Beschreibung
Für einen unserer Kunden in Ismaning bei München suchen wir eine(n) Personal-Assistent/In (Managements Assistent/In) auf Arbeitnehmerüberlassungsbasis:Zielsetzung der Stelle:
Unterstützung des Einkaufsdirektors (Global IT) und des gesamten Teams in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sicherstellung eines professionellen Auftritts zum "Kunden" (intern/extern).
Merkmale der Tätigkeit:
• Eigenverantwortliches Arbeiten, Time Management, Korrespondenz (Deutsch, Spanisch und Englisch)
• Professionelle Terminkalenderverwaltung der Einkaufsdirektoren
• Allgemeine administrative Tätigkeiten wie interne und externe Kommunikation, Postein - und ausgang,
• Büromaterialbestellung, Ablage Reservierung und Vorbereitung der Meetingräume, Besucheranmeldung
• Koordinierung von Videokonferenzen und Telepräsenz-Meetings
• Planung und Organisation von Reisen sowie Reisekostenabrechnung
• Bereitschaft, jederzeit als vollwertiger Backup für die anderen PAs im Team agieren zu können
• Unterstützung bei der Einstellung und Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und beim Ausscheiden von Mitarbeitern
• Aktualisierung TGS interner Organigramme sowie Mitarbeiterverzeichnisse
• Event- und Meeting-Koordination
• Professioneller Umgang mit allen relevanten internen Systemen
• SAP: Erstellung von Shopping Carts, Wareneingangsbuchungen und Follow-Up von Rechnungszahlungen
• SIM-Kartenaktivierung für Diensthandys
• Unterstützung bei der Buchung und Koordination von Sprachkursen
• Unterstützung der Direktoren und deren Teammitglieder durch kleinere Übersetzungstätigkeiten persönlicher Angelegenheiten
• Flexible Arbeitszeiten, auch bis in den Abend hinein
Berufliche Qualifikationen:
• Erforderliche Ausbildung: erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung
• Erforderliche Berufserfahrung: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Word, hohe Affinität zu anderen Tools
• Sprachkenntnisse: verhandlungssichere Spanischkenntnisse; konversationssichere Deutsch- und Englischkenntnisse; Portugiesisch von Vorteil
• Organisationstalent
• Proaktive eigenständige Problemlösungsorientierung
• Professionelles Auftreten und gewandte Umgangsformen
• Einfühlungsvermögen und Offenheit gegenüber anderen Kulturen
• Sicheres und freundliches Auftreten Vertrauenswürdigkeit
• Verantwortungs- und Kostenbewusstsein
• Durchsetzungsvermögen
Start: ab sofort
Einsatzort: Ismaning bei München
Einsatzdauer: 6+ Monate
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassungsvertrag