Fremdsprachenassistentin der Institutsleitung
Universität Stuttgart
Schlagwörter
Skills
Mein Background:
- ich verfüge über eine jahr(zehnte)lange Erfahrung im Assistenzbereich
- bin seit einigen Wochen nebenberuflich selbstständig als VA
- habe ein Fernstudim zur Social Media Managerin gemacht am ILS (Abschluss August 2021)
- einen Crashkurs IHK zur Eventmanagerin am TA Bildungswerk in Hannover (im Jahre 2019)
- bin ursprünglich Fachübersetzerin mit Fachgebiet Wirtschaft
- habe in meiner Jugend selbst eine künstlerische Ausbildung in Paris gemacht und verstehe und liebe Künstler*innen und Musiker*innen daher
- bin mehrsprachig: Englisch, Französisch, Italienisch, deutsch + Grundkenntnisse in Spanisch
- liebe CANVA Pro und die Erstellung von IG- und FB-Posts
- arbeite mit mit PR-Team eines Tierschutzvereins mit Schwerpunkt auf IG- & FB-Posts und Community Management.
- Texte und blogge gerne, mache zwischendurch auch Creative Writing Tasks
- betreibe einen kleinen Blog und Podcast bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht zu finden unter https://tanzeimregen.de/blog/
- liebe die Organisation von Events
Projekthistorie
10/2020
-
12/2021
11/2019
-
04/2020
Assistenz der Geschäftsleitung
"Weiske und Partner GmbH"
(befristet) Ingenieurbüro spezialisiert auf Tragwerksplanung
(Vollzeittätigkeit 40 Stunden/Woche)
* Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Schriftverkehr, Einkauf für NL Stuttgart
* Reiseplanung und interne Veranstaltungen
* Post und Kommunikation, Poolfahrzeuge
* Rechnungswesen, eingehende Rechnungen erfassen, prüfen, überweisen
* Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater
* Gutachten schreiben für GF (basierend auf handschriftlichen Texten)
* Mitwirken an Präsentationen
* Weiterbildungen und Seminare für Mitarbeiter anmelden und verwalten
* Verantwortlich für Druckerzeugnisse
(Vollzeittätigkeit 40 Stunden/Woche)
* Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Schriftverkehr, Einkauf für NL Stuttgart
* Reiseplanung und interne Veranstaltungen
* Post und Kommunikation, Poolfahrzeuge
* Rechnungswesen, eingehende Rechnungen erfassen, prüfen, überweisen
* Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater
* Gutachten schreiben für GF (basierend auf handschriftlichen Texten)
* Mitwirken an Präsentationen
* Weiterbildungen und Seminare für Mitarbeiter anmelden und verwalten
* Verantwortlich für Druckerzeugnisse
04/2018
-
04/2019
Kaufmännische Assistenz /GF-Assistenz, Teamsekretariat
"Kingjee Investment (Germany) GmbH"
Bauherrentätigkeiten, Bauträger mit chinesischen Wurzeln
* GF- und Teamassistenz, Reisebuchungen, andere administrative Tätigkeiten
* Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Einkauf für die Niederlassung
* Erstellen von Beauftragungen /Auftragsvergaben und Nachtragsvereinbarungen
* Ansprechpartnerin für Behörden, Lieferanten und Dienstleister
* Vorbereitung der Partner- und Verwalterverträge, Rechnungswesen
* Kaufmännische Assistenz, Projektorganisation und -dokumentation
* GF- und Teamassistenz, Reisebuchungen, andere administrative Tätigkeiten
* Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Einkauf für die Niederlassung
* Erstellen von Beauftragungen /Auftragsvergaben und Nachtragsvereinbarungen
* Ansprechpartnerin für Behörden, Lieferanten und Dienstleister
* Vorbereitung der Partner- und Verwalterverträge, Rechnungswesen
* Kaufmännische Assistenz, Projektorganisation und -dokumentation
01/2007
-
03/2018
"Administrative Assistant"
"Caterpillar Logistics Services Germany GmbH"
(Teilzeittätigkeit - 20 Stunden/Woche) und seit der Umfirmierung der Firma im
September 2012, weiterhin für die neugegründete "Neovia Logsitics Germany
GmbH" )
* Interne Kommunikation und Zusammenarbeit mit der zentralen Finanzabteilung
des europäischen Muttersitzes in England
* Erstellen von Besprechungsunterlagen, Präsentationen und Protokollen
* Vorbereiten und Organisieren von Besprechungen und Veranstaltungen
* Erstellen und Versenden des monatlichen Bankregisters
* Online Banking, Rechnungswesen, Erstellen der wöchentlichen Forecasts der
benötigten Finanzmittel für den Hauptsitz in Stuttgart
* Seit 01.2017 Buchen, Scannen und Senden der eingehenden Rechnungen an
das Serviceteam in Indien
* Überwachung und Kontrolle der SAP Datenbank für den deutschen Hauptsitz in
Stuttgart (Servicecenter mit Sitz in Indien)
* Geschäftskorrespondenz in Englisch und Deutsch, administrative Tätigkeiten,
Übersetzungen im Bedarfsfalle
* Verwaltung der Firmenautos
* Reiseorganisation
Elternzeit Fünfjährige Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit, Geburt zweier Kinder, Bau
eines Hauses in Stuttgart in den Jahren 2002 bis 2006
Zuvor "Assistant to the Managing Director" bei "Caterpillar Logistics Services
September 2012, weiterhin für die neugegründete "Neovia Logsitics Germany
GmbH" )
* Interne Kommunikation und Zusammenarbeit mit der zentralen Finanzabteilung
des europäischen Muttersitzes in England
* Erstellen von Besprechungsunterlagen, Präsentationen und Protokollen
* Vorbereiten und Organisieren von Besprechungen und Veranstaltungen
* Erstellen und Versenden des monatlichen Bankregisters
* Online Banking, Rechnungswesen, Erstellen der wöchentlichen Forecasts der
benötigten Finanzmittel für den Hauptsitz in Stuttgart
* Seit 01.2017 Buchen, Scannen und Senden der eingehenden Rechnungen an
das Serviceteam in Indien
* Überwachung und Kontrolle der SAP Datenbank für den deutschen Hauptsitz in
Stuttgart (Servicecenter mit Sitz in Indien)
* Geschäftskorrespondenz in Englisch und Deutsch, administrative Tätigkeiten,
Übersetzungen im Bedarfsfalle
* Verwaltung der Firmenautos
* Reiseorganisation
Elternzeit Fünfjährige Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit, Geburt zweier Kinder, Bau
eines Hauses in Stuttgart in den Jahren 2002 bis 2006
Zuvor "Assistant to the Managing Director" bei "Caterpillar Logistics Services
01/2001
-
03/2018
Assistentin
"Caterpillar Logistics Services Germany GmbH"/ nach Umfirmierung "Neovia Logistics Germany GmbH"
01/2001
-
12/2002
Assistentin
Germany GmbH & Co.KG"
(Vollzeitbeschäftigung - 40 Stunden/Woche).
01/1998
-
12/2000
Projektassistentin
Manager" einer Firma, die sich auf die Herstellung spezieller Aufdrucke für die
Industrie spezialisiert hat. ("Tampoprint")
Industrie spezialisiert hat. ("Tampoprint")
02/2000
-
06/2000
Partnerassistentin einer internationalen Beratungsfirma
Lear Corporation
Unterstützung beim Aufbau der DaimlerChrysler Key Account Database (vor allem
Relationship und Opportunity Management), Veröffentlichen des DC Newsletters,
Sammeln und Übersetzen der Artikel und Projektbeschreibungen. ("KPMG")
* Juni 1999 - Februar 2000: Vertretung der "Assistant to Vice President Premium Car
Interiors Division" der Lear Corporation in Böblingen. (extern über "aam")
* April/ Mai 1999: Interne administrative Stelle in der Zeitsarbeitsfirma "arbeit-ammarkt"
in Stuttgart ( "training on the job") mit dem mittelfristigen Ziel beim Start-up
einer Zeitarbeitsfirma in Mailand/ Italien im Jahr 2000 mitzuwirken. Dieses Projekt
wurde leider später eingefroren.
* Übersetzen, Korrekturlesen und Koordinieren der englischen, französischen,
spanischen und italienischen Internet Firmenhomepage der Firma "arbeit-ammarkt".
(zusätzliches Free-lance Projekt für "aam")
* Projektassistentin bei einem Telekommunikationsprojekt der EnBW in Stuttgart;
Organisation und Koordination der Besprechungen, interne Informationsplattform für
die Projektteilnehmer.
* "Start-up"/ Aufbau und Organisation der administrativen Sekretariatsstruktur für die
ECE-Projektmanagement GmbH im "Breuningerland Sindelfingen". Outsourcing
Projekt (extern über "Time Power")
* Mitarbeit in der Aufbauphase der englischen Niederlassung einer Münchener
Zeitarbeitsfirma. Dolmetschen bei den Verhandlungen mit potenziellen englischen
Partnern. Übersetzen der englischen Gesellschafterverträge ins Deutsche. Organisation
und Koordinieren der Besprechungen. (intern über "RKM-Zeitarbeit")
Relationship und Opportunity Management), Veröffentlichen des DC Newsletters,
Sammeln und Übersetzen der Artikel und Projektbeschreibungen. ("KPMG")
* Juni 1999 - Februar 2000: Vertretung der "Assistant to Vice President Premium Car
Interiors Division" der Lear Corporation in Böblingen. (extern über "aam")
* April/ Mai 1999: Interne administrative Stelle in der Zeitsarbeitsfirma "arbeit-ammarkt"
in Stuttgart ( "training on the job") mit dem mittelfristigen Ziel beim Start-up
einer Zeitarbeitsfirma in Mailand/ Italien im Jahr 2000 mitzuwirken. Dieses Projekt
wurde leider später eingefroren.
* Übersetzen, Korrekturlesen und Koordinieren der englischen, französischen,
spanischen und italienischen Internet Firmenhomepage der Firma "arbeit-ammarkt".
(zusätzliches Free-lance Projekt für "aam")
* Projektassistentin bei einem Telekommunikationsprojekt der EnBW in Stuttgart;
Organisation und Koordination der Besprechungen, interne Informationsplattform für
die Projektteilnehmer.
* "Start-up"/ Aufbau und Organisation der administrativen Sekretariatsstruktur für die
ECE-Projektmanagement GmbH im "Breuningerland Sindelfingen". Outsourcing
Projekt (extern über "Time Power")
* Mitarbeit in der Aufbauphase der englischen Niederlassung einer Münchener
Zeitarbeitsfirma. Dolmetschen bei den Verhandlungen mit potenziellen englischen
Partnern. Übersetzen der englischen Gesellschafterverträge ins Deutsche. Organisation
und Koordinieren der Besprechungen. (intern über "RKM-Zeitarbeit")
01/1995
-
12/1997
Assistentin des "Vice President Market Development Europe" Europäische Zusammenarbeit
"ADIA / ADECCO INTERNATIONAL S.A."
* Mitarbeit beim Aufbau der Basiselemente für ADIA, die eine Zusammenarbeit auf
europäischer Ebene zwischen den verschiedenen europäischen Hauptsitzen und
Verkaufsabteilungen ermöglichte
* Übersetzen unterschiedlichster, teilweise sehr komplexer und umfangreicher
Dokumente, vor allem in die französische, englische und italienische Sprache
* Mitarbeit bei der Schaffung europäischer ADIA Dienstleistungen und
Verkaufspräsentationen für multinationale Kunden
* Teilnahme an entscheidenden Verkaufsverhandlungen mit internationalen Kunden.
Organisieren und Koordinieren von Besprechungen des europäischen Managements
* Wesentliche Beteiligung an der Schaffung eines Handbuchs, dem sogenannten "ADIA
Operations Manual Europe": Sammeln, Koordinieren und Zusammenfassen der
Informationen. Mitarbeit bis zur gedruckten Endfassung des Handbuchs in
verschiedenen Sprachen
* Aufbau der administrativen Strukturen des neuen Hauptsitzes "Global Sales" in der
Nähe von London.
* Mitarbeit beim Schaffen einer europäischen Datenbank "European Key Account Data
Base" für ADIA
europäischer Ebene zwischen den verschiedenen europäischen Hauptsitzen und
Verkaufsabteilungen ermöglichte
* Übersetzen unterschiedlichster, teilweise sehr komplexer und umfangreicher
Dokumente, vor allem in die französische, englische und italienische Sprache
* Mitarbeit bei der Schaffung europäischer ADIA Dienstleistungen und
Verkaufspräsentationen für multinationale Kunden
* Teilnahme an entscheidenden Verkaufsverhandlungen mit internationalen Kunden.
Organisieren und Koordinieren von Besprechungen des europäischen Managements
* Wesentliche Beteiligung an der Schaffung eines Handbuchs, dem sogenannten "ADIA
Operations Manual Europe": Sammeln, Koordinieren und Zusammenfassen der
Informationen. Mitarbeit bis zur gedruckten Endfassung des Handbuchs in
verschiedenen Sprachen
* Aufbau der administrativen Strukturen des neuen Hauptsitzes "Global Sales" in der
Nähe von London.
* Mitarbeit beim Schaffen einer europäischen Datenbank "European Key Account Data
Base" für ADIA
Reisebereitschaft
Weltweit verfügbar
ja
