Freelancer Onboarding: In nur 5 Schritten erfolgreich ins Projekt starten!

Ein durchdachter Prozess für das Freelancer Onboarding ist von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Unternehmen und freien Mitarbeitern. In diesem Artikel erklären wir die fünf wichtigsten Schritte im Onboarding freier Mitarbeiter im Detail. Zusätzlich verrät Marco Wilde (Digital Innovation Manager bei Airbus und freiberuflicher Business-Consultant), wie er und sein Team das Onboarding von Freiberuflern meistern.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass Freelancer Projektziele und Erwartungen genau verstehen. Das reduziert Missverständnisse und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit.
• Diese „weichen“ Faktoren im Freelancer Onboarding dürfen nicht unterschätzt werden: eine transparente Kommunikation auf Augenhöhe, das Kennenlernen des Teams, der persönliche Kontakt zu Kollegen und Verantwortlichkeiten und eine offene Feedback-Kultur.
• Bevor man den passenden Freelancer an Bord holt, sollte man darauf achten, das Thema „Scheinselbstständigkeit“ zu vermeiden.
• Während und nach dem Onboarding sollten Unternehmen viel Wert auf Feedback legen und regelmäßig mit dem Freelancer sprechen. So werden Unstimmigkeiten früh erkannt und beseitigt, während die Qualität der Arbeit sichergestellt wird.

Was bedeutet Onboarding?

Der Begriff „Onboarding“ kommt aus dem Englischen und bedeutet auf Deutsch übersetzt so viel wie „an Bord holen“ oder „aufnehmen“. Dabei handelt es sich um ein Konzept aus dem Personalmanagement, das auf die systematische Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen abzielt.

Unterschiede zwischen dem Onboarding von Freelancern und Festangestellten

Obwohl das Onboarding-Konzept nur für Festangestellte vorgesehen ist, lässt sich das Prinzip ganz einfach auf Freelancer ummünzen. Dabei sollten Unternehmen allerdings einige Unterschiede berücksichtigen:

Der Hauptunterschied zwischen dem Onboarding von Freelancern und dem von Festangestellten liegt aber in der zeitlichen Bindung. Freelancer werden meist für spezifische, zeitlich begrenzte Aufgaben engagiert, weshalb ihr Onboarding kürzer und projektbezogen ist.

Im Gegensatz dazu ist das Onboarding von Festangestellten umfassender und langfristiger, da es die vollständige Integration in die Unternehmensstruktur und -kultur beinhaltet. Dadurch ist es allerdings auch weniger ressourcenschonend als bei Freelancern.

Trotz Onboarding Scheinselbstständigkeit vermeiden

Sollte nun die Frage aufkommen „dürfen wir Freelancer überhaupt onboarden oder fallen wir dann unter den Verdacht der Scheinselbstständigkeit?“, dann können wir beruhigen. Auch freie Mitarbeiter dürfen (und sollten) eingearbeitet werden. Nur eben nicht so, wie Festangestellte.

Um rechtliche Risiken zu vermeiden, muss die Balance zwischen einer effektiven Einführung ins Projekt und der Wahrung der rechtlichen Unabhängigkeit des Freelancers gefunden werden. Und so geht’s:

Unabhängige Arbeit ermöglichen: Freelancer sind selbstständig und entscheiden selbst, von welchem Ort aus sie arbeiten. Selbst in der täglichen Projektarbeit muss eine zu starke räumliche Integration vermieden werden, etwa durch getrennte Arbeitsräume. Außerdem sollten Unternehmen darauf achten, dass der Freelancer keine Vorgaben zu festen Arbeitszeiten erhält oder gar weisungsgebunden ist.

Aufnahme in die Organisation vermeiden: Als freie Mitarbeiter dürfen Freiberufler nicht in die Unternehmensstruktur eingebunden werden. Das bedeutet konkret, dass der Freelancer nicht in das Organigramm aufgenommen werden darf. Sollte das nicht vermeidbar sein, muss man den externen Spezialisten auch entsprechend mit „extern“ kennzeichnen.

Nutzung eigener Arbeitsmittel: Normalerweise werden Festangestellte mit allen nötigen Arbeitsmitteln ausgestattet, die sie für ihr „Daily Doing“ benötigen. Freelancer hingegen bringen ihre eigenen Arbeitsmittel mit, etwa das eigene Smartphone sowie Softwares oder gar die eigene E-Mail-Adresse. Wenn der freie Experte dennoch die unternehmenseigenen Systeme mitnutzen soll, muss der Status der Selbstständigkeit durch die Kennzeichnung „extern“ ersichtlich sein. Ein Beispiel wäre: „freelancer.frei@extern.unternehmen.de“

Klare Abgrenzung von Selbstständigkeit und Arbeitsverhältnis: Freelancer sind eigenverantwortlich und auf eigene Rechnung tätig. Diese Unabhängigkeit kann durch einen Dienstvertrag oder einen Werkvertrag zusätzlich betont werden. Außerdem sollten Unternehmen strikt vermeiden, Freiberufler in eventuelle Benefit-Programme aufzunehmen oder gar Sozialleistungen zu zahlen.

Welche Bedeutung hat das Freelancer Onboarding für den Projekterfolg?

Ein gelungenes Onboarding von Freelancern bringt viele Vorteile mit sich. Zum Beispiel können externe Arbeitskräfte so schneller ins Projekt starten, wodurch es weniger Verzögerungen gibt. Durch die strukturierte Einarbeitung wird von vornherein vermieden, dass es während des Projekts zu einer bösen Überraschung kommt. Weitere Vorteile sind:

• Positive Onboarding-Erfahrungen führen zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, was einen vorzeitigen Ausstieg aus dem Projekt verhindert – und eine erneute Zusammenarbeit wahrscheinlicher werden lässt.
• Die klare Definition der neuen Aufgaben kann dazu führen, dass die Leistung und Motivation der externen Mitarbeiter steigen.
• Ein umfassendes Onboarding stellt sicher, dass Freelancer mit den nötigen Standards des Projektteams vertraut sind. Das führt zu einer höheren Qualität der Arbeit, da die Erwartungen an das Projekt genau geklärt sind.

Damit Unternehmen von diesen und vielen Vorteilen mehr profitieren können, müssen sie einen entsprechenden Onboarding-Prozess auf die Beine stellen. Wie das geht, erklären wir jetzt Step-by-Step:

In 5 Schritten zum erfolgreichen Freelancer Onboarding

1. Schritt: Klare Kommunikation und Erwartungsmanagement

Eine klare Abstimmung zu Beginn des Projekts schafft die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit. Dazu gehört nicht nur die Definition gegenseitiger Erwartungen und die Verfügbarkeit, sondern auch teambezogene Aspekte, die das harmonische Miteinander fördern.

Da Freelancer aufgrund ihrer Unabhängigkeit vom Unternehmen oft ein anderes Mindset mitbringen als Festangestellte, muss während des Onboardings auf diese kulturellen Unterschiede eingegangen werden. Fehlt eine entsprechende Sensibilisierung, kann es zu Differenzen im Team kommen.

Ebenso wichtig ist es, alle vertraglichen Details bereits im Vorfeld eindeutig festzulegen. Zum Beispiel:

• Stundensatz bzw. Vergütung
• Rechte
• Pflichten
• Verantwortlichkeiten
• etc.

Damit verhindern Unternehmen Missverständnisse und stellen sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite stehen.

2. Schritt: Vorstellung von Unternehmen und Projekt

Nicht nur Festangestellte sollten die Unternehmenskultur kennenlernen. Auch für das Freelancer-Onboarding ist ein wichtiger Schritt auf der To-do-Liste, die Werte, Vision und Mission des Unternehmens zu vermitteln. Gleichzeitig muss man auch „harte“ Fakten und Vorschriften vermitteln, etwa Compliance-Richtlinien. So wird verhindert, dass es später zu Datenschutzproblemen oder anderen Herausforderungen kommt.

Mit unserer kostenlosen Vorlage für eine NDA Geheimhaltungsvereinbarung können Unternehmen und Freelancer bereits zu Beginn der Zusammenarbeit festlegen, welche Daten nach außen getragen werden dürfen – und welche nicht.

Im gleichen Zusammenhang müssen Freelancer auch einen Überblick über das Projekt bekommen. Damit wichtige Informationen an dieser Stelle nicht verloren gehen, können Antworten auf folgende Fragen helfen:

• Welche Meilensteine und Ziele gibt es für das Projekt?
• Welche Aufgaben soll der externe Mitarbeiter genau übernehmen?
• Mit welchen KPIs werden Fortschritte und Erfolge gemessen?
• Wer bzw. welche Teammitglieder sind am Projekt beteiligt?
• Welches Budget steht zur Verfügung?

3. Schritt: Freelancer in das Projektteam einbeziehen

Marco Wilde empfiehlt stattdessen freiwillige Kennenlern-Events für den persönlichen Kontakt mit den neuen Projekt-Mitgliedern und den direkten Austausch über Rollen und Kommunikations-Strukturen. Alternativ bieten sich auch projektbezogene Weiterbildungen und Schulungen an. So können gleich alle Beteiligten ins Boot geholt werden.

4. Schritt: Zugriff auf nötige Ressourcen

Die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit wurden festgelegt und das Projektteam konnte sich kennenlernen – nun geht es ans Eingemachte: Die Projektarbeit kann beginnen. Damit in der Praxisphase alles glattläuft, ist es wichtig, dass der Freelancer Zugang zu allen nötigen Ressourcen bekommt. Zumindest sofern er diese nicht schon selbst mitbringt.

Das betrifft zum Beispiel die Projektmanagement-Software (etwa Jira, Trello, Monday, usw.), eine Kommunikationsplattform (z. B. Slack oder Teams) oder andere Tools und Hilfsmittel wie:

• Projektpläne
• Briefings
• Assets
• Datenbanken
• Dokumente
• etc.

Nicht nur der Zugang zu Tools muss gewährleistet sein. Für einen erfolgreichen Projektstart ist es außerdem wichtig, dass der Freelancer einen fachlichen Ansprechpartner bekommt. Das sorgt für eine effiziente Kommunikation bei Fragen oder Problemen.

5. Schritt: Qualitätssicherung durch regelmäßige Meetings

Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern hat sich laut Marco Wilde besonders ein Schritt im Freelancer Onboarding besonders bewährt: regelmäßige Meetings bereits in der Kennenlern-Phase. Alle Projektbeteiligten können auf diese Weise besprechen, welche Fortschritte gemacht wurden oder welche Punkte im Projekt eher hinderlich wahren.

Solche kurzen aber konstruktiven Check-ins tragen außerdem dazu bei, dass die Teammitglieder gemeinsam über Probleme und Fragen sprechen können. Das schafft eine offene Feedback-Kultur und unterstützt bei der Qualitätssicherung.

Ein Beispiel: Stellen wir uns vor, dass Freelancer Frei als selbstständiger Webentwickler bei einem Projekt der Firma XY mitwirkt. Durch regelmäßige Meetings und Feedback vom Freelancer weiß der Auftraggeber einerseits, wie weit er mit dem Projekt bereits gekommen ist. Auf der anderen Seite kann der Projektleiter schnell einschreiten, wenn Freiberufler Frei das Projekt nicht so umsetzt, wie er es sich als Kunde vorstellt.

Checkliste für das Freelancer Onboarding

Damit das Freelancer Onboarding so strukturiert wie möglich abläuft, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten To-dos erstellt:

Preboarding-Phase: Das muss vor dem Projektstart erledigt werden

Projektbeschreibung

• Erstellen einer aussagekräftigen Projektbeschreibung, die alle Projektziele und entsprechende Anforderungen enthält
• Klare Definition dessen, was vom Freelancer geliefert werden soll (Deliverables und Meilensteine)

Vertragliche Vereinbarungen

• Vergütung und Zahlungsbedingungen
• Arbeitsaufwand und Zeitrahmen
• Rechte und Pflichten beider Parteien
• Vertraulichkeitsvereinbarungen

Klärung der rechtlichen Aspekte

• Sicherstellung der Unabhängigkeit des Freelancers
• Klare Abgrenzung von Unternehmensprozessen und -strukturen

Zugangsberechtigungen

• Bereitstellung notwendiger Software und Tools
• Zugang zu relevanten Daten und Dokumenten

Onboarding-Phase: Diese To-dos gibt es zu Beginn der Zusammenarbeit

Einführung in das Unternehmen und das Projekt

• Vorstellung des Unternehmens und des Projekts sowie Projektziele
• Überblick über projektspezifische Prozesse und Arbeitsabläufe

Kommunikation

• Etablierung klarer Kommunikationskanäle
• Festlegen von regelmäßigen Check-ins für Feedback und Qualitätssicherung

Ressourcen und Unterstützung

• Einführung in relevante Tools und Systeme
• Schulung (falls nötig) zu spezifischen Methoden und Standards
• Zuordnung eines oder mehrerer Ansprechpartner

Postboarding: Das müssen Unternehmen nach dem Projektstart beachten

Feedback und Anpassung

• Regelmäßige Feedbackgespräche und Fortschrittsbewertungen
• Bei Bedarf Projektplan anpassen

Dokumentation

• Alle Projektfortschritte und Ergebnisse sollten dokumentiert werden
• Übergabe der notwendigen Dokumente am Projektende

Fazit

Freelancer Onboarding ist mehr als nur ein formaler Prozess – es ist eine Investition in den Projekterfolg. Indem klare Erwartungen gesetzt, notwendige Ressourcen bereitgestellt und eine offene Feedbackkultur etabliert werden, sichern Unternehmen den Projekterfolg von Anfang an. Neben allen „harten“ Faktoren wie den rechtlichen Rahmenbedingungen oder der Bereitstellung von Ressourcen ist besonders Kommunikation der Schlüssel für eine reibungslose und erfolgreiche Zusammenarbeit.