Geschäftsinhaberin, freiberufliche Projekte, Immobilienwirtschaft, Office Management

- Erstellen von Reportings (Berichtwesen) zu unterschiedlichen Kennzahlen, z.B. offene Posten, Widersprüche, Objekteigenschaften, etc.
- Schreiben von Aufträgen zur Instandhaltung und Instandsetzung
- Budgetplanung und -überwachung
- Überwachung und Steuerung verschiedener Dienstleister
- Rechnungsbearbeitung: Prüfung sachlich, rechnerisch, inhaltlich sowie kontieren der Belege
- Prüfung und Plausibilisierung Nebenkostenabrechnung
- Betriebskosten anpassen und systemseitig buchen
- Durchführen von Mieterhöhungen und systemseitigen Anpassungen
- Durchführen von Buchungen und Korrektur von Sollstellungen
- Mietvertragsmanagement: Mietverträge und Nachträge erstellen, prüfen und systemseitige Ablage
- Systembetreuung
- Mieterkommunikation führen
- Bearbeitung von Versicherungsfällen
- Durchführen von Objektübergaben sowie Endabnahmen

- Prozessdefinition, Prozessgestaltung und Prozessoptimierung in den Bereichen Vermietung, Verwaltung, Forderungsmanagement/Mahnwesen, Instandhaltung/Instandsetzung, Sanierung und Rechnungsbearbeitung
- Mitgestaltung und Einführung von Systemen und Programmen zur Prozessdigitalisierung, z.B. Einführung eines Ticketsystems und einer Serviceanwendung zur Vorgangsüberwachung und Vorgangssteuerung
- Digitalisierung der Auftragsabwicklung durch Testen und Einführen eines Tools für Schadensmeldungen, Angebote und Beauftragungen im Bereich der Hausverwaltung
- Mitarbeiterschulungen
- Recruiting neuer Mitarbeiter
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Kontrolle der Kennzahlen in den Bereichen Vermietung, Rechnungsbearbeitung und Bestandsentwicklung
- Kontrolle von operativen Themen, wie Kautionsbearbeitung, Vermietungen, Mieterhöhungen, Rechnungsbearbeitung
- Erstellen von Reportings für den Auftraggeber und den Kunden
- Präsentationserstellung
- Planen und Durchführen von Veranstaltungen

- Erstellen eines Kriterienkatalogs zur Evaluierung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Beratung zu verschiedenen DMS für die Immobilienbranche
- Abstimmung mit verschiedenen Dienstleistern aus dem Bereich DMS
- Aufzeigen verschiedener Prozesse im Bereich von Hausverwaltungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten inkl. Aufbewahrungsfristen und Berechtigungskonzepten
- Präsentationserstellung

- Strategischer und operativer Aufbau der Hausverwaltung inkl. Prozessdefinition (Erstellung einer Prozesslandkarte) und Strukturierung
- Teamleitung für zentrale Dienste, u.a. inbegriffen Servicecenter, Betriebskosten, Forderungsmanagement
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Property Management für ca. 1.500 Einheiten

• Bearbeitung der Anliegen von Mietern und Eigentümern
• Rechnungsbearbeitung inkl. kontieren
• Bearbeiten von Dienstleistungs-, Wartungs- und Versorgungsverträgen
• Wohnungssanierungen vorbereiten und begleiten
• Mietvertragserstellung
• Versicherungsvorgänge bearbeiten
• Etc.

- Forderungsmanagement (Erstellen von Ausgangsrechnungen; Überwachung der Zahlungseingänge und Debitorenkonten; Mahnwesen)
- Internes Controlling (Erstellung und Bearbeitung verschiedener Übersichten, z.B. über Auftragsvolumen und Verbindlichkeiten)
- Bearbeitung von Rechnungen mittels CONCLUDE CONTROL
- Vorbereitung von Zahlläufen für verschiedene Kostengruppen, z.B. Betriebskosten, Baukosten
- Bearbeiten von Versicherungsschäden
- Schnittstelle zur Hausverwaltung (Kontrolle der Mietlisten, Kontrolle der Nebenkosten, Steuerung der Objektverwaltung)
- Bearbeiten von Bürgschaften (Vertragserfüllungsbürgschaften, Gewährleistungsbürgschaften, Mietbürgschaften) und Sicherheitseinbehalten

- Projektanzeigen und Werbung schalten
- Direktansprache potenzieller Kandidaten über soziale Netzwerke
- Bewerbungseingang überwachen
- Rekrutierung von Fach- und Führungskräften
- Beraterauswahl
- Interviews führen
- Aufbereiten von Lebensläufen
- Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses
- Überarbeitung der gesamten Recruiting-Prozesse über mehrere Standorte hinweg
- Mitwirkung bei Ausschreibungen
- Telefonkonferenzen einleiten und führen
- Beraterbetreuung
- Betreuung/Kontrolle der Projekteinsätze
- Überprüfung rechtlicher Aspekte bei Projekteinsatz und Vertragsabschluss
- Kundenbetreuung und Erstellen von Angeboten

- Projektanzeigen und Werbung schalten
- Rekrutierung von Fach- und Führungskräften
- Kandidatenauswahl
- Telefoninterviews mit Kunden und Kandidaten führen
- Vorstellungstermine beim Kunden vorbereiten und führen
- Aufbereiten von Lebensläufen und Kandidatenprofilen
- Telefonkonferenzen einleiten und führen
- Betreuung der Kandidaten und Kunden
- Betreuung/Kontrolle der Projekteinsätze
- Überprüfung rechtlicher Aspekte bei Projekteinsatz und Vertragsabschluss
- Erstellen von Vorvereinbarungen und Verträgen
- Meetings und IT-Skill-Schulungen abhalten und absolvieren

- Verwaltung/Vermietung - eigenverantwortlich - für ca. 1000 Wohneinheiten
- Beschwerdemanagement bei Mieter-, Kunden- und Mitarbeiteranliegen
- Einsatzkoordination der Facility Manager
- Erstellen von Abrechnungen
- Einmalbuchungen
- Beauftragen von Handwerkerleistungen über SAP
- Datenpflege über SAP
- Erstellen von Schreiben über SAP und Microsoft Office
- Erstellen von Mietverträgen
- Bearbeiten von Kündigungen
- Wohnungsvorabnahmen und Wohnungsendabnahmen durchführen
- Excel-Listen führen (Stellplätze, Bewerber Wohnungsamt, Bewerber für Gärten etc.)
- Bestandskontrolle der Wohnanlagen
- Auszubildende qualifizieren und einarbeiten

- Mitgliederverwaltung, Mitgliederaufnahme und Vermietung
- Datenpflege über GES
- Vermietung über das Programm IVM
- Aufnahme von Mitgliedern in die Genossenschaft
- Besichtigungen durchführen
- Beratung von Mietinteressenten
- Erstellen des Jahresabschlusses (abteilungsintern)
- Buchung der Genossenschaftsanteile der Mitglieder
- Erstellen von Verträgen
- Wohnungsübergaben vorbereiten und durchführen
- Betreuung Neubauprojekt "Am Ziegelwall" sowie Steuerung der Bauarbeiten
- Koordination der Handwerker
- Lieferantendisponierung

Abschluss: Immobilienkauffrau (IHK)
Aufgaben:
- Erstellen von Mietverträgen
- Erstellen von Kaufverträgen
- Inserate schalten im Internet sowie in Printmedien
- Wohnungsbesichtigungen mit Miet- und Kaufinteressenten durchführen
- Vertragsverhandlungen führen
- Objektüberbewachung und -betreuung
- Instandhaltungsplanung der verschieden Anlageobjekte
- Einsatzkoordination dritter Dienstleister
- Mieterbetreuung
- Betriebskostenabrechnungen
- Wohnungsübergaben durchführen
- Objektsanierung in Zusammenarbeit mit der Denkmalschutzbehörde
- Rechnungslegung
- Anlage von Mietkautionskonten in Zusammenarbeit mit verschiedenen Kreditinstituten