Freiberufliche PMO-Beraterin, rund 15 Jahre Erfahrung in Aufbau und Betrieb von Project Management Offices, 100 % remote: Projekt-/Programm-Reporting, KPI-/OKR-Steuerung, Governance, Risiko- und Changemanagement, Jira/Confluence-Admin. Branchen: Automotive, Finanzen, Telko, Energie, Behörden.
Skills
Atlassian ConfluenceAtlassian JiraProjektplanungSteuerungIt Service ManagementProject Management SoftwareProjektmanagementScrumProgramm-ManagementProjektzusammenarbeitProjekt-RisikomanagementService ManagementWorkflowsProjektberatungProjektunterstützungIT-Projektmanagement
PMO & Projektmanagement
PMO-Aufbau und operative Projektsteuerung
Projekt- und Programm-Reporting, Statusberichte für Steering Committees
KPI-Tracking und OKR-basierte Zielsteuerung
Risiko-, Entscheidungs- und Abhängigkeitsmanagement
Termin-, Meilenstein- und Fortschrittsverfolgung (Soll-Ist-Vergleiche)
Budget-Controlling, Kostenplanung und Beauftragungsmanagement
Stakeholder-Management in internationalen Teams (Deutsch/Englisch)
Governance-Strukturen, Gremienarbeit und Entscheidungsvorlagen
PMO-Unterstützung bei einem führenden europäischen Großhändler für Photovoltaik, Stromspeicher und Ladestationen. Schwerpunkt auf der Optimierung und dem Neuaufbau von IT-Service-Management-Prozessen in Jira.
Überarbeitung bestehender Jira-Workflows für IT Service Management (Helpdesk)
Aufbau neuer Jira-Service-Management-Projekte, u. a. für einen Incident-Response-Prozess: Workflow-Anpassung, Frontend-Gestaltung und vollständige Prozesserarbeitung
Globale Administration für Jira-Service-Management-Projekte sowie Organisations-Administration
Aufbau neuer Spaces für verschiedene Service Desks innerhalb des Unternehmens
Unterstützung bei Meetings inkl. Protokollierung und Nachverfolgung
KPI-Tracking für IT-Service-Management-Prozesse (Ticketdurchlaufzeiten, SLA-Einhaltung, Backlog-Entwicklung) mit transparentem Stakeholder-Reporting
Umsetzung des operativen Projektplans
PMO Product Security
CARIAD SE
Automobil und Fahrzeugbau
5000-10.000 Mitarbeiter
Absicherung der Onboard-Kommunikation zwischen Steuergeräten und Bauteilen in Fahrzeugen eines großen deutschen Automobilkonzerns. Zentrale PMO-Rolle für markenübergreifende Koordination und Governance im Bereich Product Security.
Operative PMO-Begleitung: Vorbereitung, Durchführung und Moderation von Projekt-Meetings sowie Nachhalten von Arbeitsergebnissen
Leitung eines markenübergreifenden Entscheidungsgremiums im Bereich Product Security und Safety
KPI-Tracking und kennzahlenbasiertes Statusreporting für Steering Committees und markenübergreifende Gremien
Einführung und Pflege OKR-basierter Zielverfolgung zur transparenten Fortschrittsmessung über Arbeitsgruppen hinweg
Konzeption, Aufbau und Administration eines SharePoint-Systems inkl. Rechtekonzept für die gesamte Projektdokumentation zweier Fahrzeugplattformen
Koordination und Strukturierung von Arbeitsgruppen sowie Entwicklung effizienter Arbeitsmodi
Budgetkonsolidierung, -aufbereitung und Beauftragungsmanagement
Dokumentation und professionelle Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen
PMO
Öl- und Gas-Versorger
Energie, Wasser und Umwelt
5000-10.000 Mitarbeiter
Unterstützung bei der Vorbereitung eines CarveOuts mit Börsengang eines Unternehmensbereichs.
Projektassistenz bei der Eröffnung einer Zweigniederlassung
Toyota Kreditbank GmbH
Banken und Finanzdienstleistungen
500-1000 Mitarbeiter
Pflege des Projektpans (Project)
Nachhalten der Klärung offener Punkte und Dokumentation (Confluence)
Pflege des Projektplans in MS Project
Erstellung und Pflege der offenen Punkte in Confluence
Verknüpfung der offenen Punkte mit JIRA-Tickets
Single Point of Contact für alle Projektmitglieder sowie für die Fachbereiche vor Ort und Ausland (Englisch und Deutsch)
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings (u.a. via Zoom (Videokonferenz))
„Hosten“ der wöchentlichen IT-Meetings auf Englisch und Deutsch
Teamassistenz / PMO
Schuhhersteller
Konsumgüter und Handel
1000-5000 Mitarbeiter
Aufgaben
Pflege der Ressourcenplanungsliste in MS Project
Externe Dienstleister:
Ermittlung und Planung des Beraterbedarfs
Bestellung externer Berater
Einsatzplanung externer Berater
Ansprechpartner für externe Dienstleister bzgl. Ressourcenplanung, Beauftragung und Leistungs-Abrechnung
Kontrolle der Leistungsnachweise
Controlling:
Anlegen der Bestellungen entsprechend der Budgetplanung
Pflege der Beraterbestellungsübersicht in Excel (aktueller Stand der Ausgaben und Übersicht über alle Dienstleister und deren Abrechnungen)
Rechnungsklärung zu Beraterbestellungen in SAP
On- und Offboarding externen Dienstleister
Erstellen von Protokollen und Nachhalten der Abarbeitung von Aktionspunkten
Organisation der Zuschlagszahlung für interne Mitarbeiter für Wochenend- oder Feiertagsarbeit
Erstellung, Monitoring und Pflege der Urlaubs- und Anwesenheitslisten der internen Mitarbeiter
Reiseplanung und Erstellung der Reisekostenabrechnungen
Organisation von Meetings und größeren Team-Veranstaltungen
Planung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen und Ablage der Gesprächsprotokolle
Organisation und Buchung von externen Trainings und Schulungen für interne Mitarbeiter
Bestellung von Büromaterial
Organisation von Meetings und Besprechungen (auch via Webex)
Technisches Umfeld
MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote)
MS Project
SAP ERP
Webex
Projektassistenz
Bank
Aufgaben
Editionierung, Erstellung, Pflege und Autorin einer konzernweit von Anwendern genutzten How-To-Artikel Sammlung zu Anwendungen in der IT anlässlich des Rollouts von Outlook
Koordinatorin der Umzugs- und Raumplanung in Zusammenarbeit mit dem Konzern-eigenen Facility Management
Aufnahme von Aktionspunkten, Monitoring und aktives Vorantreiben dieser innerhalb des Teams und Reporting zu übergeordneten Instanzen
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, sowohl auf Projektals auch auf Managementebene
Organisation von abteilungsinternen Events, inklusive Vor- und Nachbereitung
Reisebuchung und Reiseabrechnung
Erstellung und Überarbeitung von unternehmensinternen projektbezogenen Artikeln in Englisch und Deutsch
Durchführung des kompletten On- / Offboarding-Prozesses für neue / gehende externe Mitarbeiter (bis zur Erstellung / Löschung des vollfunktionsfähigen Arbeitsplatzes)
Ansprechpartner für betroffene User in diversen Rollout-Projekten; "erste Hilfe", Filterung und Weiterverteilung der Anfragen an verschiedene Projektstreams
eigenverantwortliches Projekt- und Risiko-Reporting zum übergeordneten Programm Management / innerhalb der Projekte
VIP Support und Autor von HowTo-Artikeln für die Umstellung von Lotus Notes auf MS Outlook
diverse Unternehms-eigene Tools (u.a. Concur, Web4IT, Web4Legi, dbBuyer)
PMO
Lotterie
Sonstiges
250-500 Mitarbeiter
Aufgaben
Organisation eines 2-wöchigen Gremiums zur Überwachung von ca. 50 Projekten
aktive Nachverfolgung von offenen Punkten
Organisation von Besprechungen inklusive Vor- und Nachbereitung
Erstellung von Meeting-Protokollen
Abbildung von Geschäftsprozessen
Technisches Umfeld
MSOffice (Word, Excel, PowerPoint)
Lotus Notes
Visual Paradigm
Concur
wiki (Confluence + u.a.)
PMO
Bank
Banken und Finanzdienstleistungen
5000-10.000 Mitarbeiter
Aufgaben
Organisation von Besprechungen inklusive Vor- und Nachbereitung
Erstellung von Meeting-Protokollen
Aufnahme von Aktionspunkten, Monitoring und aktives Vorantreiben dieser innerhalb des Teams
aktives Reporting der Status der zur Migration anstehenden Applikationen an das Projektmanagement
Erstellung und Monitoring von Hardware-, Software- und Account-Bestellungen der für das Projektteam benötigten Infrastruktur
Erstellung und Monitoring von Hardware-, Software- und Account-Bestellungen für fachseitige Tester im Rahmen von Lauffähigkeitstests der zu migrierenden Applikationen
Vorbereitung von Lauffähigkeitstest: Zur Verfügung stellen von Installationsdateien in verschiedenen Umgebungen (verschiedene Development-Ebenen, Pre-Pilot etc.)
Installation der Applikationen in Entwicklungsumgebungen
erste Start-Tests der Applikationen in Entwicklungsumgebungen
Technisches Umfeld
MSOffice (Word, Excel, PowerPoint)
BMC Remedy
Novell GroupWise
VISIO
Teamassistenz / PMO
Telekommunikationsunternehmen
Telekommunikation
5000-10.000 Mitarbeiter
Aufgaben
eigenverantwortliches Projekt- und Risiko-Reporting zum übergeordneten Programm Management / innerhalb des Projekts, aktive Einforderung und Nachverfolgung von Aufgaben
Erstellung Konzept und Umsetzung der internen und externen Kommunikation via Intranet, wiki und mailing-Aktionen
Redaktion, Erstellung und Versand des Bereichs-Newsletters
Demand Management: Erfassung, vorab Bewertung und Zuordnung von abteilungsrelevanten Demands in JIRA
Nachhalten Status der erfassten Demands
Costcontrolling und Order Management für externe Projektmitarbeiter
Administration der Reporting-Tools und Demand-Erfassungstools
Erstellung User-Zugangsberechtigungskonzept, Einführung, Überwachung und Administration der Datenablage auf div. Plattformen (u.a. Secure Data Room bei sensitive Daten)
Organisation und Teilnahme an Projekt-Veranstaltungen, -Reisen und -Events, inkl. Nachbereitung und Dokumentation und Nachhalten der Aktionspunkte
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen
Überwachung und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Projekteigenen virtuellen Servern
Administration eines projekteigenen SharePoints
Umbau des projekteigenen Showrooms: Erstellung von Freihandzeichnungen und Konzepten, Leitung Umbaumaßen, Koordination Gewerke und Costcontrolling
Administration eines Taskmanagement-Portals in JIRA
Technisches Umfeld
MSOffice (Word, Excel, Power Point, Outlook, Publisher, MS Project)
JIRA
VISIO
Twiki / wiki
SharePoint
iQReP und andere Telekom-interne Tools
Adobe Dreamweaver CS3
Apache Subversion
Prezi
Personaldisponentin
Beratungshaus
Aufgaben:
Disposition von Unternehmens-internen Mitarbeiter ebenso wie freier Mitarbeiter in Beratungsprojekten für Kunden
Administration der Mitarbeiterdaten
Erstellung und Überarbeitung von Angebots- und Vertragsunterlagen
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen
Projektassistenz
Telekommunikationsunternehmen
Aufgaben
aktive Überwachung des Projektreportings
Administration der Reportingtools
Erstellung von Projektstands-Protokollen
aktive Überwachung und Vorantreiben von projektbezogenen Aktionspunkten
zentraler Kommunikationspunkt für alle Projektteammitglieder
Organisation und Nachbereitung Veranstaltungen
Organisation und Teilnahme an projektbezogenen Reisen
Bestellung von externen IT-Dienstleistern / Material
Controlling der Budgets für externe IT-Dienstleister
Administration der Budgetverwaltungs- und Arbeitszeitüberwachungs-Tools
Administration eines projekteigenen SharePoints
Planung von bereichsinternen Arbeitsplatz- bzw. Mitarbeiterumzügen
Technisches Umfeld
MS/Office (Word, EXCEL, Power Point, Outlook)
VISIO
Corel Draw
iQReP
SharePoint
Twiki / Confluence wiki
div. Unternehmens-interne Tools zur Buchung von Reisen, Arbeitszeitabrechnung, Budgetverwaltung und Bestellung von externen IT-Dienstleistern / Material („External-Tool“, Cobra, EBP etc.)
Projektassistenz
Telekommunikationsunternehmen
Telekommunikation
5000-10.000 Mitarbeiter
Aufgaben
aktive Überwachung des Projektreportings
Administration der Reportingtools
aktive Überwachung von projektbezogenen Aktionspunkten
zentraler Kommunikationspunkt für alle Projektteammitglieder
Organisation und Nachbereitung Veranstaltungen
Beauftragung von externen IT-Dienstleistern und Material
Controlling der Budgets für externe IT-Dienstleister
Technisches Umfeld:
MS/Office (Word, EXCEL, Power Point, Outlook)
Corel Draw
iQReP
div. Unternehmens-interne Tools zur Buchung von Reisen, Arbeitszeitabrechnung, Budgetverwaltung und Bestellung von externen IT-Dienstleistern / Material („External-Tool“, Cobra, EBP etc.)
Persönliche Assistenz
Telekommunikationsunternehmen
Telekommunikation
5000-10.000 Mitarbeiter
Aufgaben
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Erstellung von Gesprächs-Protokollen
aktive Überwachung von bereichsinternen Aktionspunkten
zentraler Kommunikationspunkt für alle Mitarbeiter des Bereichs
Organisation und Nachbereitung bereichsübergreifenden Veranstaltungen
Organisation und Abrechnung von Reisen
Bestellung von externen IT-Dienstleistern / Material
Controlling der Budgets für externe IT-Dienstleister
Administration der Budgetverwaltungs- und Arbeitszeitüberwachungs-Tools
Planung von abteilungsinternen Arbeitsplatz- bzw. Mitarbeiterumzügen
exali Berufshaftpflicht-Siegel
Das original exali Berufshaftpflicht-Siegel bestätigt dem Auftraggeber, dass die betreffende Person oder Firma eine aktuell gültige branchenspezifische Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen hat.
