15 Tipps für gesteigerte Produktivität – So starten Sie richtig durch

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Produktivität und Zeitmanagement stellen Freelancer und Selbstständigen oft vor eine große Herausforderung. Sie kennen es bestimmt, wenn Sie sich nach Feierabend fragen: „Wieso ist das alles schon wieder liegen geblieben?“ Ein gutes Zeit- und Selbstmanagement hilft dabei, die eigene Arbeitsweise zu optimieren und produktiver zu werden. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Arbeitszeit effektiver nutzen.


Inhalt des Artikels:

  1. Diese Faktoren beeinflussen die Produktivität
    1. Aufmerksamkeit und Fokus
    2. Energie
    3. Zeit
  2. Tipps für gesteigerte Produktivität

Viele Freelancer kennen das Problem – die Zeit rennt und man kommt mit der Erledigung der Aufträge einfach nicht hinterher. Auch 25 Prozent der Freelancer im Freelancer-Kompass 2020 geben an, dass produktiv bleiben zu ihren größten Herausforderungen gehört.

Produktivität ist für viele Freelancer eine Herausforderung.

Per Definition ist Produktivität ist eine wirtschaftswissenschaftliche Kennzahl und bezeichnet

Das Verhältnis zwischen produzierten Gütern oder Dienstleistungen (Output) zu den dafür benötigten Produktionsfaktoren (Input).

Bei produzierenden Unternehmen kann dies beispielsweise die Anzahl produzierten Produkte im Verhältnis zum dafür verwendeten Material sein. In der modernen Wirtschaft kann Input und Output nicht mehr so einfach definiert werden und ist je nach Tätigkeit und Unternehmen unterschiedlich. Bei Freelancern kann beispielsweise eingesetztes Kapital oder Arbeitsleistung als Einsatz angesehen werden. Die erbrachte Dienstleistung, das Endprodukt oder der finanzielle Ertrag können den Output bezeichnen.

Diese Faktoren beeinflussen die Produktivität

Niemand kann immer motiviert, fokussiert und produktiv sein – mit etwas Vorbereitung und den richtigen Arbeitsmethoden wird es jedoch einfacher, seine Produktivität zu steigern und mehr Output zu generieren.

Oft überkommt einen das Gefühl, dass der Tag zu schnell vorbei geht. Wer seine Produktivität steigern will, hat per Definition grundsätzlich zwei Optionen:

  • den Output bei gleichem Input erhöhen oder
  • den Input reduzieren, ohne den Output zu senken.  

Dass dieser simple Grundsatz in der modernen, dynamischen Arbeitswelt nicht so einfach umzusetzen ist, liegt auch daran, dass Input und Output nicht mehr ganz so klar definiert sind wie zu Industrialisierungszeiten aber auch, weil viel mehr Einflussfaktoren hinzukommen.

Um heutzutage wirklich produktiv zu sein braucht es mehr, als gutes Zeitmanagement. Neben der Zeitkomponente sind auch Aufmerksamkeit, Fokus und Energie Faktoren, die zur Produktivität und zufriedenstellenden Ergebnissen beitragen.

Aufmerksamkeit und Konzentration

Eine der wichtigsten und wertvollsten Fähigkeiten in der heutigen Zeit ist ein wirkungsvolles Aufmerksamkeitsmanagement.

Aufmerksamkeit ist die Fähigkeit deines Gehirns, sich auf bestimmte Reize oder Gedanken zu fokussieren und gleichzeitig alles andere zu ignorieren.

Wenn Unaufmerksamkeit der absolute Produktivitätskiller ist, so ist ungeteilte Aufmerksamkeit der Schlüssel zur Produktivität. Daher gilt es zu erkennen, welches die Faktoren sind, die Sie unaufmerksam und somit unkonzentriert werden lassen.

Der erste Schritt zur Aufmerksamkeitsmanagement sollte sein, sich die Zeit zu nehmen um Ihre Arbeitsweise zu reflektieren und zu erkennen, wo überall Unaufmerksamkeit lauert. Hinterfragen Sie also Ihren Tagesablauf und Ihre Arbeitsweisen und identifizieren Sie Ablenkung und Zeitfresser. Verbringen Sie zum Beispiel zu viel Zeit dabei E-Mails zu lesen ohne sie wirklich abzuarbeiten oder scrollen Sie zu lange auf Social Media vor sich hin? Selbst das aktive vor sich herschieben von administrativen Arbeiten frisst unnötig Zeit.

Sind die problematischen „Tagesordnungspunkte“ identifiziert und die Motivation zur Veränderung geweckt, geht es im nächsten Schritt darum, die Aufmerksamkeitsdiebe zu eliminieren und eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Natürlich erfordert Aufmerksamkeitsmanagement auch eine Portion Konsequenz und Selbstreflektion, um zu erkennen, wenn man sich ablenken lässt. Hier gilt wie so oft – Übung macht den Meister.

Energie

Ein Tag hat immer 24 Stunden, die man sich so gut es geht einteilen muss. J.D. Meier vertritt die Ansicht, dass man dabei zwar die Länge des Tages nicht beeinflussen kann, sehr wohl aber seine Energie und wie man diese bestmöglich nutzt. Das bedeutet auch, dass ein gewisses Energielevel nötig ist, um wirklich Produktiv sein zu können. Daher sind genügend Schlaf und Erholung zwischen besonders arbeitsintensiven Phasen wichtig, um die Akkus wiederaufzuladen und Leistungsfähig zu bleiben. Ebenso sind genügend Wasser und Nahrung wichtig, damit Ihr Körper funktionieren und Energie produzieren kann.

Zeit

Zeit ist bei der Bearbeitung von Aufgaben relativ. Das Parkinsonsche Gesetz sagt, dass sich die Arbeit in dem Masse ausdehnt, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, dass manche Aufgaben – wie beispielsweise E-Mails lesen und beantworten – schnell erledigt werden können und dabei wenig Zeit beanspruchen.

Andere Aufgaben, die viel Kreativität erfordern oder sehr komplex sind, werden hingegen viel Zeit benötigen. Es ist daher wichtig zu lernen, welche Aufgaben wie viel Zeit erfordern um Ihre Arbeitszeit effizient zu planen und so Ihren Workload pünktlich bewältigen zu können. Sobald Sie Ihren Zeitaufwand richtig einschätzen können, können Sie damit beginnen, Zeitblöcke einzelnen Tasks zuzuordnen. Montage können beispielsweise fürs Administrative reserviert sein während Freitagmorgen dem Beantworten von E-Mails gewidmet ist.

Effizienz und Produktivität sind also von verschiedenen Faktoren abhängig. Wir haben daher die 15 besten Tipps für produktiveres Arbeiten gesammelt.

Tipps für gesteigerte Produktivität

Um die Arbeitsproduktivität zu steigern und Ihre Arbeitszeit sinnvoll und effizient zu nutzen, müssen die Grundlagen stimmen. Mit unseren Tipps schaffen Sie die perfekten Voraussetzungen für gesteigerte Produktivität:

Tipp #1: Achten Sie auf Ihren Biorythmus

Schlafen Sie gerne lange aus oder sind Sie ein Frühaufsteher? Egal, wie Ihr Biorhythmus aussieht nutzen Sie die Stunden an denen Sie am produktivsten sind bewusst um zu arbeiten. Finden Sie heraus, wann Ihre Hochphasen sind und konzentrieren sie sich zu dieser Tageszeit darauf Ihre Aufgaben und Arbeit zu erledigen.

Tipp #2: Setzen Sie sich feste Arbeitszeiten

Als Freiberufler genießen Sie den Vorteil der freien Zeiteinteilung. Sie können Ihre Arbeits- und Freitage sowie Arbeitszeit selbst festlegen. Jedoch ist auch hier ein gewisser Arbeitsrhythmus wichtig. Definieren Sie ihre Arbeitstage und -zeiten so, dass sie sich damit wohlfühlen und planen Sie feste, verpflichtende Arbeitszeiten. So ist ein strukturiertes, konzentriertes und erfolgreiches Arbeiten möglich.

Tipp #3: Definieren Sie konkrete Ziele

Verschaffen Sie sich zu Beginn Ihrer Arbeit einen Überblick über alle Aufgaben und Projekte die in nächster Zeit anstehen und definieren Sie konkrete Schritte für die nächsten Tage und Wochen. Fragen Sie sich jeden Tag: Was möchte ich heute erreichen? Bestimmen Sie am Anfang Ihres Arbeitstages ein bestimmtes Tagesziel, welches Sie bis zum Feierabend erledigt haben wollen. Ganz wichtig: bleiben Sie realistisch. Wenn Sie Ihr Ziel zu hoch stecken und den Plan nicht bewältigen können verlassen Sie frustriert Ihren Arbeitsplatz und können den Feierabend nicht genießen.

Tipp #4: Setzen Sie klare Prioritäten

Ein anderer Ansatz ist es, sich zu überlegen welcher Output am wichtigsten ist – machen Sie sich eine To-Do-Liste und vergeben eine Rangfolge der zu bearbeitenden Aufträge oder sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wird die Liste dann entlang der Prioritäten abgearbeitet, werden die wichtigsten Ergebnisse als erstes erreicht.

Tipp #5: Machen Sie realistische Pläne

Eine To-Do-Liste mit den tages- und terminrelevanten Tasks für Arbeitstage oder auch eine ganze Woche sorgt dafür, dass man nichts vergisst. Diese Liste sollte nicht nur die Dringlichkeit einzelner Aufgaben berücksichtigen, sondern in ihrer Hierarchie (z.B. Top-Down oder Bottom-Up) auch die eigenen Interessen und Vorlieben beachten. Überlegen Sie, wie Sie am produktivsten sind – wenn Sie klassisch mit Eat the Frog das Ungeliebte zuerst erledigen oder mit etwas schönem in den Tag starten – und legen Sie ihre To-Dos entsprechend an. Ganz wichtig beim Planen: den Zeitaufwand der verschiedenen To-Dos realistisch einschätzen!

Tipp #6: Nutzen Sie die Dreier-Regel.

Angeblich hat schon Thomas Jefferson nach der Dreier-Regel gearbeitet. Diese besagt, dass man seine Aufmerksamkeit am Tag auf jeweils drei Bereiche lenken soll. Sie bestimmen also am Anfang von jedem Tag, welche drei Dinge Sie bis am Abend auf jeden Fall erledigt haben wollen. Diese Top-Drei werden dann konsequent fokussiert abgearbeitet. Wer langfristig fokussiert bleiben will, kann seine Top-Drei nicht nur täglich, sondern auch wöchentlich, monatlich und sogar jährlich festlegen und abarbeiten.

Tipp #8: Seien Sie ihr eigener Taskmanager

Was erledigt ist, kann abgehakt werden. Wenn sich Termine ändern, etwas ausfällt oder Ähnliches geschieht, was im Tagesplan nicht vorgesehen ist, kann man entsprechend reagieren, sofern es die Zeit zulässt. Für später angedachte Tasks können vorgezogen werden, andere lassen sich auf der Prioritätenliste nach hinten verschieben. Hierbei ist es allerdings entscheidend, gewisse „Kernpunkte“ konsequent im Auge zu behalten, damit die Hierarchie der anstehenden Aufgaben nicht unvorteilhaft umgekrempelt wird.

Essenziell beim Tasks managen: Konzentrieren Sie sich bewusst, und zwar jeweils nur auf eine Aufgabe. Multitasking funktioniert nämlich nicht und vermindert nachweislich die Produktivität. Wer versucht, gleichzeitig mehrere Dinge zu erledigen, arbeitet langsamer und ist anfälliger für Fehler. Deshalb immer eine Aufgabe nach der anderen.

Tipp #9: Schreiben Sie sich Ideen auf

Wer kennt es nicht: da kommt eine bahnbrechende Idee in den Sinn, nur um am nächsten Tag schon wieder vergessen zu sein. Sich die Idee gleich aufzuschreiben hat zwei Vorteile – erstens wird sie nicht vergessen und der «Arbeitsspeicher» in Ihrem Gedächtnis bleibt frei. Zweitens hilft es, sich Notizen, zu machen um die Ideen besser bewerten ausarbeiten und weiterentwickeln zu können.

Tipp #10: Identifizieren Sie Zeitfresser und vermeiden Sie Störfaktoren

Plötzlich ist es schon 18 Uhr – wo ist nur die Zeit geblieben? Oftmals investiert man unbewusst mehr Zeit in verschiedene Aufgaben als man bräuchte. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeit aufwenden. Dadurch können Sie Zeitfresser identifizieren und die dort Zeit zukünftig besser nutzen.

Auch für Störfaktoren, die zu Unkonzentriertheit führen, gilt: erkennen und vermeiden. Beim Home Office arbeiten Sie zwar von zu Hause aus, das heißt jedoch nicht, dass Sie für private Gespräche zu erreichen sind oder dass Sie zwischendurch kurz eine Ladung Wäsche aufhängen können. Lassen Sie sich nicht von privaten Dingen ablenken.

Dasselbe gilt auch für Social Media oder extensives E-Mails-Bearbeiten. Gegen inflationäre Social Media-Nutzung hilft es bereits, wenn man sich nach einem Besuch wieder ausloggt. Facebook, Skype, Twitter und Co. müssen ja keine Standleitung eingeräumt bekommen. E-Mail Benachrichtigungen können ebenfalls ausgeschaltet werden. Es empfiehlt sich generell, dem Lesen und Beantworten von Mails und Anrufen einen fixen Zeitslot am Tag oder in der Woche zuzusprechen um sich nicht ständig ablenken zu lassen.

Tipp #11: Routine einstellen

Erledigen Sie bestimmte Aufgaben regelmäßig zur selben Zeit stellt sich irgendwann eine Routine ein. Diese ist wichtig, um eine produktive Arbeitsleistung zu generieren. So hilft eine konstante Morgenroutine dabei, bereits morgens in eine produktive Arbeitsstimmung zu kommen. Auch bei regelmässig anstehenden Tasks ist Routine gut für die Produktivität. Gerade bei kleineren Verpflichtungen und Verwaltungsaufgaben ist eine gewisse Routine von Vorteil.

Tipp #12: Befolgen Sie die 2-Minuten-Regel

Kleinkram verstopft das Getriebe – daher sollten Sie außerhalb der Konzentrationsphasen die 2-Minuten-Regel befolgen. Diese besagt, dass alles, was in weniger als zwei Minuten zu erledigt werden kann, auch sofort erledigt werden sollte. So bleiben kleine Aufgaben gar nicht erst liegen und Sie bleiben langfristig produktiv!

Tipp #13: Arbeitsatmosphäre schaffen

Arbeiten Sie von zu Hause aus, ist es wichtig sich einen abgetrennten Arbeitsplatz einzurichten, um sich in diesem Bereich ungestört auf die Arbeit konzentrieren zu können. Schaffen Sie sich eine bestmögliche Arbeitsatmosphäre, die Sie motiviert und in den richtigen «Flow» bringt, ohne störende und ablenkende Gegenständen, wie z.B. Fernseher, Handy und Social Media. Vor allem beim Home Office sollte man sehr stark darauf achten Arbeit und Freizeit zu trennen.

Tipp #14: Machen Sie regelmäßig Pause

Laden Sie ihre Leistungs-Akkus regelmäßig durch Pausen auf. Kurze Unterbrechungen an sinnvoller Stelle haben dabei den meisten Erholungseffekt. Auch sollten Pausen ausschließlich für die eigene Erholung verwendet werden. Essen, einen Kaffe holen, einen Moment die Füße hochlegen – der optimale Effekt stellt sich ein, wenn man weiß, dass dafür ausreichend Zeit eingeplant ist und zur Verfügung steht.

Planen Sie auch eine feste Mittagspause und mindestens zwei Kurzpausen (5 bis 10 Minuten) davor und danach ein, in denen der Arbeitsplan auf Standbild geschalten wird. Auch bei Pausen ist der bereits erwähnte Biorythmus ausschlaggebend. Hören Sie auf Ihre Bedürfnisse und legen Sie regelmäßige Erholungsphasen ein.

Tipp #15: Bewegen Sie sich mehr

Wer viele Stunden täglich vor dem Bildschirm verbringt, wird nicht nur träge, die passive Haltung ist auch ungesund. Daher ist es wichtig, den Körper in Schwung zu bringen und sich regelmässig zu bewegen. Unternehmen Sie in der Pause einen kurzen Spaziergang um den Block oder schütteln Sie die Beine bei einem Besuch auf dem Balkon aus. Dies lüftet nicht nur den Kopf und die Gedanken sondern sorgt für eine bessere Durchblutung und fördert die Produktivität.

Über den Autor

Natascha Baumann

Natascha Baumann studierte Business Administration mit Schwerpunkt International Entrepreneurship und Digital Media an der Fachhochschule Nordwestschweiz. Sie ist seit Dezember 2019 im Team von freelancermap.de tätig.

Von Natascha Baumann

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