Was bedeutet Projektplanung?

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Unternehmen haben eine Vielzahl an Projekten umzusetzen. Hierbei gilt: Planung ist die halbe Miete! Als Hauptaufgabe des Projektmanagements legt die Projektplanung eine erfolgreiche Basis für die Abwicklung und Umsetzung eines Projekts fest. Sie ist zentraler Bestandteil eines jeden Projektmanagers und bedarf besonderer Aufmerksamkeit zur Erreichung der definierten Ziele.


Inhalt des Artikels:

  1. Definition Projektplanung
  2. Wofür bedarf es der Projektplanung?
  3. Top Down vs. Bottom Up Methode
  4. Instrumente der Projektplanung

Definition: Was bedeutet Projektplanung?

Die Projektplanung ist die Quintessenz bei der Durchführung eines neuen Projekts. Es handelt sich hierbei um die systematische Informationsgewinnung darüber, wie der Ablauf des Projekts künftig vonstattengeht. Hierfür wird der künftige Ablauf des Projekts und das notwendige Handeln zunächst geistig vorweggenommen.

In einem ersten Schritt werden Sollvorgaben benannt, auf die in einem zweiten Schritt die Projektsteuerung aufbaut. Anhand eines Soll-Ist-Vergleichs können Abweichungen erkannt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Wurden bereits ähnliche Projekte durchlaufen, ist es von Vorteil auf Erfahrungswerte zurückgreifen zu können.

Ist das Projekt jedoch neu, empfiehlt es sich eine besonders gründliche Vorgehensweise anzustreben. Die Projektplanung gehört in die dritte Phase des Projektmanagements. Sie setzt voraus, dass Phase 1 (die Entscheidung für oder gegen das Projekt) und Phase 2 (die Definition und Zielsetzung des Projekts) abgeschlossen sind. Erst danach kann der Prozess der schrittweisen Planung erfolgen. Grundsätzlich gilt: So wenig Planung wie möglich, aber so viel wie nötig. 

Wofür bedarf es einer Projektplanung?

Die Projektplanung ist ein essenzielles Vorgehen, um den Erfolg planbar zu machen und diesen bestmöglich sicherzustellen. Zwecke der Projektplanung sind:

  • Das Vorhaben in Phasen und Teilpläne gliedern zu können
  • Einflussfaktoren anhand systematischer Analysen voraussehen zu können
  • Die Folgen alternativer Möglichkeiten zu erörtern
  • Die Aufwandsschätzung der Kosten sowie die Minimierung finanzieller Risiken 
  • Die Soll-Ziele für alle Bereiche wie Aufwand, Ressourcen und Termine zu ermitteln
  • Mitarbeiter strukturiert einzuplanen, um Ressourcen effektiv zu nutzen und Doppelarbeit zu meiden
  • Eine Voraussetzung zur erfolgreichen Projektsteuerung zu bilden

Top Down Methode vs. Bottom Up-Methode

Top Down Methodik

Top-Down kommt aus dem Englischen und bedeutet von oben nach unten. Bei dieser Praktik wird das Projekt zunächst als Ganzes betrachtet. Im Anschluss daran werden erst die übergeordneten Phasen (von oben) identifiziert und daraufhin die einzelnen Vorgänge in Teilaufgaben (nach unten) festgelegt. 

Botton Up Methodik

Gegensätzlich zur oben genannten Handhabung wird beim Botton-Up-Ansatz von unten nach oben gearbeitet. Diese Methodik ist dann sinnvoll, wenn bereits alle oder fast alle Teilvorgänge als ungeordnete Liste vorhanden sind. Hierfür muss der Projektleiter nur noch eine Gliederungsstruktur für die Verteilung der Arbeitspakte suchen. Diese Struktur kann aus den Einzelvorgängen zusammengebaut werden. 

Planungsinstrumente

Unabhängig davon, ob der Projektmanager sich für das Top-Down oder das Bottom-Up-Verfahren entscheidet. In beiden Fällen ist eine Untergliederung in Teilpläne vonnöten. Folgende Einzelpläne können für eine erfolgreiche Projektplanung angewendet werden:

  • Strukturplan
  • Ablaufplan
  • Terminplan
  • Ressourcenplan
  • Budgetplan
Die Instrumente der Projektplanung:
- Strukturplan
- Ablaufplan
- Terminplan
- Ressourcenplan
- Budgetplan
Instrumente der Projektplanung

Um den Zeitaufwand für Projektplanung möglichst gering zu halten, greifen viele Unternehmen zu intelligenten Software-Lösungen. Diese können im Idealfall Prozesse unterstützen, Aufgaben erleichtern und eine Zeitersparnis in der Umsetzung bewirken.

Der Projektstrukturplan (Gliederung)

Eine sinnvolle Projektstrukturierung ist Voraussetzung für eine transparente Planung und Überwachung eines Projekts. Der Projektstrukturplan (kurz: PSP), gliedert den Leistungsumfang eines Projekts in seine Teilaufgaben und die damit verbundenen einzelnen Arbeitspakete des Projektteams.

Dies hat den Zweck, dass die verbindliche Erstellung des Plans zu Effizienzsteigerungen bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts führt. Dies resultiert aus der Tatsache, dass alle Elemente wie zum Beispiel Risiken, Ressourcen und Kosten systematisch kategorisiert werden können. Der PSP kann auf objektorientierter- oder funktionsorientierter Basis erfolgen. Mit einem objektorientiertem PSP liegt der Fokus auf der Planung anhand von Lösungen. Der funktionsorientierte PSP beschreibt die Planung anhand von Vorgängen.

Der Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan

Der Ablaufplan

Zur Kontrolle des Ablaufs und dessen Terminierung kann die Erstellung eines Gantt-Diagramms Abhilfe schaffen. Mithilfe des Diagramms kann der Projektplaner die Dauer jeder Tätigkeit als Balken hervorheben. Eine der modernsten Form der Darstellungsmethode stellt der vernetzte Balkenplan dar.

Dieser ermöglicht es auch die Abhängigkeitsstrukturen der einzelnen Tätigkeiten mit einzubeziehen. Aufgrund mangelnder Übersichtlichkeit wird diese Art jedoch nur bei Projekten mit wenigen Vorgängen empfohlen. 

Der Terminplan

Der Terminplan gibt die wichtigsten Vorgänge in Kombination ihrer geschätzten Dauer an. Meist wird der Start- und Endtermin in Form einer aufsteigenden Terminliste sortiert. Er gibt beispielsweise Auskunft darüber:

  • Welche Zeit für die einzelnen Projekte benötigt wird
  • Welche Vorgänge die gesamte Projektdauer bestimmen
  • Welchen Zeit-Slot die einzelnen Vorgänge maximal haben dürfen, um das Projekt pünktlich abschließen zu können
  • Welche Auswirkungen zeitliche Verschiebungen auf die Operation haben können

Die Terminplanung kann auf unterschiedlicher Weise erfolgen. Für einfache und überschaubare Projekte kann eine Vorgangsliste oder ein Balkendiagramm ausreichend sein. Handelt es sich um ein komplexes Projekt, mit einer größeren Anzahl an Arbeitspaketen, wird die Netzplantechnik angewandt.

Letztere strukturiert einzelne Vorgänge in einzelne Kästen (im Fachjargon auch als Knoten bezeichnet) und versieht diese mit einzelnen Terminangaben. Ist der Terminplan finalisiert, empfiehlt es sich diesen in den oben erläuterten Ablaufplan einzubinden, sodass Timing und Ablauf auf einem Blick erkenntlich sind. 

Der Terminplan in der Projektplanung
Der Terminplan in der Projektplanung

Der Ressourcenplan

Die Ressourcenplanung oder auch Einsatzmittelplanung genannt, kalkuliert den Einsatz von Material, Betriebsmitteln (z.B. Maschinen, Räume, Computer), Personal und sonstige (externe) Leistungen. Hierfür ist es wichtig, nicht nur zu ermitteln wie viel von der jeweiligen Ressource benötigt wird, sondern auch sicherstellen, dass die benötigten Kapazitäten in dem geplanten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Wichtig zu beachten ist auch die detaillierte Personalplanung. Neben dem zu ermittelnden Bedarf an Mitarbeitern, ist es zusätzlich notwendig Urlaubs- und Feiertage zu berücksichtigen. Außerdem sollte beim Timing bedacht werden, dass Mitarbeiter auch noch andere Aufgaben haben und somit nicht die gesamte Arbeitszeit für ein Projekt aufbringen können.

Der Budgetplan

Die zuvor genannte Ressourcenplanung legt die erfolgreiche Basis für die Kostenplanung des gesamten Projekts. Der Budgetplan ermittelt die Kosten für die zuvor definierten Ressourcen Personal, Material, Betriebsmittel und sonstige Aufwendungen. Üblicherweise handelt es sich bei den Personalkosten um die größte Ausgabe.

Sie werden in der Regel anhand Stunden-, oder Tagessätzen errechnet. Für Betriebsmittel können sich Maschinenkostensätze eignen. Einfacher zu kalkulieren hingegen sind Materialien und Zukaufsteile. Bei diesem Posten sind die Preise meist transparent. Auch  für den Bezug interner Leistungen können Verrechnungspreise genutzt werden. Folgenden Nutzen erfüllt eine strukturierte Budgetplanung:

  • Die Kostenaufstellung gibt Stütze bei der Entscheidung, ob das Projekt überhaupt wirtschaftlich rentabel ist
  • Der Kostenplan gibt Transparenz über das notwendige Budget für die Durchführung des Projekts. Auftraggeber, Sponsor und Entscheider wissen somit, in welcher Höhe Geldmittel zur Verfügung stehen müssen
  • Unterstützt bei der Erstellung eines Angebotspreises, falls das Projekt für einen externen Kunden ausgeführt wird
  • Der Kostenplan gibt Plankosten vor, sodass die Maximalausgabe errechnet werden kann
  • Gibt mithilfe eines Soll-Ist-Vergleichs Auskunft über den Erfolg des Projektverlaufs, welcher als Entscheidungsgrundlage für Umstrukturierungen oder sogar Projektabbrüche dient

Über den Autor

Demet Okyay

Demet Okyay ist Masterstudentin im Fach Digital Marketing & seit Februar 2021
Werkstudentin im Bereich SEO bei freelancermap.de

Von Demet Okyay

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