22.10.2026 aktualisiert

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PMO Consultant | Projektkoordination | Executive Search Consultant | Business Operations

Hildrizhausen, Deutschland
Weltweit
Studium BWL/Digitalisierungsmanager CDO/Digital Business Innovator DBI/
Hildrizhausen, Deutschland
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Studium BWL/Digitalisierungsmanager CDO/Digital Business Innovator DBI/

Profilanlagen

Zertifikat-CDO-Janine Schmid_2.pdf
Zertifikate-DBI-Janine Schmid_1.pdf
Zertifikate-Suchmaschinenmarketing-Janine Schmid_1.pdf
Zertifikat-Business-Innovator-Workshop-Janine Schmid.pdf
Zertifikat Projektmanagement Flughafen Stuttgart.pdf
Zertifikat_Projektmanagement Basis Kurs Star Campus.pdf
20260925_Janine_Schmid_Freelancerprofil_PMO.pdf

Über mich

PMO, Projektkoordination, Business Operations, Executive Support und Executive Search: Ich entlaste Projektverantwortliche, Geschäftsführungen und Personalberatungen strukturiert, diskret und umsetzungsstark – auch im SAP-S/4HANA- und C-Level-Umfeld.

Skills

Executive SearchProjektmanagementProjektzusammenarbeitPersonalberatungWorkflowsPräsentationenBack OfficeProjektunterstützung
PMO, Projektmanagement & Projektkoordination
• Unterstützung von Projekt- und Testmanagement
• Projektadministration, Statusübersichten sowie Aufgaben-, Fristen- und Maßnahmenverfolgung
• Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings
• Protokolle, Reportings, Präsentationen und Projektunterlagen
• Schnittstellen- und Stakeholdermanagement
• Projektcontrolling, Budgets und Forecasts
• Kaufmännische Projektabwicklung: Verträge, Nachkalkulationen und Rechnungen
• Standortverlagerungen und Strukturprojekte
• Projekterfahrung im SAP-S/4HANA-Umfeld

Executive Search, Recruiting & Kandidatenmanagement
• Executive-Search-Mandate im C-Level- und Führungskräfteumfeld
• Analyse von Stellen- und Anforderungsprofilen
• Kandidatenrecherche, Active Sourcing, Direktansprache und Screening
• Strukturierte telefonische und persönliche Interviews
• Vertrauliche Kandidatenberichte, Dossiers und Präsentationsunterlagen
• Aufbereitung von Werdegang, Motivation, Wechselgründen und Kompetenzen
• Kandidatenvorstellung und Begleitung von Auswahlprozessen
• Kommunikation zwischen Auftraggebern, Kandidaten und Beratern
• Kundenberatung und Prozesssteuerung bis zur Besetzungsentscheidung

Business Operations & Executive Support
• Entlastung von Geschäftsführungen und Optimierung von Backoffice-Prozessen
• Termin-, Reise- und Meetingorganisation
• Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reportings
• Prozessdokumentationen, Checklisten, Vorlagen und digitale Workflows
• Koordination interner und externer Ansprechpartner
• Angebots- und Rechnungswesen sowie DATEV-Zuarbeit
• Organisation interner Veranstaltungen und Sonderthemen

HR-Support & Personaladministration
• Bewerbermanagement und Interviewkoordination
• Vertragswesen, Personaladministration und Onboarding
• Employee-Life-Cycle-Support und Pflege von Personalunterlagen
• Employer Branding und Recruiting-Prozesse
• Kommunikation mit Mitarbeitern, Führungskräften und externen Ansprechpartnern

IT-Kenntnisse
Microsoft 365, Jira, Confluence, Monday, Trello, Notion, Slack, Zoom, Calendly, LinkedIn Recruiter Lite, Sales Navigator, XING TalentManager, Hunter, Compana, Cobra CRM, SmartCRM, Salesforce, SAP PPM, SAP ERP, SAP HR/HCM, ELO Enterprise, DATEV, WordPress, Elementor Pro, Adobe Creative Cloud, Canva, CapCut, Google Ads, Google Analytics, Contentbird, Elopage, ChatGPT, RIWA, WebGIS, 3D-CAD Pytha, ROMA

Branchenschwerpunkte
IT, SAP Consulting, Softwareentwicklung, Start-ups, Executive Search, Personalberatung, HR Consulting, Engineering, technische Dienstleistungen, Unternehmensberatung, Business Operations, Prozessoptimierung, Aviation, Immobilienmarketing, Medienproduktion, Marketing, Kreativwirtschaft, Coaching und Small Business.

Erfahrung

Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2021

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischgutPortugiesischGrundkenntnisseSpanischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Virtuelle Assistenz der Geschäftsleitung

Architektur und Bauwesen

< 10 Mitarbeiter

Steuerung des operativen Backoffice
• Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
• Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft

HR Consultant

Personalberatung/Headhunter

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

  • Unterstützung einer Personalberatungsboutique in sämtlichen Belangen (Kandidaten Screening, Führen von Gesprächen, Erstellung von Kandidatenprofilen, etc.)

Coach/Berater für Einzelunternehmer

< 10 Mitarbeiter

• Beratung von Einzelunternehmern im Bereich Selbstmanagement, Zeit- und Ressourcenplanung
• Entwicklung von individuellen Strukturen und Methoden für Produktivität und Organisation
• Konzeption und Umsetzung von Social-Media-Strategien zur Kundengewinnung und Markenstärkung
• Gestaltung von Markenauftritten und digitalen Inhalten

Management Assistant, Senior Project Manager, PMO Support

SAP-Beratungshaus (Start-Up)

Internet und Informationstechnologie

< 10 Mitarbeiter

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen
• Planung, Organisation und Leitung des kompletten Standortwechsels inkl. Logistik, Raumplanung und behördlichen Prozessen
• Einführung und Optimierung interner Strukturen, Aufbau regelmäßiger Meetings und Protokollführung
• Verantwortung im Recruiting & Personalwesen: Active Sourcing, Führen von Interviews, Vertragswesen, Onboarding
• Entwicklung und Umsetzung von Employer Branding-Maßnahmen (z. B. Onboarding-Box)
• Erstellung von Geschäftsdokumenten, Forecasts, Statistiken sowie Bearbeitung von Belegen in DATEV
• Organisation von Geschäftsreisen, Reiseplanung und umfassendes Office-Management

Headhunter/Consultant (C-Level & Middle Management)

Headhunter

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

• Eigenverantwortliche Komplettabwicklung von Suchmandaten (Mittelmanagement + C-Level) im Bereich Executive Search
• Kandidaten-Screening: Analyse von Profilen, Lebensläufen und Eignung im Abgleich mit Anforderungsprofilen
• Durchführung von telefonischen und persönlichen Interviews mit Führungskräften und Spezialisten
• Erstellung von Kandidatenberichten und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung und Kunden
• Persönliche Vorstellung der Kandidaten beim Kunden sowie Begleitung des Auswahlprozesses bis zum
Vertragsabschluss
• Schnittstelle zwischen Kandidaten und Auftraggebern, inklusive Beratung beider Seiten im Entscheidungsprozess

Projektassistenz & Personalreferentin

Dienstleister für Engineering-, Software- und IT-Projekte

500-1000 Mitarbeiter

• Eigenständige Abwicklung von Projekten inkl. Erstellung von Verträgen, Forecasts und Nachkalkulationen
• Erstellung von Rechnungen, Mahnwesen und statistische Auswertungen
• Unterstützung des Vertriebs bei Angebotsprozessen und Projektkoordination
• Pflege interner Systeme (z. B. Mitarbeiterportal) sowie allgemeine Büroorganisation
• Betreuung von Mitarbeitenden im laufenden Arbeitsverhältnis (Vertragswesen, Personalunterlagen, Anfragen)
• Durchführung und Begleitung von Vorstellungsgesprächen
• Verwaltung von Reisekosten- und Auslagenabrechnungen
• Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden und internen Abteilungen

Consultant Permanent Placement

Einer der drei größten Personaldienstleister weltweit

>10.000 Mitarbeiter

• Eigenständige Verantwortung für den kompletten Recruiting-Prozess im 360°-Modell
• Kundenakquise und Beratung mit Fokus auf langfristige Partnerschaften („Trusted Advisor“)
• Active Sourcing, Bewerbermanagement und Begleitung im gesamten Prozess
• Erstellung und Veröffentlichung zielgerichteter Stellenanzeigen in Jobportalen & Social Media
• Vertragsverhandlungen und zentrale Schnittstellenfunktion (SPOC) zwischen Kunden und Kandidaten

Teamassistentin Immobilienmarketing/-vertrieb & Werbung

Großer süddeutscher Flughafen

500-1000 Mitarbeiter

• Unterstützung im Projektmanagement (SAP PPM), Büroorganisation und Marketingaktionen
• Erstellung und Gestaltung von Präsentationen, Exposés, Printprodukten und Social-Media-Beiträgen
• Kommunikation mit Miet- und Werbeflächeninteressenten inkl. Angebotserstellung, Akquise und Sicherheitsbereichsbetreuung
• Organisation von Events (Werbeaktionen, Film-/Fotoshootings, Kinderflughafen) inkl. Abstimmung mit Bundespolizei und Sicherheitsdienst
• SAP-gestützte Bearbeitung von Personalthemen, Bestellungen, Rechnungen und CRM-Pflege

Zertifikate

Chief Digital Officer (CDO)

Karriere Tutor

2019

Digital Business Innovator (DBI)

Karriere Tutor

2018

Suchmaschinen Manager

Karriere Tutor

2018

Projektmanagement inkl. Tool Schulung SAP PPM

Flughafen Stuttgart GmbH

2017

Projektmanagement Basis

Star Engineering GmbH / Star Cooperation GmbH

2011

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