So können Freelancer ihren Urlaub von der Steuer absetzen

Auch Freelancer brauchen Urlaub. Während der heißen Projektphasen ist an Strand und Sonne nicht zu denken. Zudem steht nach Abschluss des Projektes oftmals bereits das Nächste im Haus. Wir zeigen, wie Freelancer sich trotzdem Urlaub leisten und sogar von der Steuer absetzen können.

Neben Urlaub muss die projektfreie Zeit für Kundengewinnung, Wettbewerbe oder den Ausbau des eigenen Netzwerkes genutzt werden. Weil viele Freelancer daher ihre Arbeit mit in den Urlaub nehmen, haben sie gute Chancen, diesen steuerlich geltend zu machen. Wie Freelancer ihren Urlaub von der Steuer absetzen können, lohnt einer genauen Untersuchung.

Reisekombi „Workation“ – Urlaub und Arbeit als Geschäftsreise verbinden

Viele Freelancer haben die Möglichkeit, ihre Arbeit mit dem privaten Urlaub zu verbinden und ihr Büro an den Strand zu verlegen. Nicht nur die Projektarbeit, sondern auch Treffen mit Geschäftspartnern oder der Besuch einer Informationsveranstaltung sind betriebliche Aktivitäten, die eine Ausweisung als Geschäftsreise rechtfertigen. Denn eine Geschäftsreise liegt im steuerrechtlichen Sinne dann vor, wenn die Reise aus einem betrieblichen Anlass angetreten und vorübergehend außerhalb des normalen Wirkungskreises gearbeitet wurde.

Dazu zählen neben anderen Anlässen, Besuche beim Kunden, eine Fortbildung oder Messe- und Tagungsbesuche. Wenn im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise auch private Unternehmungen aufgenommen werden oder wenn ein zusammenhängender Zeitraum für einen privaten Urlaubsaufenthalt genutzt wird, dann können gemischte Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden.

Wie können die gemischten Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden?

Für Freelancer gelten nahezu dieselben steuerlichen Regelungen wie für Unternehmer. Als Freelancer können sämtliche Ausgaben, die mit der Erwerbstätigkeit zusammenhängen, in Form von Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Als Freelancer können die Aufwendungen für eine geschäftliche Reise beispielsweise als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Wenn die Geschäftsreise mit dem Urlaub verbunden werden soll, können Teile aus den entstandenen Kosten in Form der gemischten Reisekosten geltend gemacht werden.

Welche Vorbereitungen müssen für die Geltendmachung der Reisekosten getroffen werden?

Für die steuerliche Geltendmachung muss anhand von Belegen nachgewiesen werden, dass die Reise einen geschäftlichen Anlass hatte. Daher sollten Freelancer von der ersten Ausgabe an für die einzelnen absetzbaren Posten sämtliche Belege als Nachweis aufbewahren, wie zum Beispiel:

• Tankquittungen
• Transportkosten
• Hotelrechnungen
• Restaurantbelege
• Mauttickets
• Parkgebühr-Tickets
• Bahntickets
• Flugzeugtickets
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Schließfachtickets
• Telefonrechnungen

Auf den Rechnungen sollte notiert werden, ob die Ausgabe zum privaten oder zum geschäftlichen Teil der Reise gehört. Die Belege für öffentliche Verkehrsmittel geben genauso wie Hotelrechnungen und Quittungen für Übernachtungskosten in Kombination mit der Einladung zum Kongress oder mit der Eintrittskarte für die Messe eine unentbehrliche Hilfestellung beim Nachweis des geschäftlichen Anlasses für die Reise. Aus der Abrechnung muss auch der konkrete betriebliche Anlass für die Reise eindeutig hervorgehen. 

Lese-Tipp: In unserem Ratgeber zur Reisekostenabrechnung finden Freelancer nicht nur Tipps, sondern auch eine kostenlose Vorlage.

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Anteile steuerlich absetzen – so geht’s

Freelancer können ihren Urlaub von der Steuer absetzen, wenn ein Teil der Reise einen geschäftlichen Anlass hat. Um die steuerliche Geltendmachung auszuführen, muss zuerst die Dauer der Reise in den privaten und in den geschäftlichen Anteil aufgeteilt werden. Nur der beruflich veranlasste Anteil ist steuerlich absetzbar.

Den privaten Anteil einer gemischten Reise kann nicht steuerlich abgesetzt werden. Durch die aufbewahrten Belege kann der jeweilige Anteil ermittelt und auch dem Finanzamt gegenüber dargelegt werden. Daher ist es für eine gemischte Reise wichtig, auch die privaten Rechnungen aufzubewahren und entsprechend zu kennzeichnen.

Anteilige Berechnung

Sind die privaten Anteile und die betrieblichen Anteile der gemischten Reise ermittelt, dann werden die jeweiligen Ausgabe-Posten aufgesplittet. Die geschäftlich veranlassten Anteile können in der Steuererklärung zu den Betriebskosten gezählt und so von der Steuer abgesetzt werden.

Die 10 Prozent–Regel – Ganz oder gar nicht

War der beruflich veranlasste Anteil an der gemischten Reise geringer als 10 Prozent, dann können keine Ausgaben geltend gemacht werden.

Fällt jedoch der private Anteil der gemischten Reise geringer aus als 10 Prozent, dann können die Reisekosten vollständig geltend gemacht werden. Auch der private Anteil kann in diesem Fall in voller Höhe abgesetzt werden. Auf diese Weise können Freelancer ihren Urlaub von der Steuer absetzen – auch den privaten Strandurlaub. Allerdings muss hierfür unbedingt eindeutig und lückenlos nachgewiesen werden, dass die Reise zu mehr als 90 Prozent einen geschäftlichen Anlass hatte.

Welche Ausgaben können geltend gemacht werden?

1. Fahrtkosten
   Neben den Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Taxis können für die Nutzung des eigenen Fahrzeuges eine Fahrtkostenpauschale geltend gemacht werden. Auf diese Weise können pro zurückgelegten Kilometer 30 Cent abgesetzt werden und ab dem 21. Kilometer sogar 38 Cent. Um die Spritkosten in voller Höhe geltend zu machen, sollten Tankbelege gesammelt werden.
   
   
2. Reisenebenkosten
   Aufwendungen für den Transport und die Aufbewahrung von Gepäckstücken können ebenso abgesetzt werden, wie Ausgaben für Telefon- und Internetkosten. Auch Park- und Mautgebühren, Versicherungen oder Schließfachgebühren sowie Koffer, Taschen oder Reisekleidung zählen zu den absetzbaren Reisenebenkosten.
   
   
3. Übernachtungsaufwendungen
   Die Übernachtungspauschale variiert je nach dem Ziel der Dienstreise und wird ab einer Dauer von 24 Stunden gewährt. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands erfolgt die Erstattung eines Pauschalbetrags von 20 Euro pro Nacht, ohne dass Belege vorgelegt werden müssen. Im Falle von Dienstreisen ins Ausland richtet sich die Höhe der Pauschale nach den Lebenshaltungskosten im betreffenden Land, z. B. lässt sich für eine Nacht in Rom eine Pauschale von 150 Euro ansetzen. Weitere Pauschalen finden Freelancer im offiziellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Zudem kann eine regionale Staffelung in vielen Fällen berücksichtigt werden. 
   
   
4. Verpflegung
   Für die Verpflegungskosten hat der Fiskus Pauschalen festgelegt, die steuerlich abgesetzt werden können. Bei Auswärtstätigkeiten, die weniger als 24 Stunden dauern, sowie am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen, gilt die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Dauert eine Reise länger als 24 Stunden, können Freelancer 28 Euro pro Tag geltend machen. Am besten legen reisende Freiberufler ihren Kundentermin oder ihr ausländisches Weiterbildungsseminar so, damit höhere Pauschalen angesetzt werden können.