Outsourcing von Aufgaben an Externe ist nicht neu: Bereits in den 60ern begannen amerikanische Betriebe, Prozesse an Zulieferer zu übergeben. Heutzutage können Start-ups, kleine Unternehmen, aber auch große Konzerne von diesem Organisations- und Strategiemodell profitieren – besonders im IT-Bereich.
Definition und Bedeutung
Per Definition ist Outsourcing ist eine Strategie, bei der Unternehmen einzelne Aufgaben oder sogar ganze Prozesse an externe Dienstleister oder Auftragnehmer auslagern. Meist findet dieser Prozess bei Unternehmen Anwendung, die Arbeitsplätze an Standorte im In- oder Ausland vergeben. Auch Firmen, die Teile der Produktion an spezialisierte Dienstleister auslagern, statt sie intern zu stemmen, profitieren vom Outsourcing. In beiden Fällen soll die Strategie vornehmlich Kosten sparen und Abläufe effizienter gestalten.
ℹ️ Der Begriff kommt aus dem englischen Sprachgebrauch und setzt sich aus den Wörtern “outside” und “resourcing” zusammen und bedeutet grob übersetzt “Hilfsmittel von außerhalb”.
Vorteile und Nachteile
Die strategische Auslagerung von Tätigkeiten und Prozessen, kann die Position eines Unternehmens auf dem Markt deutlich verbessern. Neben Kosten- und Zeitersparnis profitieren Auftraggeber häufig von einer Qualitätsoptimierung, da komplexe Aufgaben an externe Unternehmen oder Experten, wie beispielsweise Freelancer, abgegeben werden. So können sich Firmen dem Kerngeschäft widmen und Vorteile gegenüber der Konkurrenz schaffen.
Vorteile von Outsourcing
- personelle Engpässe ausgleichen
- externes Know-how
- hohe Produktivität in kurzer Zeit
- Recruiting weniger zeitaufwendig
Essenziell für den Erfolg von externem Outsourcing ist, dass sich Unternehmen die Hauptkompetenzen und Schlüsseltechnologien bewahren. Ist das Kerngeschäft zu stark von externen Prozessen abhängig, kann sich das Auslagern negativ auf das Business des Auftraggebers auswirken. Entstehen finanzielle Engpässe oder Verzögerungen bei einem oder mehreren externen Dienstleistern, kann der Geschäftsfluss und somit auch der wirtschaftliche Erfolg des Auslagernden negativ beeinflusst werden. Im schlimmsten Fall entstehen dem Unternehmen hohe Ausgleichskosten.
Nachteile von Outsourcing
- Kerngeschäft bewahren
- Datenschutz
- Wissenstransfer im Unternehmen
- Aufrechterhalten des Betriebsklimas (Transparenz wahren)
Die Strategie birgt Vorteile und Nachteile bzw. Herausforderungen. Unternehmen müssen diese sorgfältig abwägen.
Häufig werden auch fehlerhafte Verträge zwischen Unternehmen und Dienstleister ausgestellt. Hier kann es sinnvoll sein, Vorlagen zu nutzen, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.
Ein Unternehmen kann die Auslagerung von externen Dienstleistungen für verschiedene Funktionsbereiche der Organisation nutzen. So können die wichtigsten Formen unterschieden werden:
Erläuterung zu den Formen überspringen und bei IT-Outsourcing weiterlesen.
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Application Service Providing
Bei der Form des Application Service Providing (ASP) stellt ein Anwendungsdienstleister Services rund um die Software zur Verfügung und übernimmt zudem die Verarbeitung und Sicherung der Daten.
Business Process Outsourcing
Das Business Process Outsourcing (BBO) beschreibt die Auslagerung von kompletten Abteilungen, wie beispielsweise:
- Rechnungswesen: Buchhaltung an eine Steuerkanzlei
- Recruiting: Beschaffung und Vermittlung von Personal durch externe Recruiting-Firmen oder selbstständige Headhunter
Business Transformation Outsourcing
Beim Business Transformation Outsourcing (BTO) sorgt ein externer Dienstleister (häufig ein Berater) für die Transformation von Business-Modellen, welche eine komplette Überholung bedürfen. Diese Form wird häufig beim Digitalisieren von Geschäftsmodellen eingesetzt, beispielsweise vom Überführen von veralteten Anwendungen auf eine digitale Plattform.
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Transitional Outsourcing
Wird so eine innovative Wandlung nicht innerhalb, sondern außerhalb des Unternehmens durchgeführt, spricht man von Transitional Outsourcing. So werden alle bestehenden Prozesse für eine vorübergehende Zeit ausgelagert und nach der Umstellung auf die neue Technologie wieder zurückgenommen. Ein Beispiel hierfür ist die Auslagerung von IT-Projekten.
Offshoring
Eine weitere, sehr wichtige Form beschreibt das Offshore-Outsourcing (Offshoring), welches das Auslagern von Prozessen ins Ausland darstellt. Die Umsetzung erfolgt häufig aus Kostengründen: Sowohl Arbeitskräfte, als auch der Produktionsumfang sind oftmals günstiger.
Complete Outsourcing
Complete Outsourcing ist die radikalste Form der Auslagerung, denn sie betrifft ganze Unternehmensbereiche. Die Herausforderung: Sollte der externe Dienstleister die betreffenden Services nicht mehr oder nur unzureichend erfüllen, ist ein „Zurückholen“ der Bereiche mit hohem (finanziellen) Aufwand möglich. Auch der Wechsel eines Dienstleisters ist meist sehr kostspielig. Gerade in dieser extremen Ausprägung ist ein sensibles Management der ausgelagerten Arbeitsschritte notwendig, um eine klare Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber zu sichern.
Outsourcing von Projekten an IT-Dienstleister
Das Outsourcing im IT-Bereich wird, besonders für Unternehmen mit einer großen IT-Infrastruktur, immer lukrativer. Freelancer bringen branchenspezifisches Know-how in Unternehmen und sparen Zeit und Geld bei Recruiting-Prozessen. Externe IT-Betriebe oder freiberufliche IT-Experten, können Firmen enorme Vorteile gegenüber anderen Unternehmen verschaffen, welche IT-Dienstleistungen von Angestellten erbringen lassen oder IT-Fachkräfte durch aufwendige Bewerbungsprozesse rekrutieren.
Der Vergleich zeigt: Das Einstellungsverfahren von Angestellten ist fünfmal so zeitaufwendig, wie das Recruiting von Freelancern (Quellen: Recruiter-Kompass, Bitkom Research).
Durch die extrem schnelle Entwicklung der IT-Branche, müssen sich Fachkräfte ständig neues Wissen aneignen, vor allem in Bereichen, in welchen komplexe Programmiersprachen eingesetzt werden. Für Unternehmen, die Angestellte beschäftigen, können hier hohe Weiterbildungskosten entstehen. Selbstständige IT-Experten finanzieren Fortbildungen aus eigener Tasche. Dazu kommt, dass IT-Freelancer häufig in Nischen tätig und somit Experten auf ihrem Gebiet sind. Im Gegensatz zu Angestellten, bearbeiten Freelancer so nur einen Aufgabenbereich und fokussieren sich nur auf diese Tätigkeit. Projekte können so schneller abgeschlossen werden.
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Beispiele für Outsourcing
Weitere klassische Felder, neben der IT-Branche, sind Kundenservice (Call-Center), E-Commerce oder Marketing. In einigen Fällen setzt sogar das Geschäftsmodell selbst auf Outsourcing. Autohersteller verfügen beispielsweise über eine Vielzahl von Zulieferern, ohne die eine reibungslose Produktion nicht möglich wäre. Über ein ausgefeiltes Supply-Chain-Management, mithilfe dessen alle Lieferketten und Prozesse überblickt werden, sichern die Unternehmen dennoch eine Produktion „just in time“.
Weitere Beispiele:
- Kundenservice (z.B. Call-Center)
- E-Commerce (z.B. Onlineshop-Agenur)
- Marketing (z.B. Designer)
- Beratung (z.B. Steuerberater)
Wann lohnt sich Outsourcing?
Bevor Prozesse ausgelagert werden, müssen Unternehmen klären, ob Outsourcing für das Geschäftsmodell Sinn macht. Oft ist es schlicht günstiger, hochkomplexe Aufgaben an externe Anbieter abzugeben, statt eigene Mitarbeiter oder ganze interne Abteilungen zu unterhalten. Gerade Start-ups oder KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen) profitieren vom Auslagern von Dienstleistungen, die zwecks zeitlicher, finanzieller und personeller Engpässe, sonst nicht möglich wären.
Outsourcing lohnt sich nicht für alle Geschäftsmodelle und sollte gut durchdacht sein.
Auch Freelancer selbst können vom Outsourcing profitieren. Selbstständige müssen, neben Marketing und Projektakquise, Büroarbeiten, wie die eigene Buchhaltung, erledigen. Speziell zu Karrierebeginn sind freie Experten schnell mit der Menge dieser Aufgaben überfordert – so kann es sinnvoll sein, einen externen Buchhalter einzubeziehen und den Papierkram “outzusourcen”.
