ihr weiteres unternehmerisches Engagement. In diesem Beitrag verraten wir inklusive kostenloser Vorlage, wie Auftraggeber Freelancern professionell absagen.

Warum man nicht ghosten, sondern lieber professionell absagen sollte

Freelancer bewerben sich oft gezielt auf Projekte, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Eine Absage ist daher ein potenziell enttäuschender Moment, den man mit Respekt und Sorgfalt behandeln sollte. Der Umgang mit Absagen hat direkten Einfluss auf die Wahrnehmung des Unternehmens und dessen Attraktivität als Auftraggeber. Mit einer durchdachten Absage kann man

• Wertschätzung zeigen, denn Zeit und Engagement werden geschätzt – auch wenn es zu keiner Zusammenarbeit kommt
• eine langfristige Beziehung aufbauen: Vielleicht haben Skills und Anforderungen nicht gematcht, aber für die Zukunft könnte der abgelehnte Freelancer infrage kommen
• sein Employer Branding stärken, schließlich trägt eine transparente und wertschätzende Kommunikation zur Auftraggeber-Attraktivität bei

Schriftlich oder telefonisch absagen?

Die Art und Weise, wie eine Absage übermittelt wird, ist entscheidend. Freelancer investieren Zeit und Mühe in ihre Bewerbungen, daher verdient jede Bewerbung eine individuelle Rückmeldung – und nicht nur eine automatisierte Standard-Mail.

Vorteilhaft an der Standard-Mail ist, dass sie bei unpassenden Bewerbungen schnell verschickt ist. Wirklich wertschätzend ist jedoch eine personalisierte E-Mail, die nochmal Feedback für den Freelancer enthält. Denn: Auch dieser möchte wissen, woran es gelegen hat und sich gegebenenfalls weiterentwickeln.

Eine weitere Möglichkeit ist die Absage per Telefon. Gerade bei Freelancern, die in der engeren Auswahl standen oder mit denen man bereits persönlich in Kontakt war, ist der Griff zum Telefonhörer oft die bessere Entscheidung.

Vorlage: Den richtigen Tonfall treffen

Der Ton und die Inhalte der Absage spielen eine entscheidende Rolle. Eine gut formulierte Absage zeigt Respekt und hinterlässt einen positiven Eindruck. Selbst, wenn es nicht zur Zusammenarbeit kommt. Dabei sollten Auftraggeber auf ein paar Grundregeln achten:

• Dankbarkeit ausdrücken: „Vielen Dank für Deine/Ihre Bewerbung und Dein/Ihr Interesse an unserem Projekt.“
• Klarheit schaffen: „Leider konnten wir Deine/Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.“
• Diplomatisch, aber ehrlich begründen: „Für unser Projekt sind wir auf der Suche nach jemandem mit nachweisbarer Projekterfahrung in XY.“
• Künftige Zusammenarbeit offen lassen: „Wir sind dennoch von Ihrem Profil beeindruckt und würden uns freuen, Dich/Sie bei künftigen Projekten erneut zu berücksichtigen.“

Eine Absage per E-Mail könnte nach den genannten Regeln etwa so aussehen:

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung für [Projektname]

Guten Tag [Name des Freelancers],

vielen Dank für Ihre Bewerbung auf unser Projekt [Projektname]. Wir wissen Ihre Zeit und Ihr Engagement zu schätzen und bedanken uns für Ihr Interesse.

Nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Unterlagen haben wir uns jedoch entschieden, uns für einen anderen Freelancer zu entscheiden, der noch besser zu den spezifischen Anforderungen des Projekts passt.

Bitte verstehen Sie, dass dies keine Bewertung Ihrer Fähigkeiten oder Qualifikationen darstellt. Wir sind von Ihrem Profil beeindruckt und würden uns freuen, Sie bei zukünftigen Projekten erneut berücksichtigen zu können.

Wir wünschen Ihnen für Ihre weiteren Projekte und beruflichen Vorhaben viel Erfolg und danken Ihnen nochmals für Ihre Bewerbung.

Freundliche Grüße
[Name]
[Position, Unternehmen]

Feedback anbieten

Wenn es die Situation erlaubt, kann das Angebot von Feedback eine wertvolle Geste für Freelancer sein. Insbesondere konstruktive Rückmeldungen werden sehr geschätzt, da auch freie Mitarbeiter an Misserfolgen wachsen möchten. Aber Achtung: Eine Feedback-Runde sollte immer sachlich, spezifisch und lösungsorientiert sein. Pauschale oder wertende Aussagen sollten Auftraggeber grundsätzlich vermeiden. Beispiele für konstruktives Feedback:

• „Für dieses Projekt war uns spezifische Erfahrung mit (Software/Technologie) wichtig, die andere Bewerber stärker nachweisen konnten.“
• „Wir hatten für dieses Projekt ein sehr enges Budget, das besser zu einem anderen Bewerber passte.“

Fazit: Absagen mit Professionalität und Wertschätzung

Die Absage einer Freelancer-Bewerbung ist zwar kein einfacher, aber ein notwendiger Bestandteil des Recruiting-Prozesses. Mit einer klaren, freundlichen und wertschätzenden Kommunikation können Unternehmen nicht nur einen positiven Eindruck hinterlassen, sondern auch die Basis für zukünftige Zusammenarbeit schaffen.

Freelancer sind oft hoch qualifizierte Experten, die projektbasiert arbeiten und ihre Erfahrungen gezielt in Unternehmen einbringen. Selbst wenn es für ein aktuelles Projekt nicht passt, könnte die Zusammenarbeit bei einem späteren Vorhaben wertvoll sein. Daher sollte jede Absage so formuliert sein, dass sie Professionalität und Respekt ausstrahlt. Das stärkt nicht nur die Beziehung zu Freelancern, sondern auch die Reputation des Unternehmens.