Verpflegungspauschale für Freelancer

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Zahlreiche Freelancer sind beruflich im In- und Ausland unterwegs. Doch nur wenige wissen, dass sie gewisse Kosten absetzen können. Tipps zur Verpflegungspauschale finden Freelancer im Anschluss.

Inhalt des Artikels:

  1. Was ist die Verpflegungspauschale?
  2. Beispiel für eine geschäftliche Reise in Deutschland
  3. Berechnung der Verpflegungspauschale
  4. Für Auslandsreisen gelten andere Pauschalen

Verpflegungsmehraufwendungen sind eine oftmals unterschätzte Möglichkeit, als Freiberufler Steuern zu sparen. Je häufiger Freelancer unterwegs sind, desto lukrativer ist die Verpflegungspauschale für sie.

Was ist die Verpflegungspauschale?

Der Gedanke hinter dem Verpflegungsmehraufwand ist die Tatsache, dass reisende Freiberufler fernab vom heimischen Herd nicht kostengünstig essen und trinken können; ergo müssen sie bei Bäckereien, Restaurants und Cafés Verpflegung kaufen, wodurch Mehrkosten entstehen – und diese sind steuerlich absetzbar.

Ausschlaggebend für Freelancer ist die Höhe der Verpflegungspauschale, welche von einigen Faktoren abhängt:

  • Reisedauer
  • Reiseland
  • Steuerjahr

Im Gegensatz zu früher greift inzwischen eine zweistufige anstelle einer dreistufigen Staffelung. Das hat zum Nachteil, dass der Verpflegungsmehraufwand erst ab einer achtstündigen Abwesenheit gültig ist; dafür beträgt die Pauschale zwölf (früher sechs) Euro. Freelancer, die mindestens 24 Stunden abwesend sind, können 24 Euro berechnen.

Unabhängig von den genannten Pauschalen können Freiberufler für mehrtägige Reisen jeweils zwölf Euro für den An- und Abreisetag ansetzen.

Hinweis: Falls Sie in einem Hotel übernachten und ein Frühstück buchen oder es wird Ihnen ein Mittagsessen im Rahmen einer Konferenz gestellt, müssen Sie die Tagespauschalen anpassen, nämlich um 20 Prozent für das Frühstück sowie 40 Prozent für das Mittag- beziehungsweise Abendessen (ausgehend von dem 24-Euro-Pauschwert). Minusbeträge können nicht entstehen; sollte der Wert negativ sein, wird null Euro angerechnet.

Beispiel für eine geschäftliche Reise in Deutschland

Hubert Gros ist ein IT-Freelancer aus München, der einen Kunden in Hamburg vor Ort beraten muss; die Reise dauert insgesamt drei Tage. Abends, um 20:30 Uhr fliegt Hubert nach Hamburg, wo er sein Gepäck in seinem Hotel unterbringt und direkt schlafen geht. Bei der Buchung hat er sich für ein Frühstück und Abendessen entschieden, welche auf der Rechnung ausgewiesen werden. Den zweiten Tag verbringt der IT-Experte bis 19:30 Uhr bei seinem Kunden. Am dritten Tag erreicht Hubert um 21:30 Uhr seine Wohnung in München. 

Berechnung der Verpflegungspauschale

  • Tag 1:  12 Euro Verpflegungsmehraufwand
  • Tag 2:  24 Euro abzüglich 4,80 Euro für Frühstück und 9,60 Euro für Abendessen
  • Tag 3:  12 Euro Verpflegungsmehraufwand abzüglich 4,80 Euro für Frühstück und 9,60 Euro für Abendessen

Die Rechnung lautet: 12,00 €+ 24,00 € – 4,80 € – 9,60 – 0,00 € = 21,60 €

Hubert kann somit 21,60 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Für Auslandsreisen gelten andere Pauschalen

Wenn Hubert beruflich ins Ausland reist, gelten die genannten Pauschalen nicht. Denn: Die Lebensunterhaltungskosten sind in jedem Staat verschieden – und der Gesetzgeber berücksichtigt das auch.

Freelancer sollten die Verpflegungspauschale für ihr Zielland jedes Jahr nachschlagen, denn die Pauschalen ändern sich regelmäßig. 2017 wurden die Pauschalen für die USA nach oben angepasst; wer nach Ungarn oder Griechenland reist, der erhält hingegen weniger Geld.

Nachfolgend ein Überblick der Pauschalen für einige Länder (Angaben in Euro):

Land/Region Abwesenheit > 24 Std. Abwesenheit > 8 Std.
Hongkong 74 49
Dänemark 60 40
Israel 56 37

Interessanterweise unterscheidet der Gesetzgeber nicht nur nach Ländern, sondern auch nach Regionen. Für eine 24-stündige Geschäftsreise nach Tokio winken 53 Euro, in andere Teile des Landes gibt es nur 51 Euro.

Eine ausführliche Liste mit allen ab dem 1. Januar 2018 gültigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie in diesem PDF des Bundesministeriums der Finanzen.

Fazit: Ein lohnenswerter Steuertipp 

Freelancer sollten die Verpflegungspauschale nicht ignorieren, da sie die Mehraufwendung für Essen und Getränke während einer Geschäftsreise absetzen können. Beachten Sie bei der Berechnung die Reisedauer, das Zielland sowie die aktuell gültigen Pauschbeträge.

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