Operational Business Support & Project Coordination | Remote & International

Operational Business Support und ganzheitliche operative Unterstützung für Unternehmen, Agenturen, Start-ups, KMU sowie projektbasierte Organisationen. Umfassende Erfahrung in der strukturierten Steuerung, Koordination und Umsetzung operativer Geschäftsprozesse in nationalen und internationalen Arbeitsumfeldern.

Schwerpunkte in Operations Management, Business Support, Projektkoordination, Prozessmanagement und administrativer sowie kaufmännischer Unterstützung. Erfahrung in der Planung, Organisation und Begleitung von Projekten über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der initialen Strukturierung über die operative Umsetzung bis zur Nachbereitung und Optimierung.

Fundierte Kenntnisse in Angebots- und Ausschreibungsunterstützung, Proposal-Erstellung, Tender-Prozessen sowie der strukturierten Aufbereitung von Angebotsunterlagen, Leistungsbeschreibungen und Entscheidungsgrundlagen. Erfahrung im Umgang mit öffentlichen und privaten Ausschreibungen, Angebotslogiken und Angebotsprozessen.

Sicheres Handling von CRM-Systemen, Kunden- und Kontaktdatenmanagement, Angebots- und Vertragsdokumentation, Pflege von Kundendaten, Prozessdokumentationen sowie Aufbau und Pflege von internen Wissens- und Dokumentationsstrukturen. Erfahrung in der Entwicklung, Dokumentation und Implementierung von Standard Operating Procedures (SOPs) und klaren Arbeitsabläufen.

Erfahrung im Schnittstellenmanagement zwischen Kunden, internen Teams, externen Dienstleistern und Freelancern. Koordination externer Ressourcen, Abstimmung von Aufgaben, Zeitplänen und Verantwortlichkeiten sowie Sicherstellung einer strukturierten und transparenten Zusammenarbeit.

Ausgeprägte Kompetenz in der Organisation administrativer Prozesse, Termin- und Kalenderkoordination, Kommunikationsmanagement, E-Mail- und Dokumentenmanagement sowie Unterstützung von Management- und Führungsebenen im operativen Tagesgeschäft.

Technologieaffine Arbeitsweise mit sicherem Umgang in digitalen, cloudbasierten und Remote-Arbeitsumgebungen. Erfahrung mit kollaborativen Tools, Projektmanagement-Software, Dokumentationssystemen sowie dem gezielten Einsatz KI-gestützter Tools zur Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung und Automatisierung operativer Abläufe.

Hohe Belastbarkeit und Erfahrung im Arbeiten unter Zeitdruck, parallelen Aufgabenstellungen und komplexen Anforderungen. Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch, ausgeprägter Kundenorientierung und wirtschaftlichem Verständnis. Fokus auf effiziente, nachhaltige und kostenoptimierte Lösungen ohne Qualitätsverlust.

Internationale Ausrichtung und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern aus verschiedenen Ländern und Branchen. Flexibel einsetzbar für projektbasierte, laufende oder langfristige Zusammenarbeit.

Sprachen: Deutsch (Muttersprache), Englisch (Business), Albanisch, Griechisch. Weitere Sprachen projektabhängig über externe Ressourcen möglich.