Was macht ein Executive Assistant?

Ein Executive Assistant unterstützt den Geschäftsführer oder CEO im Unternehmen. Bei der Wahrnehmung der Aufgaben und Termine durch den Chef ist er die „rechte Hand“. Dabei sind neben Sekretariatstätigkeiten auch repräsentative und strategische Aufgaben sowie die vertrauensvolle Beratung eingeschlossen.

Berufsbild

Ein Executive Assistant (Deutsch: Assistenz der Geschäftsleitung) ist in größeren Unternehmen fast aller Branchen engagiert. Sie sind immer dann gefragt, wenn eine Entlastung der Geschäftsführung erforderlich ist. Daher hat ein Executive Assistant zu seinem Chef einen engen Draht. Für die mittleren Führungskräfte ist er ebenfalls ansprechbar. Diese nutzen die Gelegenheit, um Probleme vertraulich anzusprechen, die an die Geschäftsführung herangetragen werden sollen.

Was macht man als Executive Assistant?

Zu den typischen Aufgaben zählen koordinierende und administrative Tätigkeiten wie das Erstellen von Vermerken und Protokollen, die Analyse und Aufbereitung von Datenmaterial, die Vorbereitung von Präsentationen, Organisation von Dienstreisen sowie inhaltliche Recherchen. Auch die Repräsentation sowie Kontaktpflege zu Kunden und Kooperationspartnern prägen den Arbeitsalltag. Mit dem Geschäftsführer oder Vorstand erfolgen regelmäßige Abstimmungen. Auch die Teilnahme an Projektgruppen gehört zu den üblichen Tätigkeiten.

Je nach Größe des Unternehmens können auch die Organisation von Events, die Entwicklung von Marketingmaßnahmen und die Budgetverwaltung im Stellenprofil enthalten sein. Darüber hinaus sollte der Executive Assistant immer etwas Zeit haben, durch das Haus zu gehen und mit Führungskräften und dem Betriebsrat ins Gespräch zu kommen. Denn dabei wird er auf die aktuellen Herausforderungen und mögliche Missverständnisse aufmerksam.

• Koordinierte und administrative Tätigkeiten
• Repräsentation und Kontaktpflege
• Unterstützung der Geschäftsführung
• Ansprechpartner und Vermittler

Was muss ein Executive Assistant können?

Zu den wesentlichen Skills gehören ein sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und Share Point, Kenntnisse im Umgang mit den sozialen Netzwerken, ein fundiertes betriebswirtschaftliches Wissen sowie überdurchschnittliche konzeptionelle und analytische Kompetenzen. Darüber hinaus muss ein Executive Assistant eigenverantwortlich, strukturiert und sorgfältig arbeiten können.

Zum Anforderungsprofil zählen außerdem ein hervorragendes Organisationstalent, zeitliche und mentale Flexibilität, Dienstleistungs- und Kundenorientierung, sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Durchsetzungsvermögen sowie Diskretion. Ein souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten auf allen Hierarchieebenen kennzeichnet ebenfalls einen erfolgreichen Executive Assistant. Konflikte sind in diesem Job unvermeidlich, da manche Führungskräfte den Executive Assistant stellvertretend für dessen Chef angreifen. Außerdem sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.

• Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Know-how im betriebswirtschaftlichen Bereich
• Sicheres und konfliktfähiges Auftreten
• Kommunikationstalent

Wie wird man Executive Assistant?

In der Regel wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein absolviertes Studium in einem betriebswirtschaftlichen Fach vorausgesetzt. Idealerweise liegt dabei eine Schwerpunktsetzung auf Organisation, Personal oder Führung vor. Auch eine einschlägige Berufserfahrung ist meistens gefordert, zum Beispiel als Teamassistent. Bewerber sollten sich in der jeweiligen Branche gut auskennen, um schnell in ihre neue Rolle hineinzuwachsen.

Weiterbildung

Ein Executive Assistant sollte sich regelmäßig weiterbilden. Denn die Anforderungen in diesem Beruf, die Wettbewerbsbedingungen sowie die Kommunikationstechnologien sind einem kontinuierlichen Wandel unterzogen. Von privaten Bildungsträgern werden passende Seminare und Workshops angeboten. Zu den typischen Inhalten der Weiterbildung zählen Präsentationstechniken, Rhetorik und Argumentation, Personalmanagement, das moderne Office-Management sowie die professionelle Korrespondenz mit E-Mail und Brief.

Wie viel verdient ein angestellter Executive Assistant?

Das durchschnittliche Gehalt der Executive Assistants in Deutschland beläuft sich auf 4.570 Euro brutto im Monat. Das Einstiegsgehalt beträgt 3.920 Euro brutto. Als Top-Gehalt sind bei entsprechender Berufserfahrung 5.700 Euro realistisch.

Das Einkommen hängt von der individuellen Qualifikation, Erfahrung, vom Aufgabenprofil, dem Umfang der Führungsaufgaben, der Branche, Region und Größe des Arbeitgebers ab.

Wie viel verdient ein selbstständiger Executive Assistant?