Beratung Personalwirtschaft und -Organisation: HR Produkte | Prozesse | Systeme

Sicherstellung personalwirtschaftliches Gesamtverfahren (HR-Produkte)
Entwicklung und Sicherstellung aller HR-Instrumente - mit Relevanz auf das personalwirtschaftliche Gesamtverfahren (Personalsysteme/Tools, Prozesse, Formulare/Verträge) - incl. Dokumentation und Support:

1. Produkte:
   • Personaladministration.
   • Payroll (Entgeltabrechnung).
   • Zeitwirtschaft mit Zeiterfassung. 
   • Organisationsmanagement (Aufbau- und Ablauforganisation, Planstellenwirtschaft Angestellte und Beamte).
   • HR-Portal mit ESS/MSS.
   • Aufbau- und Ablauforganisation (incl. Geschäftsverteilungsplänen), 
   • Firmen-/Unternehmensstruktur mit Betriebsstättenverwaltung.
   • Dokumentenmanagement: Tool zur Erstellung von Personaldokumenten (Arbeitsverträge, Formulare, Korrespondenzen/Geschäftsbriefe je Gesellschaft).
   • Elektronische Personalakte (ePa).
   • Business Warehouse (BW).
   • Personal Service Line(Auftragssystem für interne Kunden).
   • Personalcontrolling und -Planung.
      
2. Konstruktion und Support:
   • Analyse der fachlichen Anforderungen im HR-Bereich incl. Umsetzung in gebrauchsfertige Produkte/Verfahren (Regelwerke, Organisation, Prozesse, Systeme):
     • Erstellung Pflichtenheft HR-Systeme und Verfahrensbeschreibung für die Produktion.
     • Verhandlung Gremien: Mitbestimmung, Datenschutz,CISO (Chief Information Security Officer).
     • Test/Abnahme Verfahren/Systeme.
     • Implementierung Verfahren, Systeme/Tools, Prozesse, Formulare.
     • Sicherstellung des User-Supports (fachlich, IT).
     • Interne Wissensvermittlung: Erstellung User Guides, Verfahrensanweisungen, Schulungen.
   • Gesamtdokumentation HR-Produkte:  Zentraldokument aller fachlichen Themen, Regelungen, der Prozesse und Systeme. Hierüber erfolgt der Absprung in allen darunterliegenden Dokumenten und Instrumenten. Alle Instrumente und Dokumente sind eindeutig bezeichnet und haben eine Verzahnung untereinander.
   • Regelwerk- und Leistungskatalog.
   • Entwicklung und Führung personalwirtschaftliches Zentral-Glossar(Abkürzung, Begriff, Definition). Dieses ist bindend zur Anwendung in allen Dokumentationen, damit ein einheitliches Wording sichergestellt ist.
   • Berechtigungsmanagement und UserverwaltungHR-Systeme incl. User-Rezertifizierung.
   • Entwicklung und Führung der zentralen Datenbank zur Steuerung der LAN-Verzeichnisseund funktionalen Mailadressen(FMA): Struktureller Aufbau, Berechtigungsvergabe und -steuerung, Rezertifizierung.
   • DatenschnittstellenHR-Systeme in/out.
   • Verfahren zum internen Wissensmanagement– Führung Personalhandbuch für interne Kunden und Fachbereiche über das Intranet.
   • Datenbank HR-Regelungen und –Prozesse(incl. aller Verträge und Formulare).
   • IKS Internes Kontrollsystem
   • KonzerninterneLeistungsverrechnung/-fakturierung: Erstellung und Pflege der SLA´s (Service Level Agreements).  

Grundsatzthemen: Kollektive Regelwerke, Regulatorik
Sicherstellung aller HR-relevanten Rechtsthemen mit Relevanz auf das personalwirtschaftliche Gesamtverfahren (Personalsysteme/Tools, Prozesse, Formulare/Verträge) zur Umsetzung in gebrauchsfertige Produkte:

• Arbeits-/Dienstrecht
• Kollektive Regelwerke und Individualarbeitsverträge
• Steuerrecht 
• Sozialversicherungsrecht
• normative Regelungen
• Regulatorik (z.B. MaRisk).

Business Continuity Management (BCM)
Entwicklung, Implementierung und Überwachung eines Notfallverfahrens für die Szenarien

• Ausfall Standort (Lokation)
• Ausfall Personal
• Ausfall IT
• Ausfall Dienstleister

im Personalbereich.
Module zur Ausgestaltung des Geschäftsfortführungs-/Notfallhandbuches:
1) Basismodul: Durchführung und Interpretation der Business Impact Analyse (BIA) inkl. Ermittlung der RTO. Nutzung der sich aus der BIA ergebenden Informationen zur Entwicklung von Notfallpla?nen. 
2) Strategie: Unterstützung bei der Ausarbeitung von Business Recovery Strategien bzgl. der Szenarien (potenzielle Schäden) 
?Signifikante Nichtverfu?gbarkeit von Mitarbeitern ?Ausfall des (Haupt?)Standortes
?Ausfall der (lokalen) EDV
?Ausfall von Dienstleistern 
3) Test: Unterstützung, Durchführung und Dokumentation von Notfallplantests auf Basis der gewonnenen Strategie 
4) Scorecard: Unterstützung bei der Dokumentation des BCM Lifecycle 
5) SRO: Optionale Unterstützung bei der Bewertung der BCM?Maßnahmen eines Dienstleisters bei der Auslagerung: 
?Konzeption von Notfallpla?nen fu?r zeitkritische Prozesse
?Konzeption von Gescha?ftsfortfu?hrungs?und Wiederanlaufpla?nen
?Test der Angemessenheit des Notfallkonzepts durch Notfalltests
?Definition von Exit?Strategien für den unerwarteten Ausfall von wesentlichen Auslagerungen. 

Arbeitnehmerüberlassung/Zuweisung und Konzernleihe.
Entwicklung, Produktivsetzung und Überwachung eines konzerninternen Verfahrens zum Mitarbeitereinsatz (Konzerninterner Personaleinsatz, Externeneinsatz, Dritteinsatz). 

• Regelungen, Verträge
• Abbildung in den HR-Systemen
• Prozesse.

Internes Kontrollsystem (IKS)
Nach Maßgabe der MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement der Banken) eigenständiger Aufbau und Überwachung eines IKS-Verfahrens für den Personalbereich. Über den Absprung eines sog. Schlagwortregisters wird ein Dauerprüfkalender mit Kontrollmaßnahmenbeschreibungen geführt. Daraus leitet sich die Risikoanalyse ab.

Archivierungsgrundsätze Personal (physische und elektronische Archive).
Implementierung eines Verfahrens (primär auf Grundlage der EU-DSGVO) der HR-Aufbewahrungsprodukte und der Löschfristen, sowohl bezüglich der

• Physischen Archive (Personalakten/Dokumente)
  als auch der
• Elektronischen Archive (HR-Systeme, elektronische Personalakte).

EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
Analyse, Konzeption und Implementierung aller notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung der EU-DSGVO. Aufbau und Pflege eines internen Regelwerks zur Archivierung der Personaldaten und deren Löschung. 

Regelwerk- und Leistungskatalog
Die ist das strukturierte Herzstück aller Regelungen. Der Regelwerkkatalogist eine strukturierte Datenbank aller Regelwerke. Inhalte: Bezeichnung des Regelwerks, Wesensbeschreibung, Art/Gattung, Firma, Personengruppe/-Kreis, etc.
Hierüber erfolgt der Absprung auf den Leistungskatalog. Dieser enthält Inhaltsbeschreibungen und alle Parameter für die Leistungsermittlung.
Diese Kataloge sind u.a. die Grundlage für 

• das HR-System-Customizing
• bei Tarifverhandlungen und
• Firmenverlagerungen.

Projekte & Aktionen

• Firmenausgliederungen, Verlagerungen und Verschmelzungen.
• Aufbau HR Share Service Centerund Personalbetreuungmit Service Line.
• Projektmanagement:
  • Investitionsplan (Build, Run, Change)
  • Pflichtenhefte
  • Projektplan mit Controlling
  • Cut Over Planung
  • Betriebsdokumentation.
• Digitalisierung der HR-Verfahren: Integration der HR-Systeme.
• Komplexitätsreduzierung: Gute Dinge sind immer einfach. Einfach machen ist hochkomplex.
• Effizienzanalysen: „die Richtigen Dinge richtig tun.“
• Verschlankung der Regelwerke.
• Organisationsentwicklung.