Freiberufliche Virtuelle Assistenz
VA-Luisa Schabel Ludwigsburg
Schlagwörter
Skills
Word, Excel, PowerPoint, Pit-FM, IBSuit, Datev, Breitenbach
Projekthistorie
09/2022
-
bis jetzt
* Rechnungen - Mahnungen - allgemeiner Schriftverkehr
* Posteingang - Mails - Telefonübernahme - Angebote
* Terminkoordination - Organisation & Planung
* Datenbankpflege - Ablage
* Transkriptionen - Abschriften von Audio- & Videodatein
* Posteingang - Mails - Telefonübernahme - Angebote
* Terminkoordination - Organisation & Planung
* Datenbankpflege - Ablage
* Transkriptionen - Abschriften von Audio- & Videodatein
04/2022
-
07/2022
Personalsachbearbeiterin
a.i.m all
* Lohn- und Gehaltsabrechnungen
* Personalplanung
* Kontrolle Zeiterfassung
* Stammdatenerfassung und Pflege
* Organisation sowie Dokumentation der
notwendigen Schulungen
* Personalaktenverwaltung und Pflege
* Ausgabe sowie Organisation und
Dokumentation der Arbeitsbekleidung
* Kartenmanagement sowie Erstellung
Mitarbeiterausweis
* Erstellung Personalfragebogen
* Leitung Bewerbermanagement Zusagen
/ Absagen / Terminvereinbarungen
* Telefonzentrale
* Allgemeine Bürotätigkeiten
* Personalplanung
* Kontrolle Zeiterfassung
* Stammdatenerfassung und Pflege
* Organisation sowie Dokumentation der
notwendigen Schulungen
* Personalaktenverwaltung und Pflege
* Ausgabe sowie Organisation und
Dokumentation der Arbeitsbekleidung
* Kartenmanagement sowie Erstellung
Mitarbeiterausweis
* Erstellung Personalfragebogen
* Leitung Bewerbermanagement Zusagen
/ Absagen / Terminvereinbarungen
* Telefonzentrale
* Allgemeine Bürotätigkeiten
01/2021
-
01/2022
Partnerassistenz / Teamassistenz
VHP Dr. Vogt und Partner PartG mbB Ludwigsburg
* Organisation des Kalenders
* Terminvereinbarungen
* Telefonate / Telefonkonferenzen eingeleitet
* Besprechungszimmer vorbereitet
* Honorarkalkulationen vorbereitet
* Vorbereitung Mandanten Termine
* Flug / Zug / Hotelbuchungen
* Auslagenabrechnungen
* Mandantenunterlagen vorbereitet
* ZoomCalls angelegt und eingeleitet
* Mahnlauf vorbereitet
Teamassistenz:
* Steuerbescheid Prüfung
* Terminkoordination des Teams
* Faktura Rechnungen
* Honorarfreigeben
* Erstellung Steuererklärungen und Jahresabschlussunterlagen
* Allgemeine Büroorganisation
* Bearbeitung Mandanten E-Mails
* Scannen und Verschlagwortung von Belegen
* Kassenführung
* Posteingang / Postausgang
* Telefonzentralen / Empfang
* Betreuung der Mandanten
* Terminvereinbarungen
* Telefonate / Telefonkonferenzen eingeleitet
* Besprechungszimmer vorbereitet
* Honorarkalkulationen vorbereitet
* Vorbereitung Mandanten Termine
* Flug / Zug / Hotelbuchungen
* Auslagenabrechnungen
* Mandantenunterlagen vorbereitet
* ZoomCalls angelegt und eingeleitet
* Mahnlauf vorbereitet
Teamassistenz:
* Steuerbescheid Prüfung
* Terminkoordination des Teams
* Faktura Rechnungen
* Honorarfreigeben
* Erstellung Steuererklärungen und Jahresabschlussunterlagen
* Allgemeine Büroorganisation
* Bearbeitung Mandanten E-Mails
* Scannen und Verschlagwortung von Belegen
* Kassenführung
* Posteingang / Postausgang
* Telefonzentralen / Empfang
* Betreuung der Mandanten
01/2020
-
03/2020
Kauffrau für Büromanagement
LB Automotive GmbH
* Erfassung Stundennachweise
* Erstellung Ausgangsrechnungen
* Bearbeitung Eingangsrechnungen
* Pflege der Buchhaltung
* Führen von Verkaufsgesprächen
* Erstellung und Pflege der Inserate
* Pflege von Sozial Media Accounts
* Koordination der Mitarbeiter
* Vertragsabwicklungen und Kundenbetreuung
* Sekretariatstätigkeiten
* Telefonzentrale
* Administrative Tätigkeiten
* Erstellung Ausgangsrechnungen
* Bearbeitung Eingangsrechnungen
* Pflege der Buchhaltung
* Führen von Verkaufsgesprächen
* Erstellung und Pflege der Inserate
* Pflege von Sozial Media Accounts
* Koordination der Mitarbeiter
* Vertragsabwicklungen und Kundenbetreuung
* Sekretariatstätigkeiten
* Telefonzentrale
* Administrative Tätigkeiten
07/2019
-
12/2019
Kauffrau für Büromanagement
Mt- Construction-Logistics
* Führung von Einstellungsgesprächen
* Erstellung Arbeitsverträge
* Pflege von Personalunterlagen
* Erfassung Stundennachweise
* Erstellung Ausgangsrechnungen
* Bearbeitung Eingangsrechnungen
* Pflege der Buchhaltung
* Koordination der Mitarbeiter
* Wöchentliche Teilnahme der Baubesprechungen
* Vertragsabwicklungen und Kundenbetreuung
* Sekretariatstätigkeiten
* Telefonzentrale
* Administrative Tätigkeiten
* Erstellung Arbeitsverträge
* Pflege von Personalunterlagen
* Erfassung Stundennachweise
* Erstellung Ausgangsrechnungen
* Bearbeitung Eingangsrechnungen
* Pflege der Buchhaltung
* Koordination der Mitarbeiter
* Wöchentliche Teilnahme der Baubesprechungen
* Vertragsabwicklungen und Kundenbetreuung
* Sekretariatstätigkeiten
* Telefonzentrale
* Administrative Tätigkeiten
12/2018
-
05/2019
Kauffrau für Büromanagement
Polizeipräsidium Ludwigsburg, Sachbereich Liegenschaften
* Durchführung und Koordination sämtlicher Büro- und
Verwaltungsaufgaben
* Telefonische Auftragsannahme und Angebotserstellung
* Überwachung laufender Aufträge und Projekte
* Programmierung von Türschließsystemen
* Koordination und Planung von Neubauten
* Überwachung des Lagerbestandes
* Ausgabe und Digitale pflege der Waffenfächer
* Überwachung und Koordination von Fremdfirmen
* Terminplanungen für den Vorgesetzen
* Koordination der internen Facilitymanager
* Erstbegehungen mit dem VBA der Neubauten
* Digitale Erstellung von Möblierungsplänen
* Pflege der Transponder und Schlüssel
* Reparaturen von defekten Schließzylindern
* Monatliche Besichtigung der Polizeiposten Landkreis
Ludwigsburg und Böblingen
Verwaltungsaufgaben
* Telefonische Auftragsannahme und Angebotserstellung
* Überwachung laufender Aufträge und Projekte
* Programmierung von Türschließsystemen
* Koordination und Planung von Neubauten
* Überwachung des Lagerbestandes
* Ausgabe und Digitale pflege der Waffenfächer
* Überwachung und Koordination von Fremdfirmen
* Terminplanungen für den Vorgesetzen
* Koordination der internen Facilitymanager
* Erstbegehungen mit dem VBA der Neubauten
* Digitale Erstellung von Möblierungsplänen
* Pflege der Transponder und Schlüssel
* Reparaturen von defekten Schließzylindern
* Monatliche Besichtigung der Polizeiposten Landkreis
Ludwigsburg und Böblingen
03/2018
-
08/2018
Veranstaltungskauffrau
Blühendes Barock Gartenschau Ludwigsburg GmbH, Ludwigsburg
* selbstständige Organisation von Veranstaltungen
* Betreuung aller Teilnehmenden während der
Veranstaltung
* Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs aller Events
* Planung von Hochzeiten und Betreuung der Festivitäten
* Verantwortlich für Planung und Organisation von kleinen Konzerten
* Zuständig für die Organisation von Pressekonferenzen
* Verantwortlich für das Beschwerdemanagement
* Organisation von Bastelaktivitäten für Kinder
* Koordination von externen Anfragen bzgl. Führungen durch die
Parkanlage
* Verantwortlich für die Generierung von Sachspenden
* Verhandlung über die Auftritte externer Unternehmen bei
Veranstaltungen
* Absprache und Koordination der beteiligten Gastronomie bei
Parkveranstaltungen
* Terminmanagement der Geschäftsleitung
* Eigenverantwortliche Erledigung aller anfallenden Büro- und
Verwaltungsaufgaben sowie der Dokumentationen
* Betreuung aller Teilnehmenden während der
Veranstaltung
* Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs aller Events
* Planung von Hochzeiten und Betreuung der Festivitäten
* Verantwortlich für Planung und Organisation von kleinen Konzerten
* Zuständig für die Organisation von Pressekonferenzen
* Verantwortlich für das Beschwerdemanagement
* Organisation von Bastelaktivitäten für Kinder
* Koordination von externen Anfragen bzgl. Führungen durch die
Parkanlage
* Verantwortlich für die Generierung von Sachspenden
* Verhandlung über die Auftritte externer Unternehmen bei
Veranstaltungen
* Absprache und Koordination der beteiligten Gastronomie bei
Parkveranstaltungen
* Terminmanagement der Geschäftsleitung
* Eigenverantwortliche Erledigung aller anfallenden Büro- und
Verwaltungsaufgaben sowie der Dokumentationen
07/2017
-
11/2017
Projektassistentin / Junior-Objektleiterin
Gegenbauer Facilitymanagement GmbH
* Durchführung und Koordination sämtlicher Büro- und
Verwaltungsaufgaben
* Objektverantwortung für vier gewerbliche Großobjekte
* Zuständig für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der
eingesetzten gewerblichen Mitarbeiter
* Ausarbeitung von Arbeits- und Anstellungsverträgen
* Assistenz bei Bewerbungs- und Einstellungsgesprächen
* Komplette Bearbeitung der Bewerberkorrespondenz. (Sichtung der
Bewerbungen, Korrespondenz mit den Bewerbern, Organisation
der Bewerbungsgespräche)
* Telefonische Auftragsannahme und Angebotserstellung
* Überwachung laufender Aufträge und Projekte
* Planung, Organisation und Durchführung von Dienstreisen mit
entsprechender Reisekostenabrechnung
* Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
Verwaltungsaufgaben
* Objektverantwortung für vier gewerbliche Großobjekte
* Zuständig für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der
eingesetzten gewerblichen Mitarbeiter
* Ausarbeitung von Arbeits- und Anstellungsverträgen
* Assistenz bei Bewerbungs- und Einstellungsgesprächen
* Komplette Bearbeitung der Bewerberkorrespondenz. (Sichtung der
Bewerbungen, Korrespondenz mit den Bewerbern, Organisation
der Bewerbungsgespräche)
* Telefonische Auftragsannahme und Angebotserstellung
* Überwachung laufender Aufträge und Projekte
* Planung, Organisation und Durchführung von Dienstreisen mit
entsprechender Reisekostenabrechnung
* Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
02/2013
-
02/2013
Praktikum
Pulvertechnik AG, Wil/Schweiz
* Begleitung eines Außendienstmitarbeiters bei
Kundenbesuchen
* Begleitung bei Neukundenansprache
* Besuch von Fachmessen
Kundenbesuchen
* Begleitung bei Neukundenansprache
* Besuch von Fachmessen
04/2012
-
04/2012
Praktikum als MTA
Praxis Dr. Vollmer
05/2011
-
05/2011
Praktikum
Kindergarten Wilhelmstraße
* Betreuung von Kindern im Alter von 3 - 6 Jahren
* Organisation und Begleitung bei Ausflügen
* Unterstützung bei Bastelarbeiten
* Einüben von Aufführungen
* Dokumentationstätigkeiten
* Organisation und Begleitung bei Ausflügen
* Unterstützung bei Bastelarbeiten
* Einüben von Aufführungen
* Dokumentationstätigkeiten
Reisebereitschaft
Verfügbar in den Ländern
Deutschland
