Business Analysis Manager, Senior Business Analyst IT, Business Analyst IT

Rolle: Product Owner Module Contracts / Software Validierung / User Acceptance Test

Ziel des Projektes war die Einführung und das Customizing von IVALUA mit den Modulen Supplier Information Management, Contract Management und Sourcing, im ersten Schritt für die Verwaltung von Lieferantenstammdaten und Vertragsdaten im agilen Vorgehen nach SCRUM in einem heterogenen System- und Organisationsumfeld.
Verantwortlich für den Aufbau und die Pflege des Product Backlogs in JIRA zur Definition des Projektumfangs für die Moduleinführung zum Vertragswesen, incl. Definition der Anforderungen und Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern (bereichsübergreifend). Durchführung des Sprint Planning mit dem externen Development Team und Abstimmung der relevanten internen Zuarbeiten aus unterschiedlichen Fachbereichen, u.a. IT, Legal, Compliance. Durchführung von Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung der zukünftigen Prozesse, inkl. Definition von Geschäftsregeln zur Steuerung der automatisierten Freigaben und Workflows. Beschreibung der Product Backlog Items in Form von User Stories und Modellierung der abgestimmten Geschäftsprozesse als EPK in ARIS.
Planung des Go-Live nach Erhebung und Analyse der vorhanden Lieferanten- und Vertragsunterlagen und der jeweiligen Aufbewahrungssituation (analog/digital) für den Initial-Load der Pilotregionen. Erarbeitung eines generellen Go-Live Cookbooks für die weiteren Regionen für den konzernweiten zukünftigen Roll-out (für 28 Länder in Europa).
Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des Moduls. Neben den üblichen Sprint Demos und Retros wöchentliches Reporting an das Leadership Team  zu Status, Prioritäten, Risiken, Fortschritt und nächste geplante Schritte.
Weiterhin verantwortlich für die erfolgreiche Durchführung der Software Validierung nach GAMP5 für die Pharma Industrie in Adaption zum V-Modell.

Kenntnisse:
Scrum, Scrum Product Owner, CSPO, V-Modell, Good Automated Manufacturing Practice, Projektmanagement/Projektleitung, Prozessmanagement, Softwarevalidierung, Acceptance Test, User Acceptance Test, Prozessentwicklung, Prozessberatung, Prozessdokumentation, Anforderungsanalyse, User Stories, Acceptance Criteria, Workshop, Moderation, Präsentation, Risikomanagement, Lenkungsausschuss, Stakeholdermanagement, User Journey

Eingesetzte Produkte:
Ivalua, Atlassian JIRA, ARIS, MS PowerPoint, MS Office, MS Teams, MS SharePoint

Rolle: Agile Coach / Scrum Master

Schulung und Coaching des Projekt Teams begleitend zu einer Software-Implementierung im agilen Vorgehen nach SCRUM. Schulung des Projektteams im agilen Vorgehen an mehreren Standorten in Europa, da dies das erste agile Projekt in diesem Fachbereich war. Facilitation von Refinement Sessions, Sprint Planning, Daily Scrums, Sprint Reviews und Sprint Retrospectives mit dem Scrum Team.
Training und Coaching des agilen, internen Teams bestehend aus bis zu 5 Projekt Ressourcen.

Kenntnisse: Scrum, Scrum Master, Coaching, Schulung, Erwachsenenbildung

Eingesetzte Produkte: Atlassian JIRA, MS Teams, Miro

Rolle: Product Owner Module Contracts / Software Validierung / User Acceptance Test

Ziel des Projektes war die Einführung und das Customizing von IVALUA mit den Modulen Supplier Information Management, Contract Management und Sourcing, im ersten Schritt für die Verwaltung von Lieferantenstammdaten und Vertragsdaten im agilen Vorgehen nach SCRUM in einem heterogenen System- und Organisationsumfeld.
Verantwortlich für den Aufbau und die Pflege des Product Backlogs in JIRA zur Definition des Projektumfangs für die Moduleinführung zum Vertragswesen, incl. Definition der Anforderungen und Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern(bereichsübergreifend). Durchführung des Sprint Planning mit dem externen Development Team und Abstimmung der relevanten internen Zuarbeiten ausunterschiedlichen Fachbereichen, u.a. IT, Legal, Compliance. Durchführung von Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung der zukünftigen Prozesse, inkl. Definition von Geschäftsregeln zur Steuerung der automatisierten Freigaben und Workflows. Beschreibung der Product Backlog Items in Form von User Stories und Modellierung der abgestimmten Geschäftsprozesse als EPK in ARIS.
Planung des Go-Live nach Erhebung und Analyse der vorhanden Lieferanten- und Vertragsunterlagen und der jeweiligen Aufbewahrungssituation (analog/digital) für den Initial-Load der Pilotregionen. Erarbeitung eines generellen Go-Live Cookbooks für die weiteren Regionen für den konzernweiten zukünftigen Roll-out (für 28 Länder in Europa).
Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des Moduls.
Neben den üblichen Sprint Demos und Retros wöchentliches Reporting an das Leadership Team  zu Status, Prioritäten, Risiken, Fortschritt und nächste geplante Schritte.
Weiterhin verantwortlich für die erfolgreiche Durchführung der Software Validierung nach GAMP5 für die Pharma Industrie in Adaption zum V-Modell.

Kenntnisse: Scrum Product Owner, CSPO, V-Modell, Good Automated Manufacturing Practice, Projektmanagement/Projektleitung, Softwarevalidierung, Acceptance Test, User Acceptance Test, Prozessentwicklung, Prozessberatung, Prozessdokumentation, Anforderungsanalyse, User Stories, Acceptance Criteria, Workshop, Design Thinking, Moderation, Präsentation, Risikomanagement, Lenkungsausschuss, Stakeholdermanagement, User Journey

Eingesetzte Produkte: Ivalua, Atlassian JIRA, ARIS, Powerpoint, MS Office 2013, Microsoft Sharepoint

Rolle: Beratung Prozess und Governance

Erfolgreiche Einführung eines Procurement Excellence Teams als strategischen Ansatz im indirekten Konzerneinkauf, welches darauf ausgerichtet ist die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen für die zugeordneten Warengruppen zu optimieren und für 28Länder zu standardisieren.
In diesem Zusammenhang Analyse der existierenden Prozesse auf ihren Reife- und Abdeckungsgrad. Entwicklung von optimierten Standardprozessen als End-to-End Betrachtung  (procure 2 pay) und Identifikation von Digitalisierungspotentialen, Umsetzung der Digitalisierung in separaten Projekten. Gründung einer Prozessbibliothek der Soll-Prozesse für den Konzerneinkauf und Dokumentation der Prozesse in ARIS, Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungszykluses.
Identifikation und Definition von Services, welche sich für die Ausführung durch das konzerneigene Shared Service Center (SSC) mit Sitz in Vilnius eignen. Übergabe dieser Services an das SSC, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und Coachings für die Mitarbeiter im SSC. Begleitung der Transition sowohl auf der abgebenden, als auch auf der übernehmenden Seite.
Anpassung der Einkaufsrichtlinie, Erstellung von organisatorischen Anweisungen in Form von SOPs (Standard Operating Procedures), sowie Entwicklung von Templates und Formularen. Entwicklung eines Services Katalogs.
Fachliche Entwicklung des Excellence Teams durch Schulungen und individuellen Coachings, sowie Durchführung von Recruitingmaßnahmen.
Basierend auf den Ergebnissen einer Stakeholder Analyse, Aufsetzen und Durchführung von Aktivitäten, um die erfolgreiche Implementierung neuer Methoden, Prozesse und Tools sicherzustellen. Entwurf von Umfragen und Interviews zur Informationserhebung, Durchführung von Workshops, Coachings und Trainings.
Schnittstellenfunktion und Stakeholdermanagement mit den Fachabteilungen, z.B. Compliance, Sustainability ,Legal, HR, etc.
Direkte Berichterstattung an Head of Corporate Procurement & Governance.

Kenntnisse: EPK, Coaching, Changemanagement, Governance, Workshop, Prozessberatung, Prozessdokumentation, Prozessentwicklung, Einkaufsprozesse, Beschaffung, Category Management, SIPOC, Stakeholdermanagement, Standard Operating Procedures SOP, Risikomanagement, Moderation, Präsentation, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Eingesetzte Produkte: ARIS, MSOffice, MSTeams, Sharepoint

Rolle: Scrum Master

Konzeption und Durchführung eines Workshops für einen Corporate Procurement Fachbereich zur Schärfung des Verständnisses für agiles Projektvorgehen generell und für die Rolle des Product Owners im Besonderen.
Ziel des Workshops war die Einführung und Klärung der für Scrum relevanten Rollen, Events und Artefakte mit einem besonderen Fokus auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Product Owners. Weiterhin wurde iteratives Vorgehen in agilen Projekten demonstriert und an einer Simulation in Arbeitsgruppen erprobt und reflektiert. Ergänzend wurde auf Basis einer Stacey Matrix die Abwägungen für den Einsatz von agilem Vorgehen für unterschiedliche Aufgaben und Initiativen, welche im Corporate Procurement  Fachereich aktuell angesiedelt sind, geschult und transparent gemacht.

Kenntnisse:
Scrum, Scrum Master, Scrum Product Owner, CSPO, Workshop, Präsentation, Moderation, Changemanagement, Stakeholdermanagement, Agile, Coaching

Rolle: BPMN Consultant

Ziel des Projektes war die Entwicklung eines End-to-End Prozesses für die Ausschreibung und den Einkauf von Tiefbauleistungen für den deutschlandweiten Ausbau des Glasfasernetzes.
In diesem Zusammenhang Durchführung einer Analyse zur IST-Prozess Situation und Identifikation der relevanten Stakeholder, rechtlichen Grundlagen und bestehenden Policies im Konzern. Erarbeitung eines SOLL-Prozess-Modells des Vergabeprozesses im strategischen Einkauf für den Glasfaserausbau (End-to-End als source to contract), incl. Beschreibung einer Digitalisierungs-Roadmap. Zur ersten Einordnung und Schneidung der Prozessbereiche Erarbeitung von SIPOC Modellen und anschließende Modellierung für IST und SOLL unter Verwendung der Notation BPMN in ARIS. Definition von Geschäftsregeln zur Steuerung des Workflows und in Vorbereitung für einen zukünftig automatisierten Prozess inkl. digitalen Freigaben.
Konzeption und Moderation von Anforderungs-Workshops, Reviews und Cross Checks zur Qualitätssicherung. Regelmäßige Präsentation im Stream Lead Jour-fixe und im Projekt Campus. Definition der Modellierungsstandards und Coaching des Projektteams mit Focus auf Anwendung und Einhaltung der Modellierungsstandards in ARIS für BPMN.

Kenntnisse:
BPMN, OOD, OOA, OOAD, Prozessberatung, Prozessentwicklung, Prozessdokumentation, SIPOC, Stakeholdermanagement, Roadmap, Workshop, Schulung, Beschaffung, Präsentation, Moderation, Interview, Organisationsberatung, Changemanagement, Prozessoptimierung, Geschäftsprozessanalyse, Business Rules

Eingesetzte Produkte:
ARIS, MS Office, MS Teams, Miro

Rolle: Fachbereichsleitung

Aufbau eines internationalen Business Analyse Fachbereichs als Teil eines globalen Shared Service Centers mit Sitz in Manchester, GB.
Entwicklung eines Service Katalogs zur Verbesserung der Service-Transparenz und der Standardisierung von BA Service-Angeboten. Definition der einzelnen Services, incl. einer detaillierten Servicebeschreibung, einer Listung möglicher Ergebnistypen, Bestimmung möglicher Zielgruppen oder -projekten. Abstimmung der SLAs/OLAs, sowie ggfs. Kosten auf individueller Ebene in Abhängigkeit zu Art und Umfang der Anfrage. Verbindliche Einbindung der Services in den Projekt-Lifecycle zur Verbesserung der Lieferqualität für die Projektziele.
Definition von Vorgehen und Festlegung von Standards. Aufbau eines Business Analyse Frameworks auf Basis BABOK (Business Analysis Body of Knowledge des International Institute of Business Analysis), abgestimmt auf agiles Projektvorgehen nach Scrum.
Recruiting und Ressourcing der Mitarbeiter (Festanstellung, Zeitvertrag oder Freelancer). Definition von Personal-Entwicklungsplänen basierend auf Capability Maps in Abhängigkeit zur jeweiligen Rolle. Definition von jährlichen Zielen für das Team als Ganzes und für die einzelnen Mitarbeiter, abgeleitet und heruntergebrochen von den globalen IT Bereichszielen. Durchführung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen (1-2-1s), Fachgruppentreffen (u.a. Focus Groups) und Team Meetings. Kontinuierliche Reflektion mit den Mitarbeitern zu Themen des täglichen Doings, dem Fortschritt der vereinbarten Ziele und der individuellen Entwicklungsinitiativen.
 Konzeption und Durchführung von Weiterbildungs-Massnahmen. Regelmäßiges Coaching und Weiterbildung der internen und externen Business Analysten, Product Ownern und User Researchern. Disziplinarische und fachliche Verantwortung für bis zu 20 Business Analysten, Product Owner und User Researcher in London, Manchester, Düsseldorf und New York. Budgetverantwortung für >GBP 1 Mio p.a.

Rolle: Projektleiter User Research & Business Analysis

Verantwortliche Leitung einer globalen User Research Initiative für mehrere Standorte in UK, USA, EU und Asien mit mehr als 130 Teilnehmern als Teil eines unternehmens-weiten User Experience Programms zur Optimierung der Arbeitsumgebung für die Anwender im anwaltlichen Bereich. Definition von Hypothesen zur Validierung. Identifizierung und Recruiting von potentiellen Interviewpartnern. Besondere Berücksichtigung von unterschiedlichen Benutzergruppen mit individuellen Bedürfnissen, z.B. mit Blick auf das gegebene Arbeitsumfeld (Entfernung zum Büro, Anteil Reisetätigkeit, etc.)
Entwicklung von Umfragen und Interviewskripten. Durchführung, Dokumentation und Analyse der aufgezeichneten Interviews. Ableitung von Personas und User Journeys. Identifizierung von technischen und prozessualen Optimierungspotenzialen. Übernahme der Ergebnisse in das IT-Projektportfolio des folgenden Geschäftsjahres.
In diesem Zusammenhang Aufbau eines Projekt Business Analyse Teams, fachliche und disziplinarische Verantwortung für 17 Business, Change und Projekt Analysten an Standorten in Großbritannien, den USA und Deutschland.

Kenntnisse:
Kommunikation, UX, User Research, Workshop, User Journeys, Personas, Usability, Changemanagement, Measureable Business Outcomes, Präsentation, Moderation, Adaption, Portfolio Management,

Eingesetzte Produkte:
Atlassian Jira, SharePoint, MS Office, MS Teams, Calendly, SurveyMonkey,

Rolle: Senior Business Analyst

Entwicklung und Umsetzung eines umfassenden Skill-Matrix-Ansatzes für den globalen Fachbereich „Information Technology & Innovation“ mit etwa 500 Mitarbeitern für die strategische Steuerung und Weiterentwicklung des Bereichs. Ziel dieses Projekts war es, eine klare und transparente Übersicht über die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter zu schaffen, um eine fundierte Basis für Personalplanung, Weiterentwicklung und organisatorische Entscheidungen zu gewährleisten.
Basis für die Vorbereitung zur Erhebung individueller Skill-Profile und Level war eine detaillierte Stakeholder-Analyse, um die Anforderungen und Perspektiven aller relevanten Interessengruppen zu erfassen. In enger Zusammenarbeit mit den Teamleitern werden anschließend individuelle Skill-Matrizen für verschiedene Fachbereiche und Aufgabenbereiche entwickelt, die die spezifischen Anforderungen, Arbeitsinhalte und Technologien reflektierten. Im Rahmen des Projekts kam der Schulung der Teamleiter eine entscheidende Rolle zu, um sicherzustellen, dass diese die Methodik und die Zielsetzung der Skill-Matrizen vollständig verstehen und effektiv anwenden können. Darüber hinaus wurden die Teams beim Ausfüllen der Matrizen begleitet, um eine hohe Qualität und Konsistenz der erhobenen Daten sicherzustellen.
Die gewonnenen Informationen wurden anschließend konsolidiert und analysiert, um dem Head of Staff Übersicht über vorhandene Kompetenzen und identifizierte Lücken zu liefern. Abgeleitet von den Ergebnissen wurde ein aktualisiertes Betriebsmodell (Target Operating Model) entwickelt, welches die strategische Ausrichtung des Bereichs unterstützt. Weiterhin ermöglichte die Analyse die Identifizierung von Qualifizierungs- und Ausbildungsbedarf sowie Personalbedarf, um gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter und zur Besetzung vakanter Positionen einzuleiten. Final flossen die Skill Matrizen in klare Rollenbeschreibungen ein, die ein klareres Bild auf Zuständigkeiten und Kompetenzen, sowie auf Erfahrungslevel in einzelnen Rollen ermöglichte. Diese Arbeitsergebnisse wurden zusätzlich für Stellenausschreibungen genutzt, die den Anforderungen der Fachbereiche entsprachen und die langfristige Entwicklung des Bereichs förderten.

Rolle: Teamleitung Change Management Workstream

Ziel des globalen User Experience Programms war die Analyse und Optimierung der Arbeitsumgebung und Arbeitsmittel an allen Standorten des Unternehmens, dies umfasste u.a. Hardware, Software, Meeting-Infrastruktur, Collaborative Tools und Dokumenten Management Systeme
Verantwortliche Leitung des Change Management Workstreams zur Gewährleistung einer erfolgreichen Implementierung und Adaption der neuen Arbeitsumgebung. Entwicklung und fortlaufende Verfeinerung eines umfassenden Change Management Fahrplans, der eng mit der Implementierungszeitleiste des Programms abgestimmt ist. 
Detaillierte Analyse und Berücksichtigung der Bedürfnisse individueller Nutzergruppen weltweit, einschließlich ihrer spezifischen Adaptionslevel und Präferenzen. Erstellung von User Journeys, um den Change Management Prozess nutzerzentriert zu gestalten und mögliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren. Durchführung einer umfangreichen Stakeholder Analyse zur Identifikation aller Projektbeteiligten in den Regionen North America, Central & Eastern Europe sowie Asia. Entwicklung einer angepassten Kommunikationsstrategie auf Grundlage der Analyseergebnisse, um alle Stakeholder effektiv zu involvieren und zu informieren. 
Koordination der Erstellung eines didaktischen Angebotsmixes für Endanwender, einschließlich: 
  - Digitaler und physischer Schulungsmedien.
  - Workshops und Veranstaltungen.
  - Floor Walking durch geschulte Support-Mitarbeiter. 
  - Schriftlicher und visueller Schulungsunterlagen.
Aufbau und Integration eines Multiplikatoren-Modells, um den Rollout in den internationalen Standorten zu unterstützen und die einzelnen Go-Live-Phasen effizient zu begleiten. Regelmäßige Präsentationen vor diversen Stakeholdergruppen, um Fortschritte, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren transparent zu kommunizieren. 
Entwicklung und Einführung eines Systems zur Erfassung und Messung der Adaption und Nutzerzufriedenheit. Definition klarer KPIs (Key Performance Indicators), um die Effektivität des Change Managements zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Kenntnisse:
Kommunikation, UX, User Research, Workshop, User Journeys, Digital Adoption, Changemanagement, Präsentation, Moderation, ADKAR

Eingesetzte Produkte:
Atlassian Jira, WalkMe, SharePoint, MS Office, MS Teams, Calendly, SurveyMonkey

Rolle: Teamleitung User Research

Ziel des globalen User Experience Programms war die Analyse und Optimierung von Arbeitsumgebungen und Arbeitsmitteln an allen Standorten des Unternehmens, dies umfasste u.a. Hardware, Software, Meeting-Infrastruktur, Collaborative Tools und Dokumenten Management Systeme.
Verantwortliche Leitung des User Research Workstreams, welcher Mitarbeiter und Standorte in Großbritannien, Europa, USA und Asien einband, um fundierte Erkenntnisse über Benutzerbedürfnisse und -verhalten zu gewinnen. Dabei konnten über 70 Teilnehmer aus verschiedenen geografischen und kulturellen Kontexten für die Mitarbeit an der Initiative gewonnen werden.
Definition und Validierung spezifischer Annahmen in Form von Hypothesen, die durch qualitative und quantitative Forschung überprüft wurden, um relevante Fragestellungen zu adressieren.Hierzu Identifizierung und Rekrutierung von Interviewpartnern. Auswahl und Ansprache geeigneter Teilnehmer. Die Auswahl erfolgte mit einem besonderen Fokus auf die Diversität der Benutzergruppen. Dies umfasst zur Förderung der Inklusion und der Barrierefreiheit zukünftiger Systeme auch Personen mit individuellen Bedürfnissen, beispielsweise Einschränkungen der Sehfähigkeit, des Gehörs oder der Mobilität.
Entwicklung von Forschungsinstrumenten, wie die Erstellung von Umfragen und Interviewskripten, die auf die Zielgruppen zugeschnitten sind und die explorative sowie bestätigende Forschung ermöglichen. Durchführung und Dokumentation der Interviews und Umfragen, Sicherstellung einer konsistenten Dokumentation der erhobenen Daten. Nutzung geeigneter Technologien zur Aufzeichnung der Interviews per Video zur anschließenden Auswertung und korrekten Erfassung, bzw. Wiedergabe der Voice of the Customer Aussagen.
Zur Analyse und Synthese Anwendung strukturierter Methoden wie Affinity Mapping, um aus den gesammelten Daten nutzerzentrierte Personas und User Storys abzuleiten. Welche wiederum genutzt wurden, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und Gestaltungsansätze zu entwickeln für die zukünftigen Arbeitsumgebungen. In diesem Zusammenhang Identifizierung von Schwachstellen in bestehenden Prozessen oder Interaktionen, und Erarbeitung von User Journeys zur Verbesserung der Benutzererfahrung.
Verantwortung für die Leitung eines internationalen Teilprojekts bestehend aus bis zu 8 Teammitgliedern, die sich aus internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern zusammensetzen. Aufgaben umfassen die Koordination, Anleitung und Sicherstellung der Qualität der Ergebnisse sowie die Steuerung der externen Dienstleister.

Kenntnisse:
Kommunikation, UX, User Research, Workshop, User Journeys, Personas, Usability, Changemanagement, Präsentation, Moderation, Adaption

Eingesetzte Produkte:
Atlassian Jira, SharePoint, MS Office, MS Teams, Calendly, SurveyMonkey,

Rolle: Product Owner/Projekt Manager

Bei diesem Projekt handeltes es sich um eine Inhouse-Entwicklung eines Managementsystems für Masseklageverfahren im agilen Vorgehen nach SCRUM. Ziel war es den einzelnen Arbeitsgruppen einen standortübergreifenden Zugriff auf alle eingehenden Klagen zu ermöglichen und individuell, manuell gepflegte Excel-Listen abzulösen. Anhand vom Inhalt der einzelnen Klagen wurden mit den Managing Partnern dieses Mandats Algorithmen entwickelt, welche die nächsten möglichen Schritte im Umgang mit der Klage/Klageerwiderung vorschlug. Eingebunden wurden weiterhin Funktionen zur Fristenverwaltung, Entwurf von Schriftsätzen, Zuweisung an verantwortliche Anwälte und Eskalationsstufen.
Verantwortlich für den Aufbau und die Pflege des Product Backlogs in JIRA zur Definition des Projektumfangs für die jeweilige Projektphase, inkl. Defintion der Anforderungen und Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern (bereichsübergreifend). Durchführung von Product Backlog Refinement Sessions, Sprint Planning, Sprint Demos und Sprint Retrospectives, zusammen mit dem Scrum Master. Coaching der Power User und Key Stakeholdern im agilen Vorgehen an mehreren Standorten in Deutschland und Großbritannien, da dies das erste agile Projekt im Unternehmen war.
Durchführung von Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung von Prozessen und Definition von Geschäftsregeln.
Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des jeweiligen Sprints. Coaching und Teaching des agilen Teams bestehend aus bis zu 8 Projekt Ressourcen.
Neben den üblichen Sprint Demos und Retros regelmäßiges Reporting an das Leadership Team und die Business Owner zu Status, Prioritäten, Fortschritt und nächste geplante Schritte.
In 2017 mit dem firmeninternen Global Center Annual Award für die schnelle und erfolgreiche Life-Setzung des ersten Releases ausgezeichnet.

Kenntnisse:
Scrum Product Owner, Scrum, Projektleitung, Anforderungsanalyse, Requirements Management, Prozessentwicklung, Prozessberatung, Prozessdokumentation, Produktentwicklung, Design Thinking, Changemanagement, GUI, Acceptance Test, Abnahme, Workshop, Agile Coach

Eingesetzte Produkte:
Atlassian JIRA, Atlassian Confluence, MS Teams, MS Office, cPlace

Rolle: Project Manager & Senior Business Analyst

Leitung von oder Beratung bei verschiedenen internationalen Ausschreibungsverfahren. Durchführung und Auswertung von Anforderungs- und Marktanalysen. Durchführung von Request for Proposal/Request for Information Verfahren. Koordination und Auswertung von Supplier Präsentationen.
Ausschreibung und Auswahlverfahren für Softwarelösungen, z.B. für Rechnungsworkflows, Übersetzungen, eDiscovery, Raumbuchungen u.a. Ausschreibung und Auswahlverfahren für Dienstleister, z.B. für User Experience, User Research, Archivierung von physischen Akten und Managed Services.

Rolle: Product Owner & Senior Business Analyst

Interne Weiterentwicklung eines bestehenden Knowledge Management Systems (Eigenentwicklung) zur Verwaltung von Gesetzestexten, Kommentaren zu Gesetzestexten, Schriftsätzen, etc. für die anwaltliche Arbeit im agilen Vorgehen nach SCRUM. Ziel war eine Verbesserung der User Experience, welche durch eine Optimierung der Antwortzeiten bei komplexen Suchanfragen von durchschnittlich 3 Sekunden auf unter 0.1 Sekunden erreicht werden konnte. Ergänzend hierzu wurde die Oberfläche im Look & Feel überarbeitet, um den Zugang zu Informationen und Suchergebnissen zu erleichtern.
Verwaltung des Product Backlogs in JIRA, Priorisierung der Arbeitspakete in enger Absprache mit den Stakeholdern. Durchführung von Product Backlog Refinement Sessions, Sprint Planning, Sprint Demo und Sprint Retrospectives. Coaching der Power User und Key Stakeholdern im Agilen Vorgehen an mehreren Standorten in Deutschland und Österreich.
Anforderungs- und Datenanalyse, sowie Gestaltung von Prozessen für das Housekeeping, um die Qualität der Suchergebnisse durch die Qualität und Aktualität der einzelnen Knowledge Article zu unterstützen. Beschreibung der Anforderungen in Form von User Stories. Konzeption der User Acceptance Tests mit Definition des generellen Vorgehens, Erstellung der Test Case Unterlagen, Identifikation und Schulung der Test User, Begleitung bei der Durchführung der eigentlichen Testschritte und Auswertung der Ergebnisse bis zur finalen Abnahme des jeweiligen Sprints.
Coaching und Teaching des agilen Teams bestehend aus bis zu 4 Projekt Ressourcen.
Neben den üblichen Sprint Demos und Retros regelmäßiges Reporting an das Leadership Team und die Business Owner zu Status, Prioritäten, Fortschritt und nächste geplante Schritte.

Kenntnisse:
Produktentwicklung, Anforderungsanalyse, User Story, Scrum Product Owner, Projektmanagement/Projektleitung, Customer Journey, Design Thinking, Knowledge Management, Epic, Coaching, Geschäftsprozessanalyse, Governance, Interview, Workshop, Moderation, Präsentation, Scrum, Agile Coach, Agile Softwareentwicklung, Tasktracker

Eingesetzte Produkte:
Athena, Atlassian JIRA, Atlassian Confluence, MS SharePoint, MS Teams, MS Office

Rolle: Projektleiter & Senior Business Analyst

Ziel des Projektes war die Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows auf Basis von Basware zur Ablösung eines Legacy-Systems. Verantwortliche Leitung des Einführungsprojektes.
Im Rahmen dieses Projekts sollte der Anteil an digital empfangenen und verarbeiteten Eingangsrechnungen erheblich gesteigert werden. Nach dem erfolgreichen Go-Live konnte der Anteil elektronischer Rechnungen innerhalb weniger Monate von unter 5 % auf 97 % erhöht werden.
Weiterhin sollte die neue Umgebung auch für das zukünftige Bestellwesen (u.a. Punch-outs und Kataloge) skalierbar sein. Der Projekt-Scope umfasste alle Eingangsrechnungen für sieben Standorte in Deutschland und Österreich und wurde auf einer SaaS Architektur realisiert.
Erstellung eines Pflichten- und Lastenhefts für das Customizing des Baseware Standard-Systems. Definition und Abstimmung der nicht-funktionalen Anforderungen für die Zugriffe auf die Cloud Lösung in Kombination mit einer Archivierungs-Lösung on Premise. Gestaltung der neuen Prozesse und Anpassung der internen Teamstruktur unter klarer Einhaltung des 4-Augen-Prinzips. In diesem Zusammenhang wurde der gesamte Prozess der Digitalisierung von Papierrechnungen an einen externen Dienstleister ausgelagert.
Konzeption des Change Managements bereits zu Beginn des Projektes, um dem Umfang der Veränderungen im individuelle Arbeitsalltag für die Betroffenen von Anfang an Rechnung zu tragen. Aus diesem Grund frühzeitige Information schon vor dem Projektstart und Durchführung von Anforderungsworkshops an unterschiedlichen Standorten. Kontinuierliche  Updates während des Projektes, sowohl in Form von Newslettern via Saleforce also auch Präsentationen in unterschiedlichen Meetingformaten. Aufbau einer Sharepoint-Seite zur Bereitstellung von umfangreichem Schulungsmaterial, Schulungsvideos, Cheatsheets, etc, ergänzt durch ein Wiki in Cofluence. Durchführung von Schulungen und Floor Walking an allen Standorten vor und während des Go-Lives.
Verantwortung für die Leitung des Projekts bestehend aus bis zu 7 Teammitgliedern, die sich aus internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern zusammensetzen. Aufgaben umfassen die Koordination, Anleitung und Sicherstellung der Qualität der Ergebnisse sowie die Steuerung der externen Dienstleister.

Kenntnisse:
Projektleitung, Prozessautomatisierung, Prozessberatung, Anforderungsanalyse, Requirements Management, Lieferantenmanagement, Changemanagement, Change Request Management, Schulung, Schulungsmaterial, Prozessdokumentation, Procure-to-Pay, e-Procurement, Rechnungsprüfung, Rechnungswesen, Outsourcing, Software as a Service, Accounting, Requirements

Eingesetzte Produkte:
Basware, MS Sharepoint, Atlassian Confluence, Salesforce, Mantis Bug Tracker

Rolle: Business Analyst

Das Projekt mit Sitz in London hatte zum Ziel für ein bestehendes eDiscovery Legacy-System eine moderne, zukunftssichere und skalierbare Lösung zu identifizieren. Verantwortlich für die Business-Analyse und Unterstützung bei der Durchführung der anschließenden Ausschreibung. Der Fokus lag insbesondere auf der systematischen Analyse des bestehenden Systems und der etablierten Prozesse (IST-Analyse), sowie der Identifikation von Anforderungen an ein neues System besonders mit Blick auf wachsende Datenmengen, Sicherheitsanforderungen und Abdeckung unterschiedlicher Sprachen, Alphabete und Medien. (SOLL-Definition). Aufbereitung der Erkenntnisse als Lastenheft für die Ausschreibungsunterlagen (RFI/RFP) und der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen für das neue System.
Für die Anforderungsanalyse Durchführung von ausführlichen Interviews mit Stakeholdern aus verschiedenen internationalen Standorten, darunter Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Niederlande, Belgien und Hong Kong. Erfassung der bestehenden Anforderungen an ein zukünftiges System und Durchführung einer detaillierten GAP-Analyse zur Identifikation von Schwachstellen und Lücken im bestehenden System.
Ableitung und Dokumentation der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an ein zukünftiges eDiscovery-System in Form eines Lastenhefts, Erstellung von UML Use Case Diagrammen zur Dokumentation des Funktionsumfangs und der unterschiedlichen Rollen (Akteure). Berücksichtigung technischer und rechtlicher Anforderungen sowie Benutzerbedürfnisse, um sicherzustellen, dass das neue System den hohen internationalen Standards gerecht wird.
Unterstützung bei der Durchführung einer Marktanalyse zur Identifikation potenzieller Produkte und Anbieter, die die definierten Anforderungen erfüllen könnten. Analyse relevanter Technologien und Trends, um innovative und zukunftssichere Lösungen zu gewährleisten. Basierend auf der Marktanalyse und der Vorauswahl ergab sich eine Longlist, die Produkte/Anbieter enthielt, wie kCura, Kroll Ontrack, LexisNexis, Recommind, ZyLAB, HP Autonomy und Relativity.
Erstellung der Ausschreibungsunterlagen für die identifizierten Anbieter, einschließlich detaillierter Anforderungen und Kriterien zur Bewertung der eingehenden Angebote. Sicherstellung, dass die Ausschreibungsunterlagen klar, präzise und umfassend waren, um die Basis für die spätere Entscheidungsfindung zu schaffen. Abgleich der erhobenen Anforderungen mit dem Rücklauf aus der Ausschreibung, um ein mögliches neues System zu identifizieren. Bewertung der technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der einzelnen Lösungen und Anbieter.
Als Entscheidungsvorlage wurde eine umfassende Analyse erstellt und dem Lenkungsausschuß vorgestellt, die die Vor- und Nachteile einer On-Premise- und SaaS-Lösung berücksichtigt. Dies ermöglichte den Stakeholdern, eine fundierte Wahl zu treffen, die sowohl wirtschaftlich als auch technologisch nachhaltig war und im Anschluß an die positiven Vertragsverhandlungen den Ausgangspunkt für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt bot.

Kenntnisse:
Projektleitung, Pflichten- und Lastenheft, Request for Proposal, RFP, Request for Information, RFI, Ausschreibungsmanagement, Anforderungsmanagement, BABOK, Business Analyse, UML, Use Case Diagram, Compliance, Prozessanalyse, Lieferantenbewertung, Priorisierung, Marktforschung, Marktanalyse, Softwareauswahl, Kommunikation, Stakeholder Management

Rolle: Projektleiter & Senior Business Analyst

Ziel des Projektes war es ein vorhandenes Rechnungsworkflow System, welches in Deutschland und Österreich im Einsatz war, durch ein modernes, zukunftssicheres und skalierbares Produkt abzulösen.
Verantwortliche Leitung des Projektes in enger Zusammenarbeit mit dem Global Head of Procurement. In Vorbereitung zur Ausschreibung Durchführung der Analyse der bestehenden Prozesse und Anforderungen. Hierzu Erstellung von Interviewskripten und Durchführung von Interviews und Anforderungsworkshops mit Stakeholdern aus den Standorten Deutschland und Österreich. Ableitung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an ein zukünftiges System (Lastenheft). Gleichfalls Berücksichtigung der gewünschten Service Level und regionalen Verfügbarkeiten unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Abgeleitet aus den ersten Analyseergebnissen erfolgte eine Scope-Erweiterung auf die Skalierbarkeit des Systems für eine zukünftige unternehmensweite Einführung und Ergänzung um zusätzliche Module für das Bestellwesen.
Nach Abstimmung des erweiterten Scopes wurde eine Marktanalyse zur Identifikation von potentiellen Produkten und Anbietern durchgeführt. Hierzu erfolgte die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen (Request for Information) für die identifizierten Anbieter (Longlist). Analyse und Bewertung des Rücklaufs mit den erhobenen Anforderungen des RFIs zur Bestimmung der Lieferanten, welche in die engere Wahl für die RFP (Request for Proposal) Phase kamen.
Erstellung des RFP Packages, der Zeitleiste für den Rücklauf und Kommunikation an die Lieferanten. Auswertung der eingereichten Unterlagen und Vorbereitung der Präsentations-Termine für die Top3 Liste. Identifizierung eines möglichen Neu-Systems. Begleitung der Vertragsverhandlungen bis zum Abschluss in enger Zusammenarbeit mit dem Global Head of Procurement.
Verantwortung für die Leitung des Projektes bestehend aus bis zu 9 Teammitgliedern, die sich aus internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern zusammensetzen. Aufgaben umfassen die Koordination, Anleitung und Sicherstellung der Qualität der Ergebnisse sowie die Steuerung der externen Dienstleister.

Kenntnisse:
Projektleitung, Pflichten- und Lastenheft, Request for Proposal, RFP, Request for Information, RFI, Ausschreibungsmanagement, Anforderungsmanagement, eInvoicing, Compliance, Prozessanalyse, Lieferantenbewertung, Priorisierung, Marktforschung, Marktanalyse, Softwareauswahl, Kommunikation

Rolle: Prozess Manager & Quality Manager

Auf Basis der IST-Analyse Definition und Einführung eines projekt-übergreifenden, einheitlichen Change Request Managements. Dies schloß die Erstellung neuer Formulare, Entwicklung eines Freigabe- und Rollenkonzeptes, Dokumentationen und Aufsetzen einer Dokumenten-verwaltung, sowie Durchführungen von Reviews und Reworks der Teilprozesse mit ein. In diesem Zusammenhang Anpassung und Durchführung des Budget Controllings, sowie Reporting hierzu an die Hauptprojektleitung (intern/extern) und die Bereichsleitung.

Kenntnisse:
                Change Management, Change Request Management, Prozessmanagement, Stakeholder Management, Reporting, Budget, Freigaben, Kommunikation,

Eingesetzte Produkte:
MS Office, MS Sharepoint

Rolle: Quality Manager Prozesse & Anforderungen

Ziel des Programms war die Entwicklung einer Software für die Steuerung der Prozess in mehreren Warenverteilzentren, inkl. Einlagerung, Umlagerung, interne Transporte, Kommissionierung und Auslagerung für die Versorgung der Filialen einer deutschen Warenhauskette.
Verantwortlich für die Qualitätssicherung der Prozessdokumentationen und der funktionalen Anforderungen des Software Entwicklungsprogramms in der Konzeptionsphase im Wasserfall-Projektvorgehen. Definition der Modellierungsstandards und Ergebnistypen. Durchführung von Reviews und Audits mit allen Teilprojekten des Programms zur Qualitätssicherung auf die relevanten Dokumente zur Prozessdokumentation, diese umfaßte Lastenhefte und Prozessmodelle. Die Prozessmodellierung erfolgte in UML als Activity Diagramms, inkl. der fachlichen Beschreibung der einzelnen Aktivitäten und der daraus abzuleitenden Anforderungen an das Ziel-System, das User Interface und an andere Prozesse.
Schulung und Coaching der fachlichen Projektteams im Modellierungs- und Dokumentationsstandards.

Kenntnisse:
                Prozessmanagement, UML, Aktivitätsdiagramme, Qualitätssicherung, Lastenhefterstellung, Prozessmodellierung, Stakeholder Management, Kommunikation, Moderatio, Schulung, Coaching

Rolle: Teamleitung & Senior Consultant

Ziel des Projektes war die Entwicklung, Implementierung und Integration eines neuen Filialsystems, welches alle relevanten Bereiche eines Warenhauses des stationären Einzelhandels abdeckt, hierzu gehören Kasse, Bestand, Inventur und Kundenbestellung.
Teamleitung für den Bereich „Kommunikation“ des Change Managements Filialsystem’isi‘, um eine transparente und effektive Kommunikation mit allen Stakeholdern, einschließlich Mitarbeiterschulungen und regelmäßige Status-Updates sicher zu stellen. In diesem Zusammenhang Erstellung und Umsetzung eines Kommunikationsfahrplans zum Informationstransport in die Filialen in enger Abstimmung mit dem Roll-out des Filialsystems. Didaktische Planung und Begleitung der Train-the-Trainer Schulungen (Multiplikatoren-Modell) in ganz Deutschland. Aufbau eines Intranet-Auftritts für das Filialsystem’isi’ als Hauptkanal für die zur Verfügungstellung von Informationen, Dokumentationen (z.B. Klick-Anleitungen, Speedsheets) und sonstige Schulungsunterlagen in Sharepoint. Etablierung einer Regelkommunikation mit den Filialen, Key Usern und Trainern in Form eines Newsletters zu neuen Releasen, Trainingsangeboten, etc.
Weiterhin Überwachung der Fortschritte, Identifizierung von Hindernissen und Sicherstellung, daß die erforderlichen Maßnahmen eingeleitet wurden, z.B. durch regelmäßige Feedback Gespräche in den Filialen. Entwicklung und Messung von Kenngrößen, um den Erfolg des Change Managements zu bewerten.
Unterstützung der Abnahmetests für die einzelnen Release in enger Zusammenarbeit mit der Prozessorganisation Verkauf.

Rolle: Leitung Customer Service Center

Leitung des Customer Service Center – “One Face to the Customer”. Betreuung der Key Accounts, übergeordnete Projektleitung und Eskalationsmanagement. Optimierung des Supports in Bezug auf signifikante und dauerhafte Reduktion der offenen Service-Tickets plus Verbesserung der Antwortzeiten. In diesem Zusammenhang Aufstockung des Mitarbeiterstabs und Schulung der Mitarbeiter. Direkter Bericht an den Vorstand, bzw. die Geschäftsleitung. Betreuung der Key Accounts, übergeordnete Projektleitung und Eskalationsmanagement. Direkter Bericht an den Vorstand, bzw. die Geschäftsleitung.
Im Rahmen der Einführung der LKW Maut in 2005 Aufbau eines Schulungskonzepts mit eigenem Schulungscenter in Meerbusch für die Disponenten der Kunden zur Unterstützung des Software Upgrades auf die mautfähige OnRoad Version.
Budgetverantwortung für >EUR 1 Mio. Fachliche & disziplinarische Verantwortung für >30 Mitarbeiter.

Rolle: Stellvertretende Leitung Customer Service Center

Im Zuge einer unternehmensweiten Reorganisation Mitarbeit im Planungsgremium. Aus dieser Reorganisation ging das Customer Service Center als Zusammenschluss aus den vorherigen Fachbereichen Support, Systemtechnik, Schnittstellen/EAI, Berichtsanpassungen, Consulting, Projektmanagement und Vertriebs-innendienst unter dem Prinzip „One Face to the Customer“ hervor.
Entwicklung von Kundenbindungskonzepten, Durchführung von Mailings und Mitwirkung an der Entwicklung einer neuen Preis- und Leistungspolitik für Softwareservice-Kunden. Verantwortlich für die Betreuung der Bestandskunden, Vertrieb von ergänzenden Leistungen und Produktmodulen rund um die Basis-Software BNS OnRoad.
Fachliche Verantwortung für >30 Mitarbeiter, Stellvertretung der Abteilungsleitung bei Abwesenheit, direkte Berichterstattung an die Bereichsleitung und den Vorstand.