05.11.2026 aktualisiert

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Virtuelle Assistenz / Projektassistenz / Executive Assistant / Vertriebsassistenz

Ratingen, Deutschland
Nur Remote
Bachelor Professional of Business CCI
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Profilanlagen

Lebenslauf JH2026.pdf

Über mich

Freiberufliche Projektassistenz mit Erfahrung in Immobilien-, IT-, Telekommunikations- und Consulting-Projekten. Spezialisiert auf Projektkoordination, Termin- und Ressourcenmanagement, Reporting, Stakeholder-Kommunikation sowie administrative Projektsteuerung. Strukturierte, IT-affine Arbeitsweise.

Skills

GeminiChatGPTAsanaSlack
Office & Business:

MS Office
SAP
Oracle
Salesforce
LexOffice
Canva

Projekt & KI:

Notion, Slack, Asana
Google Workspace
Jira
ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity

Erfahrung

Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2024

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischGrundkenntnissePolnischverhandlungssicherSpanischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Projektassistenz / Teamassistenz Asset Management

Mileway Germany GmbH

Architektur und Bauwesen

250-500 Mitarbeiter

  • Unterstützung des Asset-Management-Teams bei der Steuerung operativer
  • Projekte
  • Koordination projektbezogener Aufgaben zwischen internen Fachbereichen
  • und externen Dienstleistern
  • Terminplanung, Nachverfolgung und Priorisierung offener Aufgaben
  • Erstellung von Management-Reportings und Präsentationen
  • Pflege projektbezogener Dokumentationen
  • Monitoring von Projektfortschritten, Fristen und offenen Aufgaben sowie
  • proaktive Nachverfolgung zur Sicherstellung der termingerechten Umsetzung
  • Unterstützung bei Vermietungsprozessen und Vertragsmanagement
  • Datenanalysen sowie Qualitätssicherung von Projektinformationen

Freiberufliche Virtuelle Assistenz | Business Support | Projektassistenz

Quick Office - JH
Freiberufliche virtuelle Assistenz mit mehrjähriger Erfahrung in der Unterstützung komplexer Projekte in den Bereichen Immobilien, IT, Telekommunikation und Consulting. Spezialisiert auf Projektkoordination, Termin- und Ressourcenmanagement, Reporting, Stakeholder-Kommunikation sowie administrative Projektsteuerung. Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher IT-Affinität und sicherem Umgang mit MS Office, modernen Collaboration-Tools und KI-gestützten Arbeitsmethoden.

Kernkompetenzen:

  • Projektkoordination & PMO Support
  • Termin- & Ressourcenmanagement
  • Reporting & Projektcontrolling
  • Stakeholder Management
  • Meetingmanagement & Protokollführung
  • Projektkommunikation
  • Dokumentationsmanagement
  • Präsentationen & Management Reports
  • Datenanalyse

Projektunterstützung im Rahmen einer Unternehmensübernahme

HMS - Düsseldorf

Sonstiges

10-50 Mitarbeiter

  • Koordination administrativer Abläufe
  • Einführung einer digitalen Dispositionssoftware
  • Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse
  • Vertragsmanagement & Buchhaltungsvorbereitung
  • Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern
  • Unterstützung der Mitarbeitereinführung in neue Systeme

Bereichsassistenz Vertrieb und Carrier Management

Plusnet GmbH

Telekommunikation

250-500 Mitarbeiter

  • Unterstützung laufender Vertriebsprojekte
  • Koordination zwischen Vertrieb, Carrier Management und weiteren Fachbereichen
  • Pflege projektbezogener Dokumentationen
  • Erstellung regelmäßiger Projektstatusberichte
  • Nachverfolgung offener Aufgaben
  • Unterstützung bei Prozessoptimierungen
  • Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für interne Abstimmungen

Selbstständige Immobilienberaterin

Engel & Völkers

Architektur und Bauwesen

250-500 Mitarbeiter

  • Akquise und Betreuung von Käufern, Verkäufern und Investoren
  • Erstellung von Vermarktungsstrategien und Exposés
  • Vorbereitung von Kaufverträgen sowie Koordination mit Notaren, Banken und weiteren Stakeholdern
  • Organisation und Steuerung administrativer Prozesse im Vermarktungsprozess
  • Eigenständige Büroorganisation sowie Kunden- und Dokumentenmanagement

Executive Assistant

Ikaros Solar BNL

Energie, Wasser und Umwelt

50-250 Mitarbeiter

  • Termin-, Reise- und Kalendermanagement
  • Koordination von Meetings einschließlich Vor- und Nachbereitung
  • Unterstützung bei Projektplanung und Nachverfolgung
  • Erstellung von Präsentationen, Reports und Auswertungen
  • Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen

Projektmitarbeiterin

KPMG

Wirtschaftsprüfung, Steuern und Recht

250-500 Mitarbeiter

  • Unterstützung des Projektteams bei Planung, Organisation und Koordination
  • Erstellung von Finanz- und Wirtschaftsanalysen
  • Entwicklung und Pflege von Excel-Auswertungen und Finanzmodellen
  • Datenaufbereitung und Erstellung von Reportings
  • Termin- und Aufgabenkoordination innerhalb des Projektteams
  • Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Executive Assistant / Interims Marketing Manager

Unibail Rodamco Westfield GmbH

Sonstiges

250-500 Mitarbeiter

  • Koordination von Vermietungsprozessen und Vertragsvorbereitungen
  • Betreuung von Mietern, Dienstleistern und internen Fachbereichen
  • Erstellung von Reportings, Präsentationen und Statistiken
  • Terminplanung und Koordination verschiedener Fachbereiche
  • Budgetüberwachung und Rechnungsprüfung über SAP
  • Organisation von Events und Marketingkampagnen
  • Umsetzung kleinerer Projekte sowie Vertragsmanagement

Kaufmännische Sachbearbeiterin

Stadtwerke Ratingen GmbH

Energie, Wasser und Umwelt

50-250 Mitarbeiter

  • Unterstützung der Projektabwicklung
  • Erstellung technischer Angebote und Datenpflege
  • Erstellung von Präsentationen für Fach- und Abteilungsleitungen

Kaufmännische Sachbearbeiterin Personal

Lionstarter GmbH

Sonstiges

10-50 Mitarbeiter

  • Personaladministration und Pflege von Personalakten
  • Erstellung von Bescheinigungen und Dokumenten
  • Mitwirkung an Personalprojekten

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