Steuern zahlen: Das sollten Freelancer wissen
Als Freelancer tätig zu sein, wird immer beliebter. Doch damit es zu keinen steuerlichen Überraschungen kommt, geben wir in unserem Artikel Einblick in die wichtigsten Steuerarten und Must-Haves in der Selbstständigkeit.
Die Einkommensteuer
Genauso wie Arbeitnehmer unterliegen Freelancer der Einkommensteuerpflicht. Wie hoch die Einkommenssteuer ausfällt, richtet sich dabei nach der Höhe des zu versteuernden Einkommens.
Bestandteile der Einkommensteuererklärung
Die Grundlage der Einkommensteuererklärung für Freelancer, ist dabei die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) muss in elektronischer Form an das Finanzamt übermittelt werden.
Freelancer, die ihre Einkommensteuer selbst erstellen möchten, finden hierfür auf der Plattform ELSTER die Anlage EÜR sowie weitere Anlagen, die für die Steuererklärung relevant sind. Des Weiteren wird eine Ausfüllhilfe zur Verfügung gestellt.
Abgabefristen für die Einkommensteuererklärung
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Selbstständige haben grundsätzlich maximal bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit ihre Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. Wer mit einem Steuerberater zusammen arbeitet, kann eine Fristverlängerung von bis zu 14 Monaten beantragen. Unter Umständen behalten sich die Finanzbehörden vor, die gesetzten Fristtermine zu kürzen und eine frühere Abgabe der Steuererklärung zu verlangen.
Wen eine solche Kürzung trifft, hängt mehreren Faktoren ab, kann aber beispielsweise damit im Zusammenhang stehen, dass Fristen in den Vorjahren nicht eingehalten wurden, oder die Umsätze stark angestiegen sind. Wer zur Vorabgabe aufgefordert wird, muss innerhalb von vier Monaten seine Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt einreichen.
Lese-Tipp: Fristen gibt es nicht nur für die Einkommensteuererklärung. Welche für Selbstständige 2025 wichtig sind, klären wir diesem Beitrag.
Abgabeform der Einkommensteuererklärung
Seit 2017 müssen Arbeitnehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler ihre Steuererklärung ausschließlich online über die Plattform ELSTER beim Finanzamt einreichen.
Sind Gewerbetreibende und Festangestellte nicht in der Lage das Online-Portal zu nutzen, kann beim Finanzamt eine Ausnahmeregelung beantragt werden. Diesem Antrag wird jedoch nur dann zugestimmt, wenn es dem Steuerpflichtigen nicht möglich ist, ohne erheblichen/zumutbarem Aufwand, die Grundlage zur Bedienung der Plattform zu schaffen.
Unterstützung bei der Erstellung der Einkommensteuerklärung
Die wohl bekannteste Möglichkeit der Unterstützung besteht darin, einen Steuerberater mit der Durchführung der Steuererklärung zu beauftragen. Die Arbeit mit einer Steuererklärungs-Software stellt ebenfalls eine sehr gute Möglichkeit dar. Dafür ist es allerdings ratsam, dass Selbstständige ein gewisses Grundwissen im Steuerbereich haben, um mögliche Fehler zu vermeiden.
Die Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist auch bekannt unter dem Begriff Mehrwertsteuer (MwSt.). Als Verkehrssteuer zählt sie zu den indirekten Steuern. Das bedeutet, dass sie nicht direkt beim Verbraucher eingezogen wird, sondern indirekt über die Verkäufer von Produkten und Dienstleistungen.
Das verkaufende Unternehmen beziehungsweise der Dienstleister führt dann die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Hierbei kann es jedoch gerade in grenzüberschreitenden Fällen zu umsatzsteuerlichen Besonderheiten kommen.
Wie hoch ist der Umsatzsteuersatz und wie wird dieser in Rechnung gestellt?
Der reguläre Steuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Steuersatz 7 Prozent. Für Selbstständige gilt grundsätzlich der Regelsteuersatz von 19%. Allerdings gibt es auch bestimmte Selbstständige, die ihre Umsätze mit 0% oder 7% umsatzversteuern müssen. Um Sicherheit zu schaffen, sollte ein Steuerberater kontaktiert werden.
Für die Rechnungsstellung bedeutet das, dass zwischen Netto- und Bruttopreisen unterschieden wird. Wie genau das zu verstehen ist, soll mit folgendem Beispiel erläutert werden:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Netto-Betrag für eine Programmiertätigkeit | 1.000,00 € |
| MwSt. 19 % | 190,00 € |
| Brutto-Rechnungsbetrag | 1.190,00 € |
In diesem Beispiel hat der Freelancer also 190 Euro Umsatzsteuer berechnet. Diese muss nun an das Finanzamt abgefĂĽhrt werden.
Wie wird die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgefĂĽhrt?
Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, im Rahmen einer Umsatzsteuer-Voranmeldung dem Finanzamt die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer anzugeben und entsprechend abzufĂĽhren.
Für den Freelancer bedeutet das, dass er im ersten Schritt beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer beantragen muss. Die Steuernummer ist auf jeder Rechnung eines Freelancers notwendig, während die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID-Nr.) bei grenzüberschreitenden Leistungen verpflichtend ist.
Ob er seine Voranmeldung und somit auch die Zahlung monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgeben muss, ist abhängig voraussichtlich durchschnittlichen Unternehmensumsatz. Zur steuerlichen Einordnung muss der Steuerpflichtige einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen. Daraufhin teilt das Finanzamt dem Unternehmer den Umsatzsteuervoranmelde-Zeitraum mit.
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung gibt der Freelancer jedoch nicht nur seine eingenommene Umsatzsteuer an, sondern auch die abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen. Die sich daraus ergebende Differenz, muss an das Finanzamt abgefĂĽhrt werden oder wird von diesem erstattet.
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Beispiel zur Umsatzsteuer
Der Freelancer hat aus der oben aufgefĂĽhrten Rechnung 190 Euro Umsatzsteuer eingenommen. Nun hat er aber nicht nur Einnahmen, sondern auch Ausgaben.
Die Umsatzsteuer in den erhaltenen Eingangsrechnungen von Geschäftspartnern wird als Vorsteuer bezeichnet. Nehmen wir an, er hat folgende Produkte/Dienstleistungen im Abrechnungszeitraum für seine Tätigkeit angeschafft:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Ausgaben für eine Schreibtischlampe | 100,00 € |
| Kosten für einen Elektriker | 100,00 € |
| Zzgl. Mehrwertsteuer (19 %) | 38,00 € |
| Brutto-Rechnungsbetrag aus Eingangsrechnungen | 238,00 € |
| Abziehbare Vorsteuer | 38,00 € |
Er hat demzufolge 190 Euro Umsatzsteuer ĂĽber seine eigene Rechnung eingenommen und 38 Euro Vorsteuer ĂĽber eine erhaltene Rechnung an einen anderen Unternehmer gezahlt. Nun darf er folgende Rechnung aufstellen:
Eingenommene Umsatzsteuer ./. geleistete Vorsteuer = Zahllast an das Finanzamt
Bedeutet für unser Beispiel also: 190,00 Euro – 38,00 Euro = 152,00 Euro
In diesem Fall erhält das Finanzamt einen Betrag von 152,00 Euro. Dieser Betrag nennt sich auch Zahllast. Von einer Zahllast wird gesprochen, wenn die ausgewiesene Umsatzsteuer höher ist als die abziehbare Vorsteuer.
Doch was ist, wenn die Ausgaben höher sind als die Einnahmen?
Was ist ein VorsteuerĂĽberhang?
Ein VorsteuerĂĽberhang entsteht, wenn die Summe der abziehbaren Vorsteuer die Summe der abzufĂĽhrenden Umsatzsteuer ĂĽberschreitet. Im Grunde gibt der Freelancer mehr Vorsteuer aus, als er an Umsatzsteuer einnimmt.
Stellt ein Freiberufler beispielsweise 190,00 Euro Umsatzsteuer in Rechnung, zieht jedoch 110 Euro als Vorsteuer ab, liegt ein Vorsteuerüberhang im Wert von 110,00 Euro vor. Diesen bekommt er vom Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuererklärung erstattet.
Was ist, wenn der Rechnungsempfänger nicht in Deutschland ansässig ist?
Werden die Rechnungen an in Deutschland ansässige Unternehmen und Personen gestellt, ist es recht einfach. Hier gehört grundsätzlich die Umsatzsteuer aufgeführt.
Bei im Ausland sitzenden Unternehmen sieht die Sache etwas anders aus. Liegt der Sitz des Geschäftspartners in der EU und ist eine Umsatzsteuer-ID vorhanden, dann wird die Umsatzsteuer dem Unternehmen nicht in Rechnung gestellt. Ist keine Umsatzsteuer-ID vorhanden, wird die Umsatzsteuer dem Unternehmen in Rechnung gestellt.
Sitzt der Geschäftspartner außerhalb der EU, wird die Umsatzsteuer ebenfalls nicht in Rechnung gestellt. Es sei an dieser Stelle jedoch darauf hinzuweisen, dass es gerade bei grenzüberschreitenden Sachverhalten einige umsatzsteuerliche Besonderheiten geben kann, die im Voraus mit dem Steuerberater abgeklärt werden sollten.
Lese-Tipp: Für Geschäfte an Kunden außerhalb Deutschlands aber innerhalb der EU bietet sich die Reverse-Charge-Rechnung als passende Vorlage an.
Die Vorsteuer
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Freelancer beim Erwerb von Dienstleistungen und Produkten in Rechnung gestellt wird. Da es sich um eine Endverbrauchersteuer handelt, stellt die Vorsteuer, ebenso wie die Umsatzsteuer, fĂĽr Freelancer oder Unternehmer, einen durchlaufenden Posten dar.
Beispiel zur Vorsteuer
Nehmen wir an, der Freelancer aus unseren bisherigen Beispielen hat sich eine neue Hardware angeschafft:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Kosten für neue Hardware | 200,00 € |
| MwSt. 19 % | 38,00 € |
| Brutto-Rechnungsbetrag | 238,00 € |
| Abziehbare Vorsteuer | 38,00 € |
In diesem Fall hat er 38,00 Euro Vorsteuer mit dieser Rechnung bezahlt. Diese Vorsteuer kann er im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung, mit der Umsatzsteuer verrechnen, die er auf seinen Rechnungen ausgewiesen hat.
Die Gewerbesteuer
Eine Gewerbeanmeldung ist für fast alle Existenzgründer Pflicht, für Freelancer die freiberuflich tätig sind, ist das jedoch nicht notwendig, weshalb in diesem Fall auch keine Gewerbesteuern anfallen.
Freiberuflich tätig ist grundsätzlich wer wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische sowie schriftstellerische Tätigkeiten ausübt, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen. Die selbstständigen Tätigkeiten sind sogenannte Katalogberufe die nicht abschließend im Einkommensteuergesetz aufgelistet sind.
Es ist zwingend darauf zu achten, dass selbstständigen und ggf. gewerbliche Einkünfte nicht vermischt werden. Unter Umständen werden sonst die Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zu gewerblichen Einkünften umqualifiziert. In der Folge unterliegen diese der Gewerbesteuer.
Der Kleinunternehmer – Die Ausnahme von der Regel
Hat der Unternehmer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Netto-Umsatz von unter 25.000 Euro erzielt und erwartet im laufenden Geschäftsjahr weniger als 100.000 Euro Netto-Umsatz, so kann er sich von der Abführung der Umsatzsteuer befreien lassen und muss dies auf seinen Rechnungen vermerken.
Im Gegenzug kann er jedoch auch nicht die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Diese Kleinunternehmerregelung kann der Freelancer nutzen, muss es aber nicht.
