Beschreibung
Über unseren Kunden:
Unser Kunde ist ein internationaler Finanzdienstleister mit Sitz in Wien.
Zur Unterstützung des Projektteams bei der laufenden Verwaltung und Administration wird ein gute/r, verantwortungsbewusste/r PMO mit Projekterfahrung in einem größeren Unternehmen, idealerweise im Bereich des Projektmanagement gesucht.
Sie sind der "erweiterte Arme, Augen & Gehirn" des Projektleiters. Ihre Handlungsweise ist stets professionell, proaktiv und unterstützend im täglichen Betrieb, um eine erfolgreiche Projektleistung zu gewährleisten. Sie tragen die Verantwortung für und / oder leitet das Projekt (Management) sowie zusätzlich zugeordnete Projektaufgaben und fungieren als Vorbild und Know-how-Anbieter für weniger erfahrene Projekt- (Management-) Bürokollegen. Dabei unterhalten Sie ein Netzwerk von relevanten Kontakten innerhalb der Organisation, um eine reibungslose Projektverwaltung zu gewährleisten.
Ihre Aufgaben:
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Verwaltung und Durchführung von projekt- / programmbezogenen Aktivitäten
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Überwachung der Fortschritte nach vereinbarten Maßnahmen im Rahmen der anwendbaren Verfahren
- Unterstützen in der Administration
- Vorbereitung und Dokumentation von nationalen und internationalen Meetings und Workshops
- Nachbearbeitung von Meeting und Workshops (Tasklist etc)
- Verwaltung der Aufgabenliste
- Unterstützung bei Vorbereitung von Verwaltung des Issue- und Riskmanagement
- Wartung von Collaboration Tools und freigebenen Dokumenten (Abwesenheitsplanung, Projektbudgets, Aufwandsverfolgung etc.)
- Unterstützung bei der Planung
- Unterstützung des Projektleiters bei administrativen Tätigkeiten
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Regelmäßige proaktive Instandhaltung von Projektplänen und relevanten Projektdokumentation (z. B. Ressourcenplan etc.)
- Unterstützung beim Controlling
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Überprüfung der tatsächlichen Aufwandsüberwachung für die Berichterstattung
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Aktualisierung der internen Statusberichte,
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Verantwortung für das Projektbudget
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Verantwortung für die Einhaltung interner Regelungen und Verfahren
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Unterstützung bei Projektmarketing, Infokampagnen und Verwaltung der Kommunikationspläne (z. B. Intranet, spezifische Projektinformationsplattformen)
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- Führung und Unterstützung des Projektoffice bei lokalen und internationalen Projekten
- Verwaltung von Projektverträgen
- Aktive Durchführung von anderen übertragenen Aufgaben
Unsere Anforderungen an Sie:
- IT Ausbildung (HTL, Fachhochschule, Universität)
- Erfahrung in der Projektadministration
- Erfarhung in/mit Präsentation, Organisation und Unternehmensprozesse
- Kenntnisse in Projektmanagementmethoden
- IT Know How
- Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Power Point) und Project Management Tools (zB MS Project)
- Kenntnisse in Project Administration Tools (zB Portfolio Management Tool, SAP Effort Tracking)
- Deutsch (ab C1) und Englisch (ab B2) in Wort und Schrift
- Gute rhetorische Fähigkeiten
- Problemlösungskompetenz
- Teamfähigkeit, Ergebnis- und Kundenorientierung
- Leistungsbereitschaft
- Reisebereitschaft
Unser Angebot:
- Spannendes Aufgabengebiet in einem engagierten Team
- Hohen Grad an Gestaltungsmöglichkeiten Ihres Arbeitsbereiches
- Chance auf eine gezielte persönliche Weiterentwicklung
- Leistungsorientierte Honorierung
- Neueste Technologien
- Flexible Arbeitszeiten
Ansprechpartner:
softwareXperts GmbH
Ursula Sonnleitner