18.06.2026 aktualisiert
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Erfahrene Executive Assistant & Projektkoordination (DE/EN/FR/PT, remote)
Berlin, Deutschland
Weltweit
Wirtschaftsfachwirtin (ILS Hamburg, 2015)Über mich
Erfahrene Managementassistenz & Projektkoordinatorin. Fokus: Termin- und Reisemanagement, Besprechungsvorbereitung, Korrespondenz DE/FR/EN/PT, strukturierte Unterstützung. Remote, verlässlich, eigenständige und organisierte Arbeitsweise.
Skills
KalenderverwaltungAllgemeine Administrative UnterstützungInformationsbeschaffungOffice ManagementOnline-RechercheAblauforganisationProfessionelle KundenbetreuungProjektzusammenarbeitStakeholder ManagementReise-KoordinationReiseplanungAssistenz der GeschäftsführungBuchhaltungseinträgePersönliche Assistenz
Geschäftsführungs- und Managementassistenz
Langjährige Erfahrung als Executive Assistant in KMU und einem Konzern. Unterstützung von Geschäftsführungen, Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, internen Abteilungen und externen Partnern sowie Koordination organisatorischer und kommunikativer Aufgaben. Erfahrung als Geschäftsführerin in kleinen Unternehmen. Mitwirkung bei der operativen Steuerung und beim Verkauf eines Unternehmens.
Projektkoordination und Eventmanagement
Planung, Organisation und Durchführung von Projekten und Netzwerkveranstaltungen in Präsenz, hybrid und digital. Gesamtkoordination inkl. Eventkonzeption, Ablaufsteuerung, Steuerung von Dienstleistern und Teilnehmermanagement.
Organisationsmanagement und Prozessoptimierung
Strukturierter Aufbau und Führung operativer Abläufe. Entwicklung und Optimierung von Arbeits- und Organisationsprozessen mit dem Ziel, Effizienz und Qualität in der Ablauforganisation nachhaltig zu steigern. Eigenverantwortliche Steuerung administrativer Tätigkeiten.
Datenpflege, Reporting und Dokumentenmanagement
Analyse und Aufbereitung von Daten zur Unterstützung operativer Entscheidungen, Erstellung strukturierter Reports und Auswertungen sowie Qualitätssicherung. Verwaltung und Pflege von Verträgen und Dokumenten im Rahmen der administrativen Unterstützung von Geschäftsführungen und Projektteams.
Stakeholdermanagement
Betreuung von Stakeholdern vor, während und nach Projekten und Veranstaltungen sowie Zusammenarbeit mit Verbänden, Partnerorganisationen, Sponsoren und Dienstleistern.
Digitale Tools und Systeme
Sicherer Umgang mit MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), grundlegende Erfahrung mit Power BI sowie hohe digitale Affinität und Routine im Umgang mit digitalen Arbeitswerkzeugen, künstlicher Intelligenz und Remote-Strukturen.
Erfahrung
Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2015
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischgutFranzösischMuttersprachePortugiesischverhandlungssicherSpanischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Analyse und Aufbereitung von betriebsärztlichen Daten zur Unterstützung operativer Entscheidungen, Erstellung strukturierter Reports und Auswertungen sowie Qualitätssicherung und Optimierung von Datenprozessen.
Planung, Organisation und Durchführung von Netzwerkveranstaltungen (Präsenz, hybrid, digital), Gesamtkoordination des Deutschen Demografie Preis inkl. Eventkonzeption, Ablaufsteuerung und Umsetzung, Zusammenarbeit mit Verbanden, Partnerorganisationen, Sponsoren und Dienstleistern, Steuerung von Eventlogistik, Teilnehmermanagement und Kommunikationsmassnahmen, enge Abstimmung mit internen Teams sowie Betreuung von Stakeholdern vor, wahrend und nach Veranstaltungen.
Alleinige Assistenz eines VP.
Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Veranstaltungen, Betreuung internationaler Gäste aus Wirtschaft und Politik, Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, internen Abteilungen und externen Partnern sowie Unterstutzung bei organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.