Digitalisierung Corporate Real Estate & Facility Management

• Analyse IST Situation und Aufnahme Anforderungen
• Beratung Flächen- & FM Service-Management zur Unterstützung des Wachstums
• Ableitung von geeigneten Maßnahmen zur Digitalisierung von Prozessen

• Roll-Out der Buchungs-Applikation an weiteren, internationalen Standorten
• Durchführung des Launches eines UI Updates
• Definition weiterer Schnittstellen zum Datenaustausch
• Durchführung Mitarbeiterbefragung und Ergebnis-Auswertung
• Einbindung von Umwelt- und Belegungs-Sensoren

• Analyse IST Situation und Aufnahme Anforderungen
• Flächen- & Service-Management zur Unterstützung des Wachstums
• Ableitung von geeigneten Maßnahmen zur Digitalisierung
• Dashboards und KPI Definition
• Energie-Management, Lieferanten Steuerung
• Workshops zur Erstellung einer Roadmap

• Leitung des HSSE IT-Projekt Teams zur Einführung einer Employee Experience Software im HQ Düsseldorf + Standorten in Europa + UK
• Aufnahme der Geschäftsanforderungen von Corporate Real Estate und Facility Management, Steuerung der Analyse und des IT Designs, Steuerung der Entwicklung und der Tests, Übergabe in den Regelbetrieb
• Ressourcen Planung, Risiko Management, regelmäßiges Reporting und Kommunikation Projekt Fortschritt
• Steuerung der Dienstleister und Service-Provider
• Vorbereitung der Dokumentation für die genehmigungspflichtigen Bestandteile durch den Betriebsrat sowie die individuellen Ausschüsse
• Orchestrierung aller Aktivitäten zwischen dem Lieferanten der SaaS Software Applikation und dem Endkunden
• Bereitstellung der Schnittstellen, der Stammdaten (HR, Raumpläne) unter Berücksichtigung der gesetzlichen und kundenspezifischen Vorgaben zum Datenschutz

• Leitung einer Analyse zum Status der CAFM Implementierung
• Strategische Begleitung zur Einführung der Software
• Interviews mit den Mitarbeitenden
• Erstellung eines Berichtes für die Dezernats-Leitung
• Formulierung von Handlungsempfehlungen
• Definition der Projektziele und Meilensteine
• Erstellung Projektplan, Berechnung der Zeitachsen
• Risikomanagement
• Koordination der Projektbeteiligten
• Formulierung der Arbeitspakete, Koordination der Bearbeitung
• Projekt-Kommunikation

• Leitung des IT-Projekt Teams bestehend aus 16 Personen zur Einführung und Anpassung der IWMS Software
• Aufnahme der Geschäftsanforderungen, Steuerung der Analyse und des Designs, Steuerung der Entwicklung und der Tests, Übergabe in den Regelbetrieb
• Schnittstellen zur Anbindung an SAP
• Ressourcen Planung, Risiko Management, regelmäßiges Reporting und Kommunikation Projekt Fortschritt an C-Level
• Steuerung der Dienstleister und Service-Provider
• Moderation und Leitung der Steuerungs-Meetings mit dem Endkunden sowie dem Development Center in Indien

• Erstellung eines Konzeptes für ein globales Service & IT Support Models für die Nutzung der eProcurement Software SAP ARIBA
• Aufnahme der Geschäftsanforderungen aus Sicht der Abteilung Global Spend Management & Governance sowie Global Procurement zur Steuerung der indirekten Ausgaben für Facility Management, Real Estate und IT
• Abstimmung des Konzeptes, der Rollen sowie der Umsetzung mit internen Stakeholdern aus den Bereichen IT, Finance IT, Process Governance und dem Shared Service Center in Bukarest, Rumänien.
• Einführung des neuen Service Modells und Übergabe in den Regelbetrieb inklusive Schulungen & Trainings

• Steuerung der Projekt-Teams zur Implementierung von digitalen Facility Management Applikationen und Services
   o Digitales Besucher Management
   o Digitales Hospitality Payment
   o Digitales Schließsystem für Spinde
   o Digitale Services für die interne Post- und Paketstelle
• Aufnahme und Analyse der Geschäftsanforderungen und Validierung der Business Cases
• Vorbereitung und Moderation von Workshops zur Definition der Prozesse, der TouchPoints in der Employee sowie Visitor Journey
• Abstimmung der technischen Anforderungen und Klärung der Umsetzbarkeit mit internen und externen Stakeholdern sowie Lieferanten
• Definition der Projektrollen, der Projekt Steuerung und Administration, der Meilensteine und Zeithorizonte
• Steuerung der Dienstleister und Service-Provider
• Vorbereitung der Übergabe in den Regelbetrieb an Finance IT und das operative Facility Management
• Aufsetzen eines internen Kollaborations-Tools auf Basis von Microsoft SharePoint und Smartsheet zur Steuerung und Kommunikation der Services innerhalb der Region EMEA
• Regelmäßiges Reporting und Moderation der SteerCo Meetings

• Verantwortlich für die Region Nord- und Zentral-Europa im Bereich Spend Management zur Kostenoptimierung
• Analyse der Potentiale zur Senkung der Kosten und Ausgaben für IT, Facility Management, Real Estate und Services. Reduzierung der Lieferanten und Bündelung von Kosten zur Hebung von Skaleneffekten
• Interne Beratung der verantwortlichen, regionalen Account Manager zur Umsetzung der globalen Zielvorgaben im Rahmen von internationalen Workshops

• Leitung des Projekt-Teams zur Vorbereitung und Durchführung einer globalen Ausschreibung für Facility Management Services
• Aufnahme der IST Situation, Dokumentation und Analyse in über 50 Ländern in allen Regionen (EMEA, APAC, NAM, LAM, CIS)
• Erfassung der dezentralen Aufbau-Organisation mit anschließender Erstellung von Analysen und Berichten
• Aufnahme aller direkten und indirekten CAPEX + OPEX im Zusammenhang mit Facility Management Services in priorisierten Regionen
• Berechnung und Validierung verschiedener Szenarien zur optimierten Erbringung von Facility Management Services
• Vorbereitung und Durchführung der Verhandlungen mit den potenziellen Dienstleistern im Rahmen der Ausschreibung
• Erstellung eines umfassenden Berichtes als Entscheidungsvorlage für den CFO
• Im Anschluss an die Vergabe-Entscheidung: Leitung des Projekt Teams zur Implementierung des neuen Dienstleisters und Ablösung / Übergabe der Services in Nord Amerika und Europa.