Projektmanager / PMO / IT-Projekte / SaaS, DMS, ERP, DAM / Energiewirtschaft & Public

Als Projektmanager beim IT-Verbund Landsberg am Lech war ich für die Planung, Steuerung und Umsetzung von IT-Projekten im kommunalen Umfeld verantwortlich. Dabei lag der Schwerpunkt auf der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen innerhalb öffentlicher Verwaltungen. Ich übernahm die Projektleitung in verschiedenen Vorhaben und war zentraler Ansprechpartner für alle beteiligten Stakeholder. Ich war verantwortlich für den vollständigen Aufbau der Beratungsabteilung. Dazu gehörten die Definition des Leistungsportfolios, die Entwicklung interner Prozesse sowie der strukturierte Aufbau eines Beraterteams inklusive Rollenverteilung und Standardisierung der Kundenkommunikation.

Zu meinen Aufgaben zählten:
Einführung und Implementierung von D.velop Documents in einer Institution mit 2000+ Mitarbeitern (15 Standorte) und Anbindung verschiedenster Software und Fachverfahren, Pflege & Priorisierung von User Stories und Backlog, sowie Modelierung in D.velop Process Studio. In diesem Zuge auch Einbezug von Digitaler Posteingang, Digitaler Postausgang und Digitale Signatur. Entwicklung / Customizing von Lösungen / Prozessen / Low Code in der D.velop Umgebung

Projektleitung und Beratung bei der Implementierung verschiedenster Softwarelösungen und Fachverfahren im kommunalen Umfeld unter Berücksichtigung, Konzeption und Evaluierung verschiedenster Schnittstellen

Projektleitung Aufbau Power BI Dashboard: End-to-End-Verantwortung von der Anforderungsanalyse bis zur Implementierung eines interaktiven Dashboards, das durch die Integration verschiedener Datenquellen benutzerfreundliche Reports und relevante KPIs bereitstellt.

Konzeption und Einführung eines strukturierten Anforderungsmanagements für einen IT-Dienstleister im öffentlichen Sektor; Aufbau standardisierter Prozesse zur Erfassung, Bewertung, Priorisierung und Nachverfolgung von Anforderungen; Etablierung von Tools wie Jira und Confluence zur transparenten Dokumentation und Zusammenarbeit; enge Abstimmung mit Fachbereichen und Projektbeteiligten zur Sicherstellung einer konsistenten und nachverfolgbaren Anforderungsbasis

Ich war verantwortlich für den vollständigen Aufbau der Beratungsabteilung. Dazu gehörten die Definition des Leistungsportfolios, die Entwicklung interner Prozesse sowie der strukturierte Aufbau eines Beraterteams inklusive Rollenverteilung und Standardisierung der Kundenkommunikation.

Generell:
•Stakeholder-Management & Steuerung externer Dienstleister & interner Fachabteilungen
•Anforderungsmanagement zur Sicherstellung bedarfsgerechter Lösungen.
•Beratung und Einführung von Softwarelösungen.
•Projektplanung, Risikomanagement, Controlling und Reporting im Rahmen komplexer IT-Projekte
•Erstellung konzeptioneller Grundlagen für Digitalisierungsprojekte.
•Durchführung und Moderation von Workshops

Diese Position ermöglichte es mir, meine Fähigkeiten im IT-Projektmanagement und in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen zu vertiefen. Ich konnte durch meinen „Hands-On“-Ansatz Projekte erfolgreich steuern und nachhaltige Ergebnisse erzielen, insbesondere in der Digitalisierung und Modernisierung der kommunalen IT-Infrastruktur.

Eugen Forschner GmbH (ca. 3.400 Mitarbeiter)

• Verantwortlich für die Erstellung und laufende Pflege von Projektplänen unter Berücksichtigung von Meilensteinen, Ressourcen, Budgetvorgaben und Zeitplänen. Identifikation potenzieller Projektrisiken sowie deren aktive Steuerung im Projektverlauf. Durchführung des Projektcontrollings inklusive regelmäßiger Status- und Fortschrittsberichte an das
  Management.
• Begleitung der Einführung von SAP S4HANA. mit Schwerpunkt auf die Integration und Ablösung des bestehenden
  DMS/ECM-Systems mit Enaio
• Durchführung einer umfassenden Ist-Analyse der bestehenden Systemlandschaft, Schnittstellen, Dokumentenstrukturen und Workflow
• Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen für das Management und Entwicklung eines tragfähigen Sollkonzepts für
  das zukünftige DMS/ECM-Zielbild.
• Planung und Durchführung eines Proof of Concept (PoC) zur Validierung der Lösung
• Verantwortlich für das Stakeholder-Management sowie die Koordination interner Fachabteilungen und externer

IPETRONIK GmbH & Co. KG (ca. 300 Mitarbeiter)

• Verantwortlich für die Erstellung und laufende Pflege von Projektplänen unter Berücksichtigung von Meilensteinen, Ressourcen, Budgetvorgaben und Zeitplänen. Identifikation potenzieller Projektrisiken sowie deren aktive Steuerung im Projektverlauf. Durchführung des Projektcontrollings inklusive regelmäßiger Status- und Fortschrittsberichte an das
  Management.
• Begleitung der PoC- itialisierungsphase & Einführung von Microsoft Dynamics 365 als zentraler Ansprechpartner für
  Projektmanagement, Business Analyse, Schnittstellen und Projektorganisation
• Analyse und Konzeption von Schnittstellen zwischen Fachanwendungen und dem ERP-System zur Sicherstellung einer
  reibungslosen Integration
• Erhebung und Abstimmung fachlicher Anforderungen im Rahmen der Business Analyse, inkl. Dokumentation und enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Durchführung von Workshops, Anforderungsanalysen und -management in enger Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern; Verwaltung, Priorisierung sowie Dokumentation der Anforderungen in Jira und Confluence
• Mitwirkung bei der Erstellung des Cut-Over-Plans zur strukturierten Überführung von Altdaten und Prozessen in die
  neue ERP-Landschaft
• Verantwortlich für das Stakeholder-Management sowie die Koordination interner Fachabteilungen und externer

Schwerpunkte:
•ERP-Systemeinführungen: Strategische Planung und Umsetzung zur Integration von Unternehmenssoftware.
•Projektmanagement für Softwareprojekte: Leitung und Koordination von Projekten, um Zeit- und Budgetvorgaben sicherzustellen.
•Schnittstellenmanagement: Koordination und Optimierung von IT-Schnittstellen, Sicherstellung reibungsloser Datenflüsse, Fehleranalyse sowie Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern.
•Workshops: Durchführung interaktiver Workshops zur Schulung und Einbindung von Stakeholdern.
•BPMN (Business Process Model and Notation): Analyse, Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
•Aufbereitung, Anpassung und Verwaltung von Stammdaten, einschließlich Konsolidierung, Qualitätssicherung und Optimierung für eine reibungslose Systemintegration und Prozessautomatisierung.
•Konzepterstellung: Entwicklung durchdachter und praktikabler Konzepte zur Prozessoptimierung und Digitalisierung.
•Modellierung, Anpassung und Optimierung von Workflows in einer Workflow-Engine zur Automatisierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen.

• Verantwortung für die gesamthafte Produktentwicklung und Einführung eines neuen Geoinformationssystems (GIS) zur Optimierung von [z. B. Standortanalysen, Infrastrukturmanagement, Ressourcenplanung].
• Erhebung und Priorisierung der Anforderungen in enger Abstimmung mit internen Fachbereichen, externen Stakeholdern und Endnutzern.
• Erstellung und Pflege des Product Backlogs sowie Definition von User Stories, Akzeptanzkriterien und Roadmaps.
• Steuerung des agilen Entwicklungsteams (Scrum) und Sicherstellung der termingerechten Umsetzung der Releases.
• Durchführung von Sprint Reviews, Demos und Retrospektiven zur kontinuierlichen Produktverbesserung.
• Koordination von Schnittstellenentwicklungen zu bestehenden IT-Systemen (z. B. ERP, CRM, mobile Anwendungen).
• Verantwortung für die Qualitätssicherung, inkl. Testmanagement und Abnahmekoordination.
• Unterstützung bei der Change-Management-Strategie sowie bei der Schulung und Einführung der neuen Lösung bei den Anwendern.
• Enge Zusammenarbeit mit externen Partnern, GIS-Dienstleistern und Softwareanbietern.

Technologien und Methoden: ArcGIS / QGIS, Jira, Confluence, Scrum, Kanban, API-Integration, REST/SOAP

Im Rahmen meiner Tätigkeit im PMO unterstützte ich die Projektleitung aktiv bei der Planung, Steuerung und erfolgreichen Umsetzung von komplexen Digitalisierungs- und Transformationsprojekten in einem öffentlichen Großunternehmen. Dabei übernahm ich sowohl operative als auch konzeptionelle Aufgaben in der Projektsteuerung und im Projektcontrolling und war maßgeblich an der Koordination sämtlicher Projektphasen beteiligt.

Ich entwickelte eigenständig ein umfassendes Reporting-Tool, um den Projektfortschritt, Budgetabweichungen, Meilensteine und Risiken systematisch zu überwachen. Regelmäßige Projektstatus-Reports sowie Risiko- und Budgetanalysen wurden von mir erstellt und für das Management aufbereitet. Zudem begleitete ich die Vorbereitung von Change-Management-Maßnahmen und war in die Konzeption und Organisation von Schulungen eingebunden, um die Akzeptanz neuer digitaler Prozesse sicherzustellen.

In enger Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT-Abteilungen, Datenschutz und externen Beratern koordinierte ich die Abstimmung von Projektaufgaben, die Einhaltung von Governance- und Compliance-Vorgaben sowie die Vorbereitung von Go-Live-Phasen.

Schwerpunkte:

• Erstellung, Pflege und Fortschrittsüberwachung von Projektplänen und Meilensteinen
• Entwicklung eines individuellen Reporting-Tools für umfassende Status-, Risiko- und Budgetberichte
• Erstellung und Analyse von Budget- und Kostenreports, inklusive Plan-Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen
• Definition und Überwachung projektspezifischer KPIs zur Steuerung des Projekterfolgs
• Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen und Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominderung
• Proaktive Steuerung des Issues-Managements und Koordination der Problemlösungen
• Stakeholder-Management und Koordination zwischen internen Fachabteilungen, IT und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Change-Management- und Schulungsmaßnahmen
• Begleitung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und Unterstützung bei der Vorbereitung von Go-Live-Phasen