03.07.2026 aktualisiert
verifiziert
Premiumkunde
nicht verfügbarinfo: nicht verfügbar bis 07.08.2026
PMO und Projektkoordination
Leipzig, Deutschland
Leipzig +500 km
Fremdsprachensekretärin/Europa-KorrespondentinÜber mich
| IT, Telekom, öffentlicher Sektor, Start-ups und Medien | Struktur, Stil und saubere Übergaben - Trusted by high-profile and VIP clients (u. a. RTL, Polizei, Freistaat Sachsen, Pyür Business) -
Skills
Überprüfung der FaktenBuchhaltungAnpassungsfähigkeitKalenderverwaltungAgile MethodologieAnalytisches DenkenAsanaAtlassian ConfluenceAtlassian JiraMicrosoft AzureTelekommunikationVoIPKundenbeziehungsmanagementGeschäftskorrespondenzTabellen
Projektmanagement, PMO & (virtuelle) Assistenz
Erfahrene PMO- und Projektkraft mit Fokus auf Digitalisierungs- und IT-Transformationsprojekte – insbesondere im öffentlichen Sektor, in der Telekommunikation, Start-ups und Medien.
Ich denke mit, greife ein, entlaste. Und sorge dafür, dass Projekte nicht nur laufen, sondern wirken.
Was Auftraggeber mit mir gewinnen:
• Klarheit und Überblick, auch in komplexen Strukturen
• Strukturierte Prozesse ohne unnötige Bürokratie
• Verlässliche Kommunikation mit Fingerspitzengefühl
• Agiles Denken mit gesundem Realitätssinn
Projektunterstützung & Administration
- Projekt-, Personal- und Terminplanung, PMO-Services
- Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Entscheidungsvorlagen
- Organisation und Dokumentation von Meetings (Agenda, Protokolle, Follow-up)
- Vertragsvorbereitung, Fristenmanagement, Rechnungsstellung, Mahnwesen
- Reise-, Kalender- und Dokumentenmanagement
- Planung und Koordination von Veranstaltungen oder internen Schulungen
Kommunikation & Kundenmanagement
- Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch
- Kundenkommunikation, Eskalationsmanagement, Reporting
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Vorlagen
- Schnittstellenmanagement zwischen Management, Team und Partnern
- Aufbau und Pflege eines verlässlichen Netzwerks
Methoden, Zertifizierungen & Sicherheit
- Agile Methoden und dynamische Prozesse
- ITIL®4 Foundation (12/2023), IBM Projektmanagement (01/2025)
- Strategische Analyse, strukturierte Fehlererkennung, Zukunftsorientierung
- Kenntnisse in Sicherheitskonzepten, Datenschutz und Compliance
Tools & Technologien
Projekt- & Kollaboration: Asana, Jira, Confluence, Notion, Projekttron
Microsoft: Office 365, SharePoint, Dynamics CRM, Power BI, Azure Basics
Daten & Systeme: DMS, M-Files, SAP ZRP 6.0/SPS12, GeoMap, Onventis, Webcycle
Technik: HTML/CSS-Grundlagen, VOIP-Integration, Zapier (No-Code), Postfachsysteme
Design: Adobe Photoshop, Acrobat Pro, visuelle Dokumentgestaltung
Kommunikation: Teams, Zoom, Webex, Rocket.Chat, Google Workspace
Branchen- & Sozialkompetenzen
- Erfahrung im öffentlichen Dienst, Telekommunikation, Kreativ- und Start-up-Bereich
- Kenntnisse in Inklusion, Sozial- und Verwaltungsrecht
- Wirtschaftliches Denken, realistische Einschätzung von Chancen und Risiken
Soft Skills & Persönlichkeit
- Empathisch, strukturiert, loyal, belastbar
- Seismografisches Gespür für Teamdynamiken
- Fundierte Urteilsfähigkeit, ausgezeichnete Merkfähigkeit
- Aufbau tragfähiger Beziehungen und vertrauensvoller Kommunikation
Kurz gesagt
Ich kombiniere Struktur mit Menschlichkeit, Organisation mit Technikverständnis und schaffe die Basis, damit Projekte effizient, transparent und mit Wirkung umgesetzt werden.
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischgutSpanischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Folge-Interimsmandat im Bereich Scaled Tech Solutions als PMO für den Medienkonzern RTL, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch actcon GmbH
Tätigkeiten:
- PMO & Operations: Zeiterfassung, Ressourcenanlage, Projektzuordnung, Pflege von Projekt- und Personallisten, Schnittstellenkoordination, Sicherstellung konsistenter Projektstrukturen
- Vendor & Vertragsmanagement: Steuerung externer Dienstleister, Einzelverträge & Verlängerungen, Abstimmung mit Einkauf & Fachbereichen
- Financial Governance & Controlling: Rechnungsprüfung u. Freigaben, Abstimmung mit Finanzbuchhaltung, Reporting u. Monitoring
Ergebnis: Strukturierte PMO- und Operationsprozesse, effiziente Steuerung von Dienstleistern sowie Abrechnung und Controlling, schnell wirksam und belastbar umgesetzt
Tools: MS Teams, Outlook, MS Office, Rechnungsfreigabe- u. Bearbeitungstool Webcycle, Bestell- und Einkaufstool Onventis, Projektbearbeitungstool Projekttron
Auslastung: bis zu 70% bei zuletzt ca. 28 h/Woche
- Ganzheitliche Unterstützung in Projektmanagement, PMO und als Assistenz, von strategischer Planung bis zur operativen Umsetzung.
- Fokus auf Digitalisierung, IT-Transformation und Prozessoptimierung in dynamischen Umgebungen.
- Verantwortung für Projektkoordination, Planung, Steuerung und Reporting in hybriden und agilen Arbeitsmodellen.
- Erstellung von Reports, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für Stakeholder sowie strukturierte Organisation von Abläufen, Terminen und Kommunikation.
Auftraggeber & Projekthintergrund:
Begleitung von Konzernen, Mittelstand und Start-ups beim Aufbau, der Strukturierung und Optimierung von Projekt- und PMO-Prozessen. Zusammenarbeit u. a. mit öffentlichen Einrichtungen (Ministerien, Polizei, Verwaltung), Telekommunikations- und Medienunternehmen (RTL Media Group u. a.) sowie innovativen Start-ups in Digitalisierungs- und IT-Projekten. Übernahme von leitungsnahen Kommunikations-, Steuerungs- und Koordinationsaufgaben zur Entlastung und Entscheidungsunterstützung des Managements.
Branchen: Öffentlicher Sektor · Telekommunikation · Medien & Entertainment · IT & Digitalisierung · Immobilien · Marketing/PR & Design · Start-ups
Zusätzliche Erfahrung:
Optimierung administrativer Prozesse und Belegorganisation in KMUs, Einführung effizienter Abläufe im Rechnungswesen und Dokumentenmanagement.
Interimsmandat auf Management-Level mit klarem Fokus auf PMO-Kompetenzen, IT-Affinität und internationaler Kommunikation für den Medienkonzern RTL, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch actcon GmbH
Interimistische Vertretung der Executive Assistant im Managementteam (C-Level)
Tätigkeiten:
- Eigenständige Planung, Koordination und Dokumentation von Management-Terminen inkl. Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Korrespondenz und Kommunikation auf Deutsch und Englisch auf Management-Ebene
- Projektbezogene Unterstützung mit PMO-Skills: effiziente Kommunikations- und Dokumentationsprozesse, Schnittstellenkoordination, Reporting
- Reiseorganisation (national & international) inkl. Abrechnung und Budgetüberwachung
- Prüfung und Freigabe von Rechnungen
- Organisation von Offsites, Veranstaltungen und teamübergreifenden Meetings
Ergebnis: Maximale Entlastung des Managements, on Point, sofort einsatzbereit, effizient und hochkonzentriert, kombiniert mit PMO-Kompetenz und internationaler Kommunikationserfahrung.
Tools: MS Teams, Outlook, MS Office, Reisebuchungstool Onesto, Rechnungsfreigabe- u. Bearbeitungstool Webcycle
Auslastung: 87,5% bei 35 h/Woche
Bewertungen
exali Berufshaftpflicht-Siegel
Das original exali Berufshaftpflicht-Siegel bestätigt dem Auftraggeber, dass die betreffende Person oder Firma eine aktuell gültige branchenspezifische Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen hat.
Versichert bis: 01.01.2027