KVP Spezialist - Zertifiziert: Projekt Manager, Scrum, Lean Six Sigma Black Belt, Change Management

**Projektbeschreibung:**
Als erfahrener Projektmanager bei der marktführenden Unternehmensgruppe hatte ich die Verantwortung, im Jahr 2021 die reibungslose Umstellung von der bestehenden Software "Easy" auf das fortschrittliche ERP-System "Vision" zu leiten. Dieser Schritt war entscheidend für die Digitalisierung unseres Dokumentenflusses und führte zu erheblichen Verbesserungen in unseren Geschäftsprozessen, insbesondere hinsichtlich der Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen. Unser ultimatives Ziel war die vollständige Automatisierung dieses Prozesses, was zu erheblicher Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen führte. Das Projekt hatte einen Gesamtkostenaufwand von 400.000 € und wurde unter Verwendung der ERP-Lösung "Vision" erfolgreich umgesetzt.

**Methoden und Werkzeuge:**
Während dieses Projekts wandte ich bewährte Methoden und Werkzeuge an, darunter Prinzipien des Lean Managements und Six Sigma, um den Projekterfolg sicherzustellen. Die Anpassung an die ERP-Software "Vision" erforderte eine gründliche Marktanalyse und effektives Risikomanagement.

**Rolle:**
In dieser Schlüsselrolle fungierte ich als Change Manager und Projektmanager, um die erfolgreiche Implementierung der neuen Software und die damit verbundenen Prozessverbesserungen sicherzustellen. Zusätzlich unterstützte ich das Team bei der Anpassung an diese Veränderungen und trug maßgeblich zur Schulung der Mitarbeiter bei.

**Aufgaben:**
Meine Verantwortlichkeiten erstreckten sich von der Evaluierung der bestehenden Geschäftsprozesse über die Auswahl der optimalen Softwarelösung bis hin zur Leitung des Implementierungsprojekts. Ich war maßgeblich daran beteiligt, die Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Software zu schulen und arbeitete eng mit verschiedenen Teams zusammen, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos ablaufen.

**Ergebnisse:**
Die erfolgreiche Einführung der ERP-Software "Vision" und die Digitalisierung des Dokumentenflusses führten zu signifikanten Verbesserungen in unseren Geschäftsprozessen. Die Durchlaufzeit für Eingangsrechnungen wurde erheblich reduziert, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führte und unsere Effizienz steigerte. Durch diese Maßnahmen konnten wir die Mitarbeiteranzahl von 12 auf nur noch 3 reduzieren, wobei die freigesetzten Mitarbeiter in neuen Unternehmensbereichen eingesetzt wurden.

**Projektbeschreibung**:
In meiner Funktion als COO wurde ich beauftragt, die Herausforderung des Fachkräftemangels in einem schnell wachsenden Unternehmen anzugehen. Durch gezieltes Management und strategische Partnerschaften mit Handwerkskammern, Mitbewerbern, Behörden und meinem beruflichen Netzwerk gelang es mir, die Grundbesetzung des Unternehmens zu sichern. Dies beinhaltete die Umstrukturierung des Personals und die Einstellung neuer Mitarbeiter. Gleichzeitig lag mein Fokus auf der Skalierbarkeit des Unternehmens, mit dem Ziel, bis zu 100 Filialen zu eröffnen. Hierbei optimierte ich Prozesse und Teams. 

Zu Beginn setzten wir eine vollständig agile Vorgehensweise ein, da der Marktanpassungsfaktor und die Komplexität hoch waren. Nach der Validierung von Annahmen führten wir schrittweise feste Prozesse ein und automatisierten Teile davon, um den Personalmangel auszugleichen. Des Weiteren fungierte ich als Mentor und Coach für das Filialpersonal, insbesondere im Umgang mit problematischen Kunden. Wir etablierten ein Ideen- und Wissensmanagement sowie die Übernahme von Filialen durch Kauf und Rechtsnachfolge. Mein Ziel war es, selbstverwaltende Teams zu entwickeln, was durch die DNA der niederländischen Muttergesellschaft inspiriert wurde.

**Methoden und Werkzeuge**:
Während des Projekts wandten wir eine Vielzahl von Methoden und Werkzeugen an, darunter Affinitätsdiagramme, Analysen der bestehenden Unternehmenskultur bei Übernahmen, Automatisierungstools wie Google Workspace, Change-Maßnahmen zur Fehlerkulturverbesserung, Datensammlungspläne, Elevator Pitches, das Eisenhower-Prinzip, Fault Tree Analysis, Gemba Walks, hybride Ansätze aus agilem und klassischem Projektmanagement wie Scrum Board, Retrospective, Planning und Teile aus Netzplan, Product-Market-Fit-Analysen, Ishikawa, sowie Kanban.

**Rolle**:
Während des Projekts fungierte ich als KVP-Spezialist, Regionalmanager, COO und situativ als Coach, Trainer, Lehrer oder Mentor.

**Aufgaben**:
- Bewältigung des Fachkräftemangels
- Umstrukturierung des Personals
- Prozess- und Teamoptimierung zur Skalierbarkeit des Unternehmens
- Coaching der Verkäufer bei Kundenproblemen
- Begleitung des Filialpersonals während des Change-Prozesses und der Übernahme von Filialen
- Einführung eines Ideen- und Wissensmanagements
- Ausweitung der Unternehmenskultur der niederländischen Muttergesellschaft in die deutsche Hauptniederlassung und die Filialteams

**Ergebnisse**:
Während meiner Tätigkeit konnte ich erfolgreich ein Change Management für die Übernahme von Filialen und die Mitarbeiter durchführen, das On- und Offboarding neuer Mitarbeiter verbessern sowie Lobbyarbeit betreiben und die Grundbesetzung sicherstellen. Wir optimierten Prozesse zur Vorbereitung auf die geplante Skalierbarkeit. Darüber hinaus konnte ich erfolgreich eine Ideen- und Wissensmanagementkultur etablieren und die Unternehmenskultur der niederländischen Muttergesellschaft auf die deutsche Hauptniederlassung und die Filialteams ausweiten. Schließlich wurde ich aufgrund meiner erfolgreichen Umsetzung und meiner Rolle zum COO befördert. Es wurden KVP- und Lean-Methoden und -Tools zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung eingeführt.

**Profilübersicht**:
In meiner Position als Projektmanager für KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) mit Schwerpunkt auf agiler Expertise für eine Onlinebuchungs-Plattform habe ich eine maßgebliche Rolle in der Leitung und Umsetzung des Projekts inne. Unsere Zentrale befindet sich in London, mit einer Zweigniederlassung in Deutschland.

**Projektbeschreibung**:
In meiner Rolle leite ich das Projektteam und koordiniere die Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ich habe die Verantwortung für den Aufbau eines Teams von 20 externen Mitarbeitern und 650 Sprachdienstleistern übernommen. Zudem gehören Marktanalysen und die Entwicklung einer global verkaufbaren Produktlandschaft unter strikter Beachtung der europäischen Rechtsprechung zu meinen Aufgaben.

Während meiner Tätigkeit habe ich insgesamt 15 Auslandsreisen durchgeführt, um vor Ort bei Behörden, Bildungseinrichtungen, Unternehmen (B2B) und Endkunden Lobbyarbeit zu leisten und die Interessen unseres Unternehmens zu vertreten. Die Abläufe wurden in den Ländern Mexiko, Europa, der Schweiz und London kontinuierlich auf Kundenakzeptanz und die geltenden Gesetze vor Ort überprüft und angepasst. Ein wichtiger Aspekt unseres Vorgehens war die aktive Umsetzung der Genchi Genbutsu-Methode. Das Start-up führte den Weg intuitiver Agilität fort und übertrug bewährte Annahmen in klassische Prozesslandschaften.

Die Covid-19-Pandemie führte zur Absage weiterer Reisen. Während meiner Tätigkeit beobachtete ich auch aufmerksam die Aktivitäten von zwei deutschen Mitbewerbern, von denen einer in der Sendung "Die Höhle der Löwen" auftrat. Nach etwa drei Jahren erhielt ein in der Ukraine gegründetes Unternehmen eine siebenstellige Finanzierung von einem US-Investor.

Obwohl wir einen Versuch unternahmen, uns mit einem anderen Unternehmen zu verschmelzen, endete dieses Vorhaben mit Verlusten. Die Option, auf ein Agenturgeschäftsmodell umzustellen, hätte finanzielle Sicherheit bedeutet, doch aus Pioniergeist entschieden sich die Investoren dagegen.

**Methoden und Werkzeuge**:
In meiner Position wende ich eine Vielzahl von Methoden und Werkzeugen an, darunter agile Ansätze für die Entwicklung des Onlinemarktplatzes, agile Funnels, Analyse der Unternehmenskultur potenzieller Partnerunternehmen, Automatisierungstools (Google Workspace), die Bestseller Black Horse Methode, Elevator Pitches, das Eisenhower Prinzip, FMEA zur Entscheidungsfindung, Force Field Analysis, Growth Hacking nach Tomas Herzberger, Kenntnisse im internationalen Recht, Kanban, Kundenbeobachtung, Kundenmanagement, Leader Standard Work und Lean-Startup nach Eric Ries.

**Rolle**:
In meiner Position als Projektleiter bin ich nicht nur für die Leitung des Teams verantwortlich, sondern agiere auch situativ als Coach, Trainer, Lehrer oder Mentor, je nach den Anforderungen des Projekts und des Teams.

**Aufgaben**:
Meine Aufgaben umfassen die Leitung und Koordination des gesamten Projekts, einschließlich der Gründungsaufgaben der Onlinebuchungs-Plattform, den Aufbau und das Management eines großen Teams von externen Mitarbeitern und Sprachdienstleistern, umfassende Marktanalysen zur Identifizierung von Nischendienstleistungen und Trendprodukten, die Entwicklung einer global verkaufbaren Produktlandschaft unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR), Lobbyarbeit und Stakeholdermanagement auf internationaler Ebene, Anpassung von Geschäftsabläufen in verschiedenen Ländern an Kundenakzeptanz und Gesetze, sowie die Überprüfung und Anpassung von Abläufen aufgrund der pandemiebedingten Reisebeschränkungen. Darüber hinaus beobachte ich intensiv die Aktivitäten von Wettbewerbern, pflege diplomatische Beziehungen zu einem ukrainisch gegründeten Unternehmen mit erfolgreicher US-Finanzierung, leite Versuche einer Fusion mit anderen Unternehmen und bin an der Brexit-Abwicklung und der Löschung der deutschen Zweigniederlassung beteiligt. Ich bewerte auch die Option eines Agenturgeschäftsmodells und entscheide gemeinsam mit den Investoren über dessen Umsetzung. Zusätzlich führe ich Kundenmanagement durch, besitze Kenntnisse im internationalen Recht und führe Priorisierungs-Workshops durch, um agile Entscheidungsfindung und Umsetzung zu gewährleisten.

**Ergebnisse**:
In meiner gegenwärtigen Position konnte ich beeindruckende Ergebnisse erzielen, darunter die Senkung der Durchlaufzeit von 3 Tagen auf 1 Sekunde im Prozessabschnitt der Angebotserstellung, den Aufbau eines internationalen Netzwerks von 650 Sprachdienstleistern, die erfolgreiche Durchführung von drei Finanzierungsrunden, die Entwicklung eines automatisierten Referenzvorgehens für die Firmenwebseite, die Verbesserung bestehender Change-Managementprozesse, die Sicherstellung und Einhaltung regulatorischer Anforderungen (Compliance-Management) sowie die Vollautomatisierung des On- und Off-Boarding-Prozesses für neue Freelancer. Zudem habe ich die Implementierung eines weltweiten Online-Buchungssystems mit Fahrtkostenberechnung und DSGVO-konformem Datenversand geleitet.

**Profilübersicht**:
Ich bringe über 8 Jahre und 10 Monate Erfahrung als Projektmanager für KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) und Business Consultant für Markteintritt und Geschäftsprozesse im Bereich Herstellung von Heilmitteln und Kosmetikprodukten mit. Meine Arbeit ist von anhaltender Bedeutung und fortdauernd.

**Projektbeschreibung**:
In meiner Rolle als Projektmanager war es meine Aufgabe, eine erfolgversprechende Geschäftsidee für den Verkauf von Naturprodukten online zu entwickeln. Ich führte eine gründliche Marktanalyse durch und stellte fest, dass dies die vielversprechendste Idee war. Ich unterstützte das Unternehmen bei seinem Markteintritt in Deutschland und leistete Beratung in Rechts- und Steuerangelegenheiten. Um die Geschäftsabläufe wie Bestellungen, Buchhaltung und Marketing zu optimieren, entwickelte ich effiziente Prozesse und automatisierte sie, wo immer möglich, mit dem klaren Ziel der maximalen Skalierung. Das Unternehmen verfügt nun über vollautomatisierte Prozesse und nutzt ausschließlich externe Mitarbeiter. Nach dem großen Erfolg des ersten Produkts dokumentierte ich alle relevanten Daten, um eine Entscheidungsvorlage für neue Bestsellerprodukte zu erstellen. Auf dieser Grundlage bringt das Unternehmen nun monatlich 2-4 neue Produkte auf den Markt. 

Durch den erfolgreichen Markteintritt in Deutschland erweiterten wir unser Engagement auf sieben weitere SEO-optimierte Fremdsprachen, wobei ich landestypische Zielkundenbedürfnisse identifizierte. Insgesamt habe ich zur Entwicklung von acht Verkaufskanälen beigetragen, was einem Zeiteinsatz von 50% entspricht. Zusätzlich hatte ich Verantwortung für weitere Offline-Kanäle, wie Apotheken und Supermärkte, im Umfang von etwa 20%. Die Methoden zur Entwicklung von Inhaltsstoffen und Rezepturen unterliegen strengen Vertraulichkeitsregelungen.

**Methoden und Werkzeuge**:
In meiner Arbeit nutzte ich eine breite Palette von Methoden und Werkzeugen, darunter das Early-Adopter-Prinzip, Ideation aus Design Thinking, rechtliche Kenntnisse (HGB, BGB, GewO, UStG, DSGVO), MVP (Minimum Viable Product), Lean Startup, Kanban, FMEA, Lokalisierung, Übersetzungen, Marktanalyse, Risikomanagement, Disposition, professionelles Kundenmanagement und Automatisierungstools wie Google Workspace.

**Rolle**:
Ich agierte nicht nur als KVP-Spezialist, sondern auch als Coach, Trainer, Lehrer und Mentor, je nach Bedarf und Situation.

**Aufgaben**:
Zu meinen Hauptaufgaben gehörten die Identifizierung und Bewertung von Gründungsideen, die Beratung in Rechts- und Steuerfragen, Übersetzungsmanagement, die Entwicklung agiler Geschäftsabläufe, die Automatisierung von Prozessen, die Erfassung und Auswertung von Daten zur Vorlagenentwicklung für neue Produkte, die monatliche Einführung neuer Produkte auf dem Markt, die Optimierung der Suchmaschinenoptimierung in mehreren Sprachen und der Aufbau und die Verwaltung eines umfangreichen Vertriebsnetzwerks.

**Ergebnisse**:
Meine Arbeit führte zu einem beeindruckenden Umsatz in Deutschland (zuletzt 1,2 Mio. €/Jahr), einem erfolgreichen Übersetzungsmanagement in 8 Sprachen, reibungslosen Abläufen und Automatisierung, einer entscheidungsfähigen Vorlage für neue Bestsellerprodukte, der monatlichen Einführung von 2-4 neuen Produkten auf dem Markt und einer erfolgreichen Marktanalyse landestypischer Zielkundenbedürfnisse.

Meine Leistungen werden von mehreren Auftraggebern gebucht. Ich bin ein erfahrener Amazon-Berater mit einem starken Hintergrund in der Produktentwicklung, Marktforschung und der Optimierung von Verkaufsstrategien auf der Amazon-Plattform. Meine Arbeit konzentriert sich darauf, Unternehmen bei der Maximierung ihres Erfolgs auf dem Amazon-Marktplatz zu unterstützen.

**Verantwortlichkeiten**:
Während meiner Karriere habe ich vielfältige Verantwortlichkeiten übernommen:

**Produktideenvalidierung**:
Ich habe umfangreiche Erfahrung darin, Produktideen auf Machbarkeit zu prüfen, indem ich Annahmen formuliere und diese sorgfältig überprüfe, um sicherzustellen, dass die Ideen realisierbar sind.

**Marktanalyse und Zielgruppenidentifikation**:
Ich beherrsche die Kunst der Wettbewerbs- und Marktanalyse für verschiedene Länder, darunter Deutschland, Schweiz, Österreich, Tschechien, Spanien, Italien, England und die USA. Dies ermöglicht mir, gezielte Zielgruppenidentifikationen durchzuführen.

**Anzeigengestaltung und Optimierung**:
Ich verstehe die Feinheiten der Anzeigengestaltung und habe Erfahrung darin, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, um sicherzustellen, dass Anzeigen effektiv und zielgerichtet sind.

**SOP-Anpassung**:
Meine Fähigkeit zur Anpassung von Standardbetriebsanweisungen (SOP) trägt dazu bei, dass Teams effizienter wachsen können, indem ich Onboarding-Prozesse verbessere.

**Produktmanagement**:
Ich bringe Produkte erfolgreich auf Amazon, wobei meine Organisationsfähigkeiten und mein Wissen in der Produktverwaltung eine wichtige Rolle spielen.

**Best Practices und Beratung**:
Ich habe vielfältige Erfahrungen in der Evaluierung von Best Practices im E-Commerce gesammelt und kann bewährte Modelle auf unterschiedliche Branchen übertragen.

**Umsetzung von Verbesserungen und Erfolgsmessung**:
Ich setze Identifiziertes in die Tat um und messe den Erfolg anhand relevanter Metriken.

In meiner Rolle als Disponentin koordinierte ich die abteilungsübergreifenden Workflows. Dies hat meinen Blick für ressourcenschonendes Arbeiten geschärft. Mein größter Erfolg lag im kontinuierlichen Anstieg der Kennzahl Kundenbindung und der Absenkung der Marketingkosten auf 5% binnen eines Jahres. Mein größter persönlicher Erfolg lag in der Zufriedenheit der Freelancer und der damit einhergehenden Weiterempfehlung unserer Agentur.

**Verantwortlichkeiten**:
1. **Modelle, Fotografen, Locations und Vorbereitungen**: Nadja Ritter war verantwortlich für die Organisation und Koordination von Modellen, Fotografen, Locations und sämtlichen Vorbereitungen für Fotoshootings. Dies umfasste die Auswahl der Models, die Buchung der Fotografen, die Suche nach geeigneten Locations und die Planung sämtlicher Abläufe.

2. **Teammanagement**:
In ihrem Team waren in der Regel drei Models, eine Visagistin und ein Fotograf mit einem Assistenten. Sie fungierte als zentrale Ansprechpartnerin für dieses Team und koordinierte deren Zusammenarbeit am Projektag, der teilweise bis zu 12 Stunden dauerte.

3. **Vertragsverhandlungen und -erstellung**:
Frau Ritter verhandelte und erstellte Verträge mit den Models, der Visagistin und dem Fotografen. Hierbei holte sie sich rechtlichen Rat ein, um sicherzustellen, dass die Verträge rechtskräftig und fair waren.

4. **Bildbearbeitung**:
Sie war aktiv an der Bildbearbeitung in Zusammenarbeit mit dem Fotografen beteiligt. Hierbei kam Adobe Photoshop CS2 zum Einsatz.

5. **Technische Prozesse der Fotoauswahl**:
Frau Ritter war verantwortlich für die technischen Prozesse der Fotoauswahl, einschließlich der Auswahl der besten Aufnahmen und der Einführung der Entscheidungsträger in diesen Prozess.

6. **Steigerung des Verkaufspreises**:
In einem Zeitraum von fünf Jahren gelang es ihr, den Verkaufspreis um den Faktor 5 zu erhöhen. Dies verdeutlicht Frau Ritters Fähigkeit, den Wert ihrer Dienstleistungen zu steigern und ihren Kunden höhere Preise für ihre Arbeit zu ermöglichen.

Insgesamt spielte Nadja Ritter eine zentrale Rolle in der Organisation, Koordination und Durchführung von Fotoshootings. Dabei deckte sie nicht nur die kreativen Aspekte ab, sondern berücksichtigte auch rechtliche und geschäftliche Belange, was zu einer erheblichen Wertsteigerung ihrer Dienstleistungen führte.