Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Es gibt wohl kaum einen Freelancer, der es nicht schon einmal erlebt hat: Die Rechnung wird eingereicht, aber einfach nicht bezahlt.




Ärgerlich, nicht nur weil man selbst ja auch Fixkosten begleichen muss – hier geht es auch ein Stück weit um"s Prinzip. Schließlich hat man selbst seine Arbeit termin- und fristgerecht abgeliefert, was kann also so schwer daran sein, eine Rechnung rechtzeitig zu begleichen?

Die Antworten auf diese Frage sind besonders aus Sicht des Kunden sehr vielfältig:

Der Klassiker – Jemand ist im Urlaub. Und ja, diese kleine Stellschraube im System führt angeblich dazu, dass keine einzige Rechnung beglichen wird. Natürlich ist das Quatsch, die Rechnung wurde einfach auf irgendeinem Schreibtisch liegen gelassen und niemand möchte es zugeben.

Die Ahnungslosen – Niemand weiß von etwas. „Waaaas? Ihre Rechnung ist noch nicht bezahlt? Puh, welche Rechnung eigentlich? Und wer sind Sie überhaupt? Ich würde sagen, Sie geben mir Ihre Nummer und wir melden uns dann.“ Nein, auf den Rückruf muss man nicht warten, er wird nie kommen.

Das Versehen – Sehr nah verwandt mit den „Ahnungslosen“, denn auch hier weiß niemand, woran es ausgerechnet jetzt liegen kann, dass gerade diese Rechnung nicht bezahlt wurde. Sehr seltsam, das passiert sonst nie. Wer sich aber in der Branche auskennt und sich des Öfteren mit Kollegen unterhält, wird in der Regel sehr schnell merken, dass es sich keineswegs um ein Versehen handelt.

Die Unwilligen – Vielleicht besteht der Arbeitstag nur aus Kaffee- und Mittagspause oder es ist schlicht interessanter, mit den Kollegen zu tratschen als Rechnungen zu bezahlen. Aber manchmal hat einfach niemand Lust, das Geld zu überweisen. Ja, auch so etwas soll vorkommen – eine fiese, sehr hartnäckige Kombination aus Faulheit und akuter Unlust.

Die Unfähigen – Vielleicht das Schlimmste, das passieren kann. Das Unternehmen kann nicht zahlen, weil es einfach gerade kein Geld hat oder gar insolvent ist. Das ist dann wirklich Pech, man kann nur hoffen dass man wenigstens einen kleinen Teil des Rechnungsbetrags wieder sieht.
 
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Was tun?

Aber was macht man in welchem Fall? Welche Möglichkeiten hat man und welche sind überhaupt empfehlenswert? Die wichtigste Eigenschaft ist höchstwahrscheinlich Geduld. Denn egal, ob aus Versehen, Unlust oder mit voller Absicht: Solche unvorhergesehenen Aktionen kosten immer Zeit und Nerven. Wer nicht nachhakt und immer wieder fragt, kann noch ewig und drei Tage auf sein Geld warten. Schön für alle, die nicht dringend auf das Geld angewiesen sind. Doch das ist in der heutigen Zeit leider eine absolute Ausnahme.


Schritt 1: Persönliche Nachfrage

Sehr viele Unternehmen vergessen leider viel zu oft das Einfachste und Naheliegende: Das persönliche Gespräch. Entweder man ruft in dem Unternehmen an oder kommt gleich persönlich vorbei. Es ist einfach schwieriger, jemanden abzuwimmeln als eine E-Mail einfach nicht zu beachten. Wer hier hartnäckig bleibt und sich immer wieder ins Bewusstsein des Schuldners zwängt, hat gute Chancen, sein Geld zu bekommen. Denn ständig jemanden zu sehen, dem man Geld schuldet, nervt einfach und wird natürlich früher oder später peinlich. Wenn sich im Gespräch ergibt, dass der Schuldner gerade nicht so „flüssig“ ist, käme auch die Vereinbarung einer Ratenzahlung in Frage. Wenn man aber niemanden erreichen kann, sollte man sich die Zeit sparen und gleich zu Schritt 2 übergehen.


Schritt 2: Schriftliche Zahlungserinnerung

Eine schriftliche Zahlungserinnerung ist quasi die „freundliche Version“ einer Mahnung. Diese Möglichkeit verleiht deinen Forderungen möglicherweise etwas mehr Gewicht als ein persönliches Gespräch. Hier fordert man den Kunden noch einmal schriftlich auf, bis zu einer bestimmten Frist den Rechnungsbetrag zu begleichen. Der Ton ist übertrieben freundlich. Du kannst nachfragen, weshalb deine Rechnung noch nicht beglichen ist und als möglichen Grund den Zeitaspekt vorwegnehmen. 


Mögliche Formulierung einer Zahlungserinnerung:

„Wir möchten Sie gerne darüber informieren, dass der ausstehende Rechnungsbetrag noch nicht beglichen wurde. Vermutlich haben Sie bislang keine Zeit gehabt oder einfach vergessen, die Rechnung zu begleichen. Wir möchten Sie deshalb bitten, Ihre Zahlung noch einmal zu überprüfen und den fälligen Betrag bis zum 01.08.2018 zu bezahlen.“

Ab dem Zeitpunkt der schriftlichen Zahlungserinnerung hat man das Recht auf Verzugszinsen. Ohne Erinnerung oder Mahnung gerät der Kunde automatisch in Verzug, wenn innerhalb von 30 Tagen nicht gezahlt oder auf der Rechnung ein Zahlungstermin angegeben wurde und dieser nicht eingehalten wird. Wenn keine Reaktion erfolgt, sollte man nach Ablauf der Frist eine Mahnung mit einer weiteren Frist schicken, bis zu drei Mahnungen können es so werden. Der Ton wird von Brief zu Brief weniger freundlich, schließlich meint man es ernst. Höchstwahrscheinlich kommt man aber um Schritt 4 nicht herum und sollte sich schon früher mit seinem Anwalt in Verbindung setzen. Dann muss man sich aber auch darüber im Klaren sein, dass der Kunde die längste Zeit ein Kunde gewesen ist. Allerdings ist es natürlich die Frage, ob man wirklich auf solche Unternehmen wert legt und sich nicht lieber nach neuen Einnahmequellen umsehen sollte.


Schritt 3: Anwalt

Wenn die Sache erst einmal beim Anwalt ist, ist das natürlich ärgerlich. Doch ein bisschen aufatmen kann man auch. Denn jetzt muss man sich nicht mehr alleine mit dem nervigen Kunden herumschlagen und hat einen Verbündeten, der die Lage gut einschätzen kann. Außerdem verfügt er über ein sehr mächtiges Instrument: Den Briefkopf einer Anwaltskanzlei. Waren Schritt 1 und 2 noch relativ harmlos, sieht es jetzt schon viel offizieller aus. Jeder weiß, dass das Anwaltsschreiben einem die Pistole auf die Brust setzt – entweder du bezahlst oder es wird richtig Ernst! Wenn der Schuldner sich noch immer hartnäckig gegen eine gütliche Einigung wehrt, bleibt einem nur die Klage und somit Schritt 4. Allerdings darf man nicht vergessen, dass auch der Anwalt bezahlt werden möchte. Wie viel der Anwalt kostet, hängt vom Streitwert ab. Gewinnt man das Verfahren, muss der Schuldner die Kosten übernehmen. Es kann aber auch sein, dass man auf den Kosten sitzen bleibt. Das passiert zum Beispiel, wenn der Schuldner insolvent geht. Dann bekommen Sie weder Ihre Rechnung noch die Kosten für den Anwalt bezahlt. Daher sollten Sie also immer abwägen, ob sich der Anruf beim Anwalt überhaupt lohnt. Bei kleineren Beträgen ist das Einschalten eines Anwalts eher mühsam und nicht besonders zielführend. 


Schritt 4: Mahnverfahren, Inkasso oder Klage

An dieser Stelle alle Verfahrensmöglichkeiten ausführlich zu erklären, würde zu weit führen. Doch kurz und knapp gesagt hat man in diesem Stadium noch drei Optionen. Man kann ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben. Das hat den Vorteil, dass es schnell und relativ unbürokratisch zugeht. Allerdings kommt es nur in Frage, wenn man wirklich davon ausgehen kann, dass der Schuldner bezahlt. Ansonsten wird das Mahnverfahren automatisch zu einem Zivilprozess und der Aufwand war umsonst. Außerdem muss der Antrag wirklich ganz genau ausgefüllt werden, schon ein kleiner Fehler kostet viel Zeit, die man sich mit einer „normalen“ Klage gespart hätte. Bevor man klagt, sollte man sich vom Anwalt beraten lassen, ob Aussicht auf Erfolg besteht. Wenn nicht, bleibt man nämlich auf den Kosten sitzen. Das Ziel der Klage ist im besten Fall natürlich, dass der Schuldner zahlt. Zur Sicherheit bekommt man aber vom Gericht einen vollstreckbaren Titel ausgehändigt, mit dem man 30 Jahre lang über einen Gerichtsvollzieher sein Geld eintreiben lassen kann. Auch wenn der Kunde gerade nicht zahlen kann, hat man also dreißig Jahre lang das Recht auf sein Geld. Wem das alles zu kompliziert ist, kann ein Inkassounternehmen beauftragen. Hier muss allerdings erwähnt werden, dass der Auftrag in der Regel mit erheblichen Kosten verbunden ist. Wenn Sie sich an ein Inkassounternehmen wenden, bekommen Sie allerdings sofort Ihr Geld ausbezahlt. Ihre Forderung wir Ihnen sozusagen abgekauft. Das Inkassounternehmen versucht dann, die Schulden einzutreiben und so Gewinn zu machen. Sie erhalten daher auch nicht den gesamten Betrag. Momentan liegt der Prozentsatz bei 30 bis 50 Prozent. Das ist auf den ersten Blick nicht viel, aber im schlimmsten Fall besser als nichts. 


Noch ein paar Tipps

Bei größeren Summen eine Anzahlung und regelmäßige Abschlagszahlungen vereinbaren. Bevor die jeweilige Zahlung nicht angekommen ist, wird auch nicht weitergearbeitet. So kommt man vielleicht eher zu seinem Geld.

Leider kann es auch vorkommen, dass ein Kunde eine Leistung in Anspruch nimmt, obwohl bereits bei der Erteilung des Auftrags klar ist, dass er zahlungsunfähig ist. In diesem Fall könnte ein Betrugsfall vorliegen. Man kann eine Betrugsanzeige erstatten und dadurch seine Forderungen absichern. So bleiben die Forderungen auch nach dem Insolvenzverfahren uneingeschränkt bestehen. 

Den Flurfunk beachten und gründlich recherchieren, so erfährt man wahrscheinlich schon vorher von Unternehmen, die es mit den Rechnungen nicht so genau nehmen und kann den Auftrag entweder ausschlagen oder entsprechende Vorkehrungen treffen. Aber aufgepasst: Es gibt natürlich auch Kollegen, die einem einen Auftrag madig machen wollen oder einfach gerne über ehemalige Auftraggeber herziehen, weil sie jetzt vielleicht nicht ohne Grund keine Aufträge mehr erhalten. Nicht auf eine einzelne Quelle verlassen.

Am besten schon mal nachfragen, wie der Zahlungsprozess in dem Unternehmen abläuft. Muss zum Beispiel immer der Chef unterschreiben? Wenn ja, ist es hilfreich zu wissen, wann er für längere Zeit nicht anwesend ist. Dann kann man seine Rechnungsstellung auf seinen Terminplan abstimmen und bekommt sein Geld dann auch.

Auch, wenn sich viele Firmen nicht davon beeindrucken lassen – einen Versuch ist es wert! Formulieren Sie ein klares Zahlungsziel, also beispielsweise „innerhalb von sieben Werktagen“, „bis zum XXten“ oder auch „umgehend“. Mit etwas Glück klappt es sogar und man kann sich beim Nachfragen darauf berufen.
 
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