04.08.2026 aktualisiert

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Interim Office Management | Executive Assistance | HR Management

Usingen, Deutschland
Deutschland
Personalfachkauffrau
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Personalfachkauffrau

Profilanlagen

Marion Ballweg Projekte.pdf

Über mich

• Assistenz auf allen Ebenen; auch im Top Management • Executive Assistant • Projektassistenz • Projektkoordination HR / People & Culture • Unterstützung bei der Bearbeitung/Umsetzung sämtlicher HR Vorgänge

Skills

KalenderverwaltungKommunikationDokumentenmanagementE-Mail-ManagementArbeitsverträgeArbeitsrechtAllgemeine Administrative UnterstützungInterim ManagementProjektmanagementOffice ManagementBüroabläufe Reise-KoordinationHr-UnterstützungProzess ManagementKoordinierendElektronische ReisekostenabrechnungE-RecruitingAssistenz der GeschäftsführungHR-BeratungWorkday
Ich unterstütze Sie projektweise in allen Bereichen des HR- und Office Managements.

Ich biete Ihnen Support im gesamten Employee-Life-Cycle Prozess im HR Management; operativ & konzeptionell und im Office-Bereich als Office Managerin, PMO und Assistentin der Geschäftsleitung.

Office Management

• Assistenz auf allen Ebenen; auch im Top Management
• Office Management
• Projektassistenz
• Projektkoordination


HR / People & Culture

• Unterstützung bei der Bearbeitung/Umsetzung sämtlicher HR Vorgänge - operativ und konzeptionell

• HR Generalist
• Personalbetreuung
• Personaladministration
• Payroll
• Recruiting
• HR Prozesse
• HR Digitalisierung


Langjährige Berufserfahrung, exzellente Qualifikationen und Tätigkeiten für namhafte Klienten aus unterschiedlichsten Wirtschaftsbereichen (Unternehmensberatung, Pharma, Finanzdienstleistung und Immobilien) machen mich zu einem wertvollen Business-Partner, der Sie effektiv unterstützen kann.

  • Langjährige Berufserfahrung
  • HR Management Expert
  • Personalfachkauffrau
  • Gute und schnelle Auffassungsgabe
  • Schnelle Einarbeitung, auch in komplexe Themen
  • Hervorragende EDV-, Internet- und Social Media Kenntnisse
  • Professionelle Kommunikation
  • Souveränes Auftreten
  • Freude am Umgang mit Menschen, gute Sozialkompetenz
  • Vielseitig einsetzbar
  • Verantwortungsbewusst, flexibel, selbstständige Arbeitsweise

Erfahrung

Berufserfahrungmehr als 10 Jahre
Freelancer seit2010

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischgutItalienischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Interim HR | Executive Assistant

Industrieunternehmen

50-250 Mitarbeiter

HR:
-HR Generalist - Support im gesamten Employee-Life-Cycle Prozess im HR Management; operativ & konzeptionell
-Unterstützung bei der Bearbeitung/Umsetzung sämtlicher HR Vorgänge - operativ und konzeptionell
-Recruiting / Active Sourcing / Employer Branding
-Bewerbermanagement
-Onboarding
-Offboarding
-Personaladministration
-Payroll-Schnittstelle
-Betreuung von Mitarbeitenden und Führungskräften
-Employer Branding
-HR Digitalisierung

Office Management:
-Interim Assistenz
-Termin- und Kalenderkoordination
-Reiseplanung
-Korrespondenz
-Vorbereitung von Meetings und Präsentationen
-Vertrauliche administrative Aufgaben
-Content Management
-Social Media Beiträge erstellen
-Social Media Kanäle pflegen
-Termin- und Reisemanagement
-Schnittstelle zwischen Management und Fachbereichen
-Projektkoordination

Interim HR Management | HR Prozessoptimierung | Office Management | Backoffice Administration

Industrie / Chemie

Industrie und Maschinenbau

250-500 Mitarbeiter

-Unterstützung der Personalleitung und der HR Business Partner in allen Bereichen des Tagesgeschäfts
-Durchführung aller Personalmaßnahmen im gesamten Employee Life Cycle
-Recruiting incl. Bewerbermanagement
-Betreuung und Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern als HR Business Partner / HR Generalist
-Payroll
-Payroll Plausibilitätsprüfungen (SAP)
-Fleet Management
-Erstellung von Berechnungsgrundlagen für geldwerte Vorteile und Steuerabzüge
-Enge Zusammenarbeit mit der Personalleitung, den HR Business Partnern vor Ort und dem HR Service im Ausland

Konzeptionell:

-Unterstützung und Mitwirkung bei der Neugestaltung von HR Prozessbeschreibungen und der Harmonisierung von HR Prozessen

-Mitwirkung bei der Optimierung der Zusammenarbeit zwischen den Local HR Business Partnern und den ausgelagerten HR Service Funktionen im Ausland




Executive Search Projektmanagement | Projektassistenz | PMO | Administrative Assistant

Executive Search

Sonstiges

250-500 Mitarbeiter

-Office Management / Administratives Projektmanagement
- Executive Assistant für 1-2 Partner
-Mitarbeit im Executive Search
-Management komplexer, parallel verlaufender Projekte und Prozesse
-Zusammenarbeit mit den Managing Partnern im operativen Tagesgeschäft und allen organisatorischen / administrativen Belangen
-Ansprechpartner für internationale Kandidaten und Kunden auf Top-Management Ebene
-Übernahme verschiedener Projekte aus dem Kundenbereich
-Sicherstellung von reibungslosen administrativen Prozessen entlang des Executive Search Prozesses
-Kontaktpflege und Kommunikation | Schnittstelle zu Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsführung / Partnern




Executive Assistant & Office Management | Chief of Staff | Assistentin der Geschäftsleitung

Private Equity Unternehmen

Banken und Finanzdienstleistungen

50-250 Mitarbeiter

-Termin- und Kalendermanagement
-Koordination von komplexen Terminstrukturen und Fristen
-Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von nationalen sowie internationalen Geschäftsreisen
-Korrespondenz: Bearbeitung des Posteingangs, E-Mail-Postfächer und Abstimmung mit internen sowie externen Stellen
-Gremienarbeit und Inhaltliche Vorbereitung Sitzungsmanagement: Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Aufsichtsratstreffen oder -Hauptversammlungen inklusive Protokollführung
-Entscheidungsvorlagen: Erstellung von Präsentationen, Berichten, Statistiken und Entscheidungsgrundlagen
-Sonderaufgaben: Verfassen von Entwürfen, Memos oder Reden (teilweise als Ghostwriter)
-Projektmanagement undSchnittstellenmanagement: Zentrale Kommunikationsbrücke zwischen dem Vorstand, den Fachabteilungen und externen Partnern
-Projektarbeit: Eigenverantwortliche Steuerung und Überwachung von bereichsübergreifenden Projekten oder Change-Prozessen.

HR Generalist CTO | HR CoordinatorAssistenz Global Head of HR

Automotive

Automobil und Fahrzeugbau

500-1000 Mitarbeiter

  • Assistenz des Personalleiters / Global Head of HR
  • Mitarbeit bei allen CTO HR Angelegenheiten (Technisches Personal)
  • Konzeptionelle und administrative HR Sachbearbeitung
  • Onboarding
  • Bewerbermanagement
  • Mitwirkung bei der Einführung, Konzeption und Umsetzung der e-Akte (Überführung in die Digitale Version) -Unterstützung bei Prozessen bezgl. e-Akte / Digitale Personalakte




Interim Assistent Conventions, Travel & Incentives | Veranstaltungsplanung | Reisemanagement

alle Branchen

Konsumgüter und Handel

250-500 Mitarbeiter

Assistenz Eventmanagement
Meetings, Incentives, Kongresse, Events / Branche: Konsumgüter


Vorstandsassistentin

Pharma-Unternehmen

Pharma und Medizintechnik

500-1000 Mitarbeiter

-Administrative Unterstützung des Vorstands
-Termin- & Reisemanagement
-Vorbereitung von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen
-Allgemeine Unterstützung der Vorstandsassistentin bei Urlaub und Krankheit
-Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
-Planung, Koordination und Organi­sation von Terminen sowie nationalen und internationalen Geschäftsreisen
-Kontinuierliches Nachhalten und Verfolgen von Vorgängen, Fristen und Projekten
-Persönlicher, telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Geschäftspartnern, Kunden und Ansprechpartnern weltweit
-Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben, insbesondere Sekretariatsorganisation, Rechnungsprüfung und Reisekostenabrechnung
-Vorbereitung von Präsentationen einschließlich der Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
-Organisation und Betreuung nationaler sowie internationaler Besucher
-Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben und Projekten

Executive Assistant

Management- und Unternehmensberatung

Sonstiges

250-500 Mitarbeiter

Kalender- & Zeitmanagement
Proaktive Planung: Verwalten komplexer, dynamischer Terminkalender über verschiedene Zeitzonen hinweg.
Risiko- & Konflektmanagement: Eigenständiges Erkennen von Terminüberschneidungen und Risiken sowie schnelles Umpriorisieren.
Lösungsorientierung: Pragmatisches Handeln mit minimaler Aufsicht und professionelle Kommunikation an alle Beteiligten.
Reisemanagement
Organisation: Planung anspruchsvoller Geschäftsreisen inklusive Visabeschaffung und Reisedokumente.
Vorbereitung: Erstellung detaillierter Reisepläne und Bereitstellung aller relevanten Begleitunterlagen.
Kommunikation & Schnittstelle
Multi-Kanal-Handling: Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und MS-Teams-Anfragen.
Priorisierung: Entwerfen von Antworten, Weiterleitung von Anliegen und Tracking dringender Folgemaßnahmen.
Beziehungsmanagement & Vertraulichkeit
Netzwerk: Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen (intern/extern) in der gesamten EMEA-Region.
Discretion: Professioneller und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
Business Development & Partner-Support
Vertriebsunterstützung: Proaktive Hilfe bei der Kundenakquise und beim Beziehungsaufbau.
Kontaktpflege: Überblick über Zielunternehmen, Ansprechpartner und strategische Ziele.
Event- & Meeting-Organisation: Koordination von Kundenterminen, Vorbesprechungen, Geschäftsessen und Veranstaltungen.

Executive Assistant

Private Equity Unternehmen

Banken und Finanzdienstleistungen

250-500 Mitarbeiter

-Administrative & organisatorische Aufgaben
-Planung, Vor- & Nachbereitung von Meetings
-Terminkoordination & Kalenderpflege
-E-Mail Management
-Dokumenten- und Datenmanagement
-Digitale Ablagesysteme &
-Reisemanagement
-Reisekostenabrechnung
-Kunden- und Mandantenkommunikation
-Projekt- und Aufgabenkoordination
-Schnittstellenmanagement intern & extern
-Administratives Projektmanagement
-Management komplexer, parallel verlaufender Projekte und Prozesse
-Zusammenarbeit mit den Managing Partnern im operativen Tagesgeschäft und allen organisatorischen / administrativen Belangen
-Ansprechpartnerin für internationale Kunden & Stakeholder auf Top-Management Ebene

HR Management | HR Generalist |

Verlagswesen

Medien und Verlage

50-250 Mitarbeiter

HR Management -kompletter Employee Lifecycle
-Recruiting
-Bewerbermanagement
-Onboarding
-Offboarding
-Vertragsmanagement
-Personalbetreuung

Personalsachbearbeiter | HR Generalist

Sozialer Bereich

Öffentlicher Dienst

50-250 Mitarbeiter

HR Management (Branche: Sozialer Bereich) – kompletter Employee Lifecycle
- Onboarding
-Offboarding
-Errechnung der Dienst-Zuschläge anhand der Dienstpläne
-Eingabe von Daten ins KGRZ (kommunales Gebietsrechenzentrum)
-enge Zusammenarbeit mit Pflegedienstleitung und Geschäftsleitung
-Payroll Schnittstelle
-alle HR Aufgaben vom Eintritt bis zum Austritt


Sachbearbeiter Talent Management | Personalentwicklung

Bank

Banken und Finanzdienstleistungen

500-1000 Mitarbeiter

HR Talent Management (Branche: Finanzen / Internationales Unternehmen
Durchführung und Organisation von HR-Entwicklungsmaßnahmen für Führungs- und Führungsnachwuchskräfte im In- und Ausland

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