05.11.2026 aktualisiert
Premiumkunde
100 % verfügbarVirtual Executive Assistant & Legal Assistant
Düsseldorf, Deutschland
Nur Remote
Rechtsanwalts- und NotarfachangestellteÜber mich
Ich bin Maja, eine erfahrene Executive Assistant mit einem starken Hintergrund in Administration, HR, Vertragsmanagement, Buchhaltung und Büroorganisation. Durch meine Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten arbeite ich besonders strukturiert, sorgfältig und zuverlässig.
Skills
BuchhaltungVertragsmanagementDokumentenmanagementDokumentenerstellungOffice ManagementVirtuelles BüroHr-Unterstützung
Büroorganisation & Office Management
Umfangreiche Erfahrung in der Büroorganisation, einschließlich Bestellung von Büromaterial, Digitalisierung der Eingangspost, Fristenmanagement sowie Korrespondenz mit Mandanten, Kunden und Behörden.
HR-Prozesse & Personalmanagement
Fundierte Kenntnisse in HR-Prozessen wie Bewerbermanagement, On-Boarding, Off-Boarding (u.a. mit Tools wie Personio und Jacando), Erstellung von Jobanzeigen sowie Ansprechpartnerfunktion bei Personalthemen.
Vertragsmanagement
Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Kundenverträgen, Anstellungsverträgen, Arbeitsverträgen, Zusatzvereinbarungen sowie Kündigungs- und Gerichtsvollmachten.
Vorbereitende Buchhaltung
Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung mit Tools wie Datev Unternehmen Online, SevDesk und LexOffice sowie Lohnbuchhaltung mit dem Tool Sage.
Terminplanung & Assistenzaufgaben
Allgemeine Assistenzaufgaben wie Terminplanung, Korrespondenz mit Kunden und Behörden sowie Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
Digitalisierung & Dokumentenmanagement
Digitalisierung von Dokumenten und Eingangspost (Tool: Paperless), Pflege der Akten (Tool: Actaport) sowie Erstellung von Schriftsätzen und Anträgen.
Eventplanung & Organisation
Planung und Organisation von Teamevents sowie Vorbereitung von Firmenevents und Empfang und Bewirtung von Gästen.
Erfahrung
Berufserfahrung5 - 10 Jahre
Freelancer seit2022
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicher
Projekthistorie
Büroorganisation, Zuarbeit Rechtsanwältin, Fristenmanagement, Korrespondenz mit Mandanten und Behörden, Pflege der Akten (Tool: Actaport), vorbereitende Buchhaltung, Schriftsätze und Anträge anfertigen.
HR (Bewerbermanagement, On-Boarding, Off-Boarding mit Personio), Vertragsmanagement (Angebote, Kundenverträge, Anstellungsverträge), Büroorganisation (Bestellung von Büromaterial, Digitalisierung der Eingangspost), vorbereitende Buchhaltung (Tool: Datev Unternehmen Online), Planung und Organisation von Teamevents, Lohnbuchhaltung (Tool: Sage), allgemeine Assistenzaufgaben: Terminplanung, Korrespondenz mit Kunden, Behörden etc.
HR (Recruitung + Erstellung von Jobanzeigen, Bewerbermanagement, On-Boarding, Off-Boarding), Vertragsmanagement (Angebote, Kundenverträge, Anstellungsverträge), Planung und Organisation von Teamevents, allgemeine Assistenzaufgaben: Terminplanung, Korrespondenz mit Kunden, Behörden etc., Digitalisierung von Dokumenten (Tool: Paperless), Erstellung von Social Media Posts, Erstellung von Angeboten, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen.